Travel & Expense Policy

Política de Viajes y Gastos: Pasos simples para escribir una política efectiva

Antes de empezar a explicar cómo escribir una política de Gastos y Viaje efectiva, pensemos primero en cómo no escribirla. Ya hemos hablado en nuestro post anterior de por qué una política de gastos es vital – tanto para la empresa como para el empleado. Tener una política que nadie lee no va a ayudar. ¿Un documento de texto de 30 páginas con 500 palabras por página? Nadie tiene tiempo para leer eso. Entonces, ¿qué es lo que se requiere realmente?

Según la Asociación Mundial de Viajes de Negocios, aunque el 79% de los viajeros de negocios identifican que la política de viajes de su empresa es la que tiene mayor impacto en sus decisiones de viaje, todavía existe una discrepancia entre cuando los viajeros reservan los vuelos a través de los canales apropiados (63%) y cuando sus empleadores piensan que están reservando dentro de la política (90%). Claramente, hay una desconexión entre lo que el equipo de finanzas está comunicando y la comprensión de los empleados.

Una política bien presentada es una política bien leída

Ponte manos a la obra. Consigue que tus diseñadores o diseñadores externos construyan un documento que impresione a tus empleados. El aspecto visual también es importante para aumentar la aceptación y adopción de cualquier pieza de contenido.  Haz que tu equipo de marketing también se fije en el lenguaje. Sí, la plataforma de gestión de gastos alertará a los empleados cuando cometan un error, pero cometerán menos errores si se comprometen con la política desde el principio.

Corta, simple y bien estructurada

Seamos claros, no solo quieres que tus empleados lean la política, sino que también quieres asegurarte de que recuerden sus puntos principales. Una hoja de cálculo con el nombre de una regla y su descripción puede ser todo lo que se requiere. Lo simple que puedas mantener tu política dependerá de la naturaleza y el tamaño de tu empresa. Si tienes diferentes reglas para diferentes niveles de jerarquía o tus empleados viajan a través de varias jurisdicciones, es probable que tu política sea más detallada que en el ejemplo a continuación. Pero, si puedes, tus empleados apreciarán algo corto y simple.

política viajes gastos

Sencillo también significa un conjunto de reglas estandarizadas. Significa no dejar espacio para preguntas. Esencialmente, no llenar página tras página con excepciones, porque no debería haber ninguna. Si un empleado te pregunta si puede salirse con la suya con un gasto oficialmente no permitido, es mucho más fácil decir que no cuando no se ofrecen excepciones. El flujo de trabajo de tu equipo de finanzas es menor y el empleado sabe exactamente en qué situación se encuentra.

Dependiendo del tamaño de tu empresa, puede que no haya una política de Viajes y Gastos para todos. Si necesitas dividir los gastos entre los departamentos y las categorías superiores, debes dejar claro en tu política a quién se refiere. Es probable que tu equipo de ventas senior viaje más que tu equipo de RR.HH., por ejemplo, y tu política debe reflejar esto. Si tu empresa trabaja con dietas – especialmente fuera de tus fronteras – esto también añadirá una capa de complejidad. Asegúrate de establecer reglas diferentes para los distintos empleados y viajes de manera que todos sepan en qué situación están y qué tienen que hacer.

Los ''must'' para una buena política

La introducción y las normas generales

El primer punto importante es una introducción. Crea confianza explicando a tus empleados por qué se está estableciendo una política de Viajes y Gastos y cómo puede ayudarles. Los mantiene seguros, especialmente en destinos peligrosos, agiliza el proceso de Viajes y Gastos y ayuda a la compañía a ahorrar dinero.

Si saben lo que se espera, podrán representar a tu empresa tanto en el país como en el extranjero. Las tres principales ventajas de la introducción de una política tienen que ser:

  • Los planes de viaje y los gastos deben estar completamente documentados.
  • Los empleados deben usar su mejor juicio y distinguir entre comodidad y extravagancia.
  • Los empleados no deben usar los Viajes y gastos para su propio enriquecimiento (y eso incluye puntos de lealtad y millas aéreas).

Las consecuencias de cualquier desviación de lo anterior deben ser explicadas claramente. También puedes explicar el flujo de trabajo para la presentación de los gastos, en el que se indicará que los gastos deben presentarse lo antes posible después de la compra (normalmente en un plazo de 30 días) y que toda información pertinente debe incluirse en la factura o recibo. A continuación, puedes describir cómo funciona el proceso de aprobación y cuánto tiempo tardará el reembolso (si un empleado está haciendo gastos de su bolsillo y no tiene una tarjeta de crédito de la empresa).

Explica cómo los empleados podrán entender mejor estas reglas si se comprometen con ellos a diario a través de una aplicación de gestión de gastos, si tu empresa utiliza una. Describiremos con más detalle cómo puede funcionar un sistema de gestión de gastos en la sección siguiente.

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Análisis en profundidad de tres categorías clave en los gastos:

1. Costes de transporte

Cuando se dan viajes internacionales, el transporte tiende a ser un gasto significativo. Prestemos atención al viaje aéreo primero. Deja que tus empleados sepan qué se espera de ellos cuando tengan que reservar los viajes – por ejemplo:

  • ¿Pueden volar los directivos en clase preferente?
  • ¿Existe un presupuesto máximo para ciertos destinos?
  • ¿Con cuánta antelación deben comprar los billetes los empleados (si fuera posible hacerlo)?
  • ¿Qué cosas no son susceptibles de ser reclamadas como gastos (embarque prioritario, complementos, etc.)?

En el transporte por tierra la cosa puede complicarse más. De hecho, se trata de una de las áreas más polémicas al reclamar costes. Como ya hemos visto, el repostaje de combustible está abierto al fraude. ¿Qué tenemos que decir en nuestra política de gastos sobre los viajes por tierra?

  • Debes declarar, utilizando el lenguaje más claro posible, que los empleados tienen que buscar siempre la forma de transporte más asequible.
  • ¿Cuál es el gasto máximo permitido en taxis?
  • El alquiler de coches puede suponer un gran coste, así que asegúrate de que se apruebe previamente con unas reglas claras sobre su uso.
  • ¿De qué forma se pueden reclamar los gastos por distancia y combustible?
  • ¿Qué gastos no pueden ser reclamados? Normalmente complementos o extras, multas por velocidad y los tickets del parking.

2.Alojamiento

El alojamiento debería ser algo más simple, pero también existe mucha ambigüedad en este campo. Necesitas preguntarte:

  • ¿Cuál es la cantidad máxima que debe emplearse?
  • ¿Cuánto se puede gastar en diferentes países y ciudades, según el coste medio?
  • ¿Qué elementos del alojamiento no se debería reembolsar – el minibar, por ejemplo?
  • ¿Cuántos días tiene que estar el trabajador en el hotel antes de que los costes de la lavandería se reembolsen?

Una noche de hotel puede traer consigo una gran cantidad de extras asociados.

3.Comida

Como ya se ha dicho, algunas empresas incluyen los costes de alimentación en sus dietas. Si no utilizas dietas, debes preguntarte:

  • ¿Cuánto puede gastar un empleado en su desayuno, comida o cena?
  • ¿Permitiré un gasto mayor para la alimentación en determinados países y ciudades donde el coste de vida es mayor?

Las cosas se complican cuando el trabajador tiene que entretener a sus invitados. Asegúrate de que este entretenimiento no sea lujoso, excesivo o inapropiado por naturaleza. ¿Deseas, por tanto, limitar la cantidad a gastar por cada cliente? Aunque decidas reembolsar el gasto de esas comidas, siempre debes preguntar cuántos asistentes habrá, quiénes son y el propósito de este entretenimiento u ocio.

Controlar el cumplimiento de la política

¿Cuál es el objetivo de tener una política de viajes y gastos integral? Hacer que tus empleados la cumplan, y Rydoo puede ayudarte con eso. Sube tu política de Viajes y Gastos a nuestra plataforma y déjanos garantizar su cumplimiento, inspeccionando todos los gastos de los viajeros de negocios.

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