Dietas de empresa para Dummies: España

¿Cuánto sabes de las dietas de empresa?

Las dietas son determinadas cantidades de dinero que la empresa debe afrontar cuando alguno de sus trabajadores realiza un viaje para cumplir con los intereses de la empresa. Cuando el empleado se desplaza fuera de su lugar de trabajo repercute en unos gastos que deben ser reembolsados por parte de la compañía: comidas, estancia, transporte…

No deben confundirse con los plus transporte o los tickets restaurante, los cuales se perciben para compensar los gastos dentro del centro de trabajo habitual. Las dietas de empresa no forman parte del salario del trabajador.

¿Qué tipos de dietas existen?

Existen distintos tipos de dietas de empresa, pero todas ellas se enmarcan en 4 categorías:

  • Dieta general: Gastos de desayuno, comida, cena y alojamiento.
  • Media dieta: Aquella que le corresponde al trabajador cuando las tareas ordenadas por la empresa son durante unas horas determinadas. No significa que la cuantía sea el 50% de la dieta completa.
  • Gastos de transporte: Aunque no todas las empresas lo hacen, cuando el trabajador se desplaza en transporte, ya sea público o privado, la empresa afronta estos gastos como si de una dieta se tratase. En el caso de que se viaje en transporte público, la empresa cubriría los gastos de los billetes; mientras que si el transporte se realiza en un vehículo privado, la empresa cubriría los gastos del combustible, así como aquellos derivados del desgaste y el uso del vehículo.
  • Gastos de alojamiento o estancia: Aunque en la dieta completa, en ocasiones, se incluye este añadido, la dieta de alojamiento o estancia es la que cubre aquellos gastos derivados de tener que hacer noche fuera del emplazamiento habitual. Cuando se manda a un empleado al extranjero de forma recurrente, este tipo de dieta se incluye dentro de la dieta general.

Las dietas siempre han de ser justificadas por el empleado con su correspondiente justificante de pago, recibo o factura para que la empresa pueda comprobarlos y posteriormente reembolsarlos.

¿Cuándo tiene el empleado derecho a cobrar una dieta?

Para saber si el empleado tiene derecho o no, éste debe acudir al Convenio Colectivo, así como a la propia normativa interna de la compañía

Hay situaciones en las que los empleados no tienen derecho a percibir dietas, siendo este caso el de una movilidad geográfica definitiva o un desplazamiento atemporal. 

Cabe añadir que las dietas, aun no siendo un salario, deben ir reflejadas en la nómina de los empleados, pues de otra forma, no podrán justificar el cobro de las mismas ante la Agencia Tributaria. El importe debe aparecer en la sección ‘’devengos’’ acompañado con el concepto ‘’percepciones no salariales’’.

¿Cómo serán los importes de las dietas?

El importe de las dietas de empresa dependerá, en la mayoría de los casos, del Convenio Colectivo. Aunque existen unas cuantías comunes, existen empresas que, por normativa interna, las mejoran. Los importes suelen variar entre las empresas y, dependiendo del Convenio, los empleados tendrán derecho a un importe u otro.

Una dieta general puede oscilar entre los 33 y los 90 euros, mientras que la media dieta estaría entre los 8 y 25 euros. Los gastos de kilometraje suelen abonarse a 0,19 euros el kilómetro, aunque en muchas ocasiones se ven aumentados por políticas internas de la compañía, pudiendo llegar hasta 0,30 euros el kilómetro.

Si la empresa no paga las dietas, éstas pueden ser exigidas al igual que si de un salario se tratase, justificando los importes cubiertos por el empleado con las respectivas facturas o justificantes de pago. El plazo para reclamar es de 1 año.

¿Qué trato fiscal tienen las dietas?

Al no considerarse como salario, tienen un trato especial en la Agencia Tributaria. 

Aquellas dietas que se destinen a cubrir los gastos del transporte estarán exentas en el IRPF en su totalidad, siempre y cuando se aporte la factura correspondiente y se haya realizado en transporte público. 

  • Si el desplazamiento es en vehículo privado, estarán exentas hasta un máximo de 0,19 euros el kilómetro.
  • Quedan exentos aquellos gastos derivados de aparcamiento y peajes, siempre y cuando se justifiquen con la factura correspondiente.
  • En el caso de una dieta general sin alojamiento, están exentas aquellas que entren dentro de los límites prefijados por la Agencia Tributaria, los cuales se fijan en los 26,67 euros para España, así como 48,08 euros para el extranjero. Si la empresa realiza el pago de forma directa, y no mediante dietas, estará exenta la misma cuantía siempre que se justifique con las facturas correspondientes.

Por último, en el caso de las dietas con alojamiento y manutención, están exentas aquellas dietas inferiores a los 53,3 euros diarios, siempre y cuando el desplazamiento sea en territorio nacional. En el extranjero, el máximo será de 91,3 euros. Para ello, será necesario justificar el haber pernoctado en un lugar distinto al del centro de trabajo regular o la residencia habitual del propio empleado.

Rydoo, una solución adaptada

Mantener al día todo el papeleo relacionado con la gestión de dietas es tedioso y complicado. Para facilitar el proceso, es conveniente fijar las cantidades, definir las situaciones en las que se pagan las dietas y ordenar y clasificar las facturas.

Para ello, existen herramientas digitales de gestión de gastos corporativos como Rydoo que podrán ayudarte en ese proceso. 

Acabar con con esos tortuosos informes de gastos y permitir a los empleados cargar los gastos en tiempo real, detallados y de forma inmediata es posible. Se acabó acumular el trabajo a final de mes y los retrasos en los reembolsos. Es hora de disfrutar de un proceso de gestión de gastos más eficiente y que te permite centrarte en lo realmente importante. 

Rydoo es un herramienta que no solo facilita los procesos de gestión de gastos, sino que incrementa la productividad de los empleados, permitiéndoles dedicar su tiempo a tareas con mayor valor añadido, enfocadas al desarrollo del negocio.

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