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Cómo Burger King aumentó el control de los gastos de viaje

Escrito por Alba Rodríguez Illescas
Alba trabaja en Rydoo desde 2019 y, dentro de Marketing, se dedica a Contenido y Customer Advocacy.

El control de gastos, la clave en la historia de éxito de Burger King.

Burger King, que lleva sirviendo sus inconfundibles comidas a los clientes durante más de 50 años, es una de las marcas más reconocidas del mundo.

Con 17 000 restaurantes en los que se sirve comida a 11 millones de personas en todo el mundo, no es de extrañar que la empresa necesite los mejores sistemas de gestión para administrar la empresa de manera eficiente.

En Alemania, el Controller Financiero René Gotza reconoció que la empresa necesitaba desarrollar esta eficiencia mediante la implementación de sistema mejorado de gestión de gastos corporativos.

En este caso de estudio, veremos el desafío al que se enfrentó René y cómo transformó por completo el proceso de gestión de gastos de Burger King.

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El reto

A primera vista puede parecer que una cadena de restaurantes no necesita una herramienta de gestión de gastos, al fin y al cabo, la mayoría de sus empleados trabajan en tareas de cara al público en sus respectivos establecimientos.

Sin embargo, detrás de los 740 establecimientos minoristas que existen en Alemania, se esconde una extensa infraestructura que sostiene el negocio con administradores de franquicias, directivos de distrito y otros empleados de apoyo que se encuentran viajando constantemente por todo el país.

Al igual que muchas empresas que han experimentado un rápido crecimiento a lo largo de los años, Burger King utilizaba un sistema de gestión de gastos manual en el que los empleados juntaban sus recibos, rellenaban una hoja de cálculo, imprimían la reclamación resultante y lo enviaban todo al departamento de cuentas.

Con 80 empleados presentando gastos de manera regular, el proceso manual de registrar todas las declaraciones de gastos en el sistema de contabilidad era muy tedioso para las personas involucradas.

Además de ser un proceso que consumía mucho tiempo, también era un proceso en el que, inevitablemente, se producían errores humanos. El control de gastos, así, se volvía mucho más complicado. Como dice René:

Había una gran cantidad de papeleo y, puesto que existía mucho margen para el error, se cometían muchos errores. Sabíamos que teníamos que mejorar en ese aspecto.

René también señaló que existían problemas con el registro de impuestos y que se perdía demasiado tiempo en verificar que cada reclamación de gastos se mantuviera dentro de la política de la empresa. Además, tenían problemas con los empleados que presentaban las reclamaciones fuera de plazo, lo que causaba frustración tanto en el personal como en los miembros del equipo de contabilidad.

En respuesta a los problemas que se estaban viendo, el CEO determinó que era el momento de buscar una mejora para ese sistema. Como partidario de un departamento realmente digitalizado, René acogió la idea con los brazos abiertos.

René Gotza Burger King
René Gotza - Controller Financiero

“La transparencia pasó de cero a 100 %. Antes de utilizar Rydoo, si quería comprobar un recibo, tenía que ir a la oficina y rebuscar en la carpeta. Ahora, entro en la app de Rydoo cuando estoy trabajando desde casa y únicamente tengo que abrir el recibo”.

¿Por qué Rydoo?

René se dio cuenta de que cualquier nueva solución de gestión de gastos tenía que cumplir tres requisitos esenciales si quería mejorar el control de gastos:

René sabía que existían herramientas de gestión de gastos como Mobile Expenses y SAP, sin embargo, una simple búsqueda en Google mientras se encontraba investigando al respecto hizo que se decantara por Rydoo.

Rydoo cumplía con todos los requisitos esenciales que exigía René, además de proporcionar una gran cantidad de otras características que ayudarían a transformar para mejor la forma en que Burger King gestionaba su proceso de gestión de gastos.

Ahora era el momento de obtener el visto bueno del personal directivo e, incluidos el CEO y el Director Financiero, rápidamente le dieron el respaldo necesario para poder poner en marcha el proyecto.

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Implementación

La comunicación es clave para que un proyecto triunfe y René decidió presentar el concepto en una de las reuniones trimestrales de la empresa. Al hacer un recorrido por las características de la app y los beneficios que existen tanto para la empresa como para los empleados, René comenta: “Les dije que era lo mejor que podían hacer. Quería que valoraran y reconocieran los beneficios de Rydoo incluso antes de que lo usaran”.

Otro de los factores que hicieron que René se decantara por Rydoo fue el hecho (a veces infravalorado en el éxito de este tipo de proyectos), de que contaría con el apoyo de un Customer Success Manager durante todo el proceso. Así, Connor se convirtió en parte del equipo de proyecto de René de principio a fin.

Como dice René: “Connor nos ofreció apoyo, soporte e hizo un muy buen trabajo, lo que permitió llevar a cabo la implementación sin que se produjeran contratiempos. Hizo un trabajo más que bueno, fue perfecto”.

Mostrando su compromiso con el proyecto, el director financiero se convirtió en miembro del grupo piloto de Burger King para testar la plataforma, que también incluía personal de operaciones y marketing. El grupo piloto probó al detalle cada una de las funciones de Rydoo, lo que dio a René la confianza para implementar la solución en la empresa a nivel general.

Resultados

René decidió esperar unos meses hasta que la gente se hubiera acostumbrado a Rydoo antes de realizar una encuesta para conocer el feedback real. No obstante, lo que pudo apreciar a través de su propia experiencia en el equipo de finanzas fue notable: Simplemente desde un punto de vista de ahorro de tiempo, Rydoo ha supuesto una gran transformación.”

Antes de utilizar Rydoo, que todo se hacía de manera manual, nuestro equipo de contabilidad tardaba de 2 a 3 días en verificar las reservas relacionadas con los gastos de viaje. Ahora, pasamos de 2 a 4 horas en el departamento de finanzas verificando únicamente esos gastos, por lo que tenemos un ahorro de tiempo de alrededor del 80 %.

Pero la transformación no se detuvo con el ahorro de tiempo. De hecho, uno de los beneficios más valiosos fue la visibilidad que le ofreció a los directivos sobre las declaraciones de gastos.

El propio René tiene ahora una idea realmente clara de en qué se gasta el dinero de la empresa y puede acceder a la información muy fácilmente, ya sea en la oficina o cuando se trabaja de forma remota. 

La transparencia pasó de cero a 100 %. Antes de utilizar Rydoo, si quería comprobar un recibo, tenía que ir a la oficina y rebuscar en la carpeta. Ahora, entro en la app de Rydoo cuando estoy trabajando desde casa y únicamente tengo que abrir el recibo.

Si bien esta visibilidad es útil para el departamento de finanzas, también ayuda a directivos y supervisores con el control de gastos. De hecho, el sistema Rydoo les ha ayudado a garantizar que las reclamaciones de gastos se mantengan dentro de la política de gastos con advertencias automáticas al reservar viajes y hoteles.

En términos de aceptación por parte del usuario, la usabilidad es la clave y, en este sentido, Rydoo también obtiene una puntuación alta por parte de René.

“Para mí, la usabilidad es muy importante. La app es muy simple, tanto que ni siquiera necesitas una explicación para usarla. Basta con echarle un vistazo a Rydoo para saber lo que tienes que hacer si quieres enviar tus gastos de viaje.”

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La experiencia de Burger King Alemania ha demostrado que un sistema moderno de gestión de gastos puede ser transformador. 

Los beneficios de un mayor control de gastos, un flujo de trabajo de aprobación integrado y una excelente generación de informes en tiempo real significan que Rydoo ha devuelto con creces la fe que René y el personal directivo habían depositado en la aplicación.

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