20% de las empresas prioriza los sistemas digitalizados, los datos conectados y precisos para 2021

Ahora más que nunca, las empresas están recurriendo a la digitalización para hacer uso de los datos precisos que necesitan para hacer frente a la situación pos-COVID-19.

Este es el principal hallazgo que sacamos de nuestro estudio anual sobre viajes y gastos (T&E). En él, preguntamos a departamentos de finanzas de distintos países europeos cuáles eran sus prioridades para el 2021 y vimos que había diferencias considerables entre países.

El impacto de el COVID-19 ha sido, como era de esperar, un factor decisivo. La forma en la que los departamentos de finanzas han hecho frente a esta situación ha demostrado la capacidad de recuperación y de uso de recursos de los equipos de contabilidad.

Encuestamos a personas entre septiembre de 2019 y agosto de 2020, y nos basamos en datos de usuarios de Rydoo en Alemania, Austria, Francia, Reino Unido y Suiza. Además de esto, también contamos con los servicios de una empresa de encuestas independiente, Censuswide, que entrevistó a más de 200 directores financieros en empresas de 500 a 5000 empleados.

Lo que constatamos fue que hay una gran divergencia de opiniones, en algunos casos con diferencias muy notables de un país a otro.

¿Qué entendemos por sistemas digitalizados?

Si acudimos a artículos académicos sobre el tema, vemos que no hay una respuesta clara sobre los orígenes y el uso de la palabra «digitalización».

Sin embargo, para la mayoría de los profesionales de las finanzas, el término digitalización viene a ser el uso de sistemas digitales para conectar a personas, sistemas, empresas, productos y servicios.

Digitalizar las tareas financieras significa que puedes conectar tus sistemas internos, usar aplicaciones o software en lugar de métodos analógicos para registrar datos que después necesitan conectarse a elementos externos para enviar y recibir información.

El sistema de gestión de gastos y viajes de Rydoo es un ejemplo perfecto de cómo un método digital puede reemplazar a uno analógico, en papel, para reclamar los gastos.

En realidad, la adopción de sistemas digitales para aumentar la eficiencia y mejorar la precisión de los datos ya lleva su andadura y nuestro estudio solo demuestra que esto va a más.

Cuando preguntamos a los departamentos si ya se habían digitalizado, dos tercios de los encuestados escogieron la opción: «Nos encontramos en la fase final, todos nuestros procesos se hacen online y no tenemos papeles», o bien la opción: «Tenemos casi todo digitalizado, o al menos los procesos principales».

Esto muestra que el mensaje sobre los beneficios de la digitalización está calando, puesto que usar sistemas digitalizados significa tener siempre a mano datos precisos.

Considerando que los datos más recientes son de agosto de 2020, será interesante ver si los confinamientos de los últimos meses han convencido todavía más a las empresas para implantar estos sistemas.

The state of Expense Management 2021

An exclusive research report for finance leaders

¿Cuáles son los sectores más conectados?

Si la adopción de sistemas digitalizados implica tener acceso a datos más precisos, entonces lo lógico sería pensar que las empresas del sector financiero fueran las primeras en hacer el cambio, y sí, los resultados de nuestro estudio así lo corroboran.

Sin embargo, sorprendentemente, las empresas de medios, marketing y ventas también han sido uno de los sectores con un mayor número de operaciones totalmente digitalizadas. Esto demuestra que no siempre son las empresas técnicas las primeras en adoptar los cambios.

Ahora bien, cuando observamos dónde está avanzando más la digitalización, comenzamos a ver una gran disparidad entre los diferentes países de Europa.

Si algo está claro es que, si los departamentos financieros quieren implementar sistemas digitalizados de manera eficiente, deben asegurarse de que existe una cooperación eficaz con el departamento de IT.

En Reino Unido, dos de cada cinco encuestados respondieron que sus departamentos de IT y finanzas trabajan en estrecha colaboración. Por el contrario, en Alemania, Austria y Suiza solo una de cada 14 empresas le da importancia a la cooperación de sus equipos de IT y finanzas.

survey findings

El cambio que los equipos de finanzas están experimentando

Un aspecto concreto que queríamos analizar era hasta qué punto está cambiando el departamento financiero.

La composición y el tamaño de los equipos financieros es algo que se ha visto afectado por los efectivos positivos que aporta la digitalización, y a la vez el impacto negativo de la pandemia, llegando prácticamente al mismo resultado.

En nuestras respuestas encontramos que, en general, más de la mitad de las empresas han reducido su plantilla. Este fenómeno está todavía más extendido en Alemania y Suiza, donde hasta el 60 % de las empresas redujeron el tamaño de sus departamentos.

Una de las mayores ventajas de adoptar una solución digitalizada como Rydoo es que el personal de finanzas puede pasar a ejercer actividades que aportan más valor.

Lo que quiere decir que, mientras antes pasaban horas insertando y verificando datos manualmente, ahora los sistemas digitalizados los liberan de esas tareas y así pueden llevar a cabo tareas más importantes.

Esto último se observa sobre todo en Reino Unido: un 45 % afirma haber reestructurado su equipo para que ahora los integrantes trabajen en funciones diferentes.

Lo curioso es que estos datos contrastan mucho con los resultados de los usuarios franceses: solo el 25 % aprovecha este beneficio que aporta la digitalización y podemos ver que los sistemas digitalizados se usan de manera diferente entre los encuestados franceses.

La prioridad: usar datos fiables

El uso de datos precisos y fiables es, como cabe esperar, la principal razón por la que acudir a la digitalización.

Cuando preguntamos cuáles eran las prioridades actuales para la contabilidad en el departamento de finanzas, el 30 % contestó que era asegurarse de que los datos están bien conectados y son fiables, así como gestionar la facturación en el momento preciso.

La digitalización de sistemas implica un menor número de procesos manuales y, por lo tanto, menos posibilidades de cometer errores innecesarios.

Por otra parte, el control de costes también obtuvo una alta puntuación en cuanto a prioridades (un 16 % de las respuestas). Precisamente esta es una de las ventajas que experimentan nuestros usuarios tras adoptar Rydoo como solución de viajes y gastos.

 

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La pandemia ha acelerado el cambio

El camino hacia la digitalización ya venía de antes, pero a partir del trabajo en remoto el proceso ha avanzado con mayor rapidez si cabe.

Los equipos de finanzas se encuentran en pleno momento de cambio. Aunque es cierto que esto implica que actualmente hay menos puestos de trabajo disponibles, las vacantes actuales son de mayor nivel y también mejor remuneradas.

Hemos visto que la necesidad de tener acceso a datos rigurosos es tan grande (mayor que nunca, de hecho), que las empresas buscan asegurarse de que sus medidas de control de costes son efectivas y proporcionales.

Esta primera encuesta de gastos que hemos realizado en toda Europa nos ha dejado algunos hallazgos muy interesantes: algunos de los cuales nos esperábamos, pero muchos otros no.

Si quieres acceder al informe completo, haz clic aqui.

Originally published , modified

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