¿Está el reembolso de gastos sujeto a impuestos?

La respuesta corta es “NO”. En principio, los gastos de empresa no están sujetos a impuestos, siempre y cuando sean:

  • Deducibles por la ley local
  • Fundamentados, lo que significa que pueden ser probados.

Los gastos deducibles en un contexto de negocios son típicamente cosas como alquiler de coches, hotel, y comidas en un viaje de negocios y no cosas como: entrada a un museo, multas o sanciones, ropa de trabajo, etc. Si los empleadores deciden reembolsar a los empleados por toda la diversión que tienen en sus viajes de negocios, la mayoría de esos gastos no calificarían como “deducibles” y tendrían que ser reembolsados como salarios sujetos a impuestos. Segundo, los empleados deben presentar recibos y otras pruebas necesarias para probar sus gastos.

En muchos casos, los empleados también necesitan presentar registros de cómo se relacionaron esos gastos con el trabajo. La cena, por ejemplo, puede ser deducible, pero sólo cuando está relacionada con el trabajo. Para que un gasto sea deducible, le corresponde al empleado justificar el reclamo no sólo con un recibo sino con documentación del propósito del trabajo.

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