Qué pasa cuando “Convivialité” rima con digitalización y facilidad de uso?

En una empresa como Pernod Ricard, socializar y vender son dos actividades cotidianas. Una gran parte de sus empleados tienen gastos diarios, y gestionarlos todos a mano es algo que implica tiempo y puede volverse muy complicado.

Romain Benoist, director financiero de Pernod Ricard en Europa Occidental, se propuso resolver los problemas relacionados con la gestión de gastos, dado que no tenía una visión global del gasto de los empleados en tiempo real y sentía que el proceso de aprobación se estaba volviendo poco fiable.

Estaba decidido a recuperar el control de los gastos de la empresa y agilizar el proceso para que los empleados y los equipos financieros pudieran reducir el tiempo dedicado a la gestión de gastos y para hacer todo el proceso más transparente y visible. Desde un punto de vista financiero, reunir toda la información en el momento oportuno para poder procesarla y reembolsar a los empleados a tiempo suponía el mayor reto.

Otro asunto de suma importancia fue la gestión de las tarjetas de crédito corporativas. «Nuestro sistema de comprobación de los gastos incurridos con las tarjetas de crédito era muy malo y teníamos un control extremadamente limitado».

Anteriormente, los equipos de finanzas tenían que confiar en los extractos de cuenta y las aprobaciones por correo electrónico para validar los gastos, ya que aunque para los empleados fuese más fácil tener una tarjeta de crédito corporativa para los equipos financieros era casi imposible encontrar la información relativa a estos gastos.

Por otro lado, los empleados tampoco estaban contentos ya que el proceso manual se convertía en una carga para ellos: la gente aún seguía usando grapadora, lápiz y papel para documentar sus gastos. «Algunos pasaban 30 minutos al día calculando sus gastos.”

Tardaban mucho tiempo en hacerlo y se producían muchos errores en los informes. La posibilidad de verificar los gastos era limitada, por lo que nos resultaba difícil tener una visión general clara de las cantidades gastadas.

Romain Benoist
Director financiero

Romain consideró varias soluciones para ayudar a sus empleados a optimizar la gestión de sus gastos. Tenía dos prioridades: ofrecerles una plataforma móvil fácil de usar además de asegurar una reducción en el número de entradas manuales realizadas por los equipos de finanzas.

«Nos hicimos varias preguntas: ¿cómo podríamos ver en tiempo real lo que se gasta?, ¿cómo minimizar la necesidad de realizar dobles entradas?, ¿cómo podríamos agilizar los procesos complejos, sobre todo con las dietas diarios previstas por el sistema fiscal alemán…?» En palabras del mismo Romain, optaron por la «herramienta de nueva generación»

Una que Pernod Ricard pudiera seguir usando en el futuro y que no se volviera obsoleta en unos años. Queríamos implementar una solución basada en la nube que seguiría evolucionando con el tiempo.

Para Pernod Ricard lo importante era que la herramienta que implementasen fuera simple y fácil de usar. Dado que los empleados están en continuo movimiento, tenían que asegurarse de que la formación para su uso fuera mínima o no obligatoria. «Creo que la herramienta está muy bien diseñada: es muy limpia, muy ordenada, fácil de manejar e intuitiva».

El enfoque en tiempo real de Rydoo tuvo gran importancia a la hora de tomar la decisión. Al permitir a los usuarios declarar sus gastos en cualquier lugar y poder supervisar todas las actividades y los gastos, el departamento de finanzas pudo obtener más información y visibilidad sobre lo que se gastaba y anticipar cambios en el presupuesto. «Queríamos que el sistema fuera sencillo para que cualquiera pudiera usarlo».

El concepto de Rydoo me sedujo. La idea de que los usuarios declaren sus gastos en tiempo real, dondequiera que estén, es una gran ventaja. Ahora los empleados pueden declarar sus gastos en el autobús o mientras esperan a un cliente.

Huelga decir que uno de los principales objetivos de Pernod Ricard era reducir al mínimo el trabajo manual involucrado en el procesamiento de gastos. No solo para los empleados sino también para el departamento de finanzas.

Era imprescindible que la herramienta elegida se integrara a la perfección con el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para evitar entradas duplicadas. Los gastos aprobados en Rydoo se envían de forma automática a JD Edwards. «La integración fue rápida, práctica y fácil».

No solo redujo la cantidad de papel usado todos los días por los empleados sino que revolucionó por completo la forma en que declaran sus gastos. Ahora todo se hace a través de un teléfono inteligente simplemente haciendo una foto de los recibos y dejando que el sistema OCR (reconocimiento óptico de caracteres) haga su trabajo. «El OCR es realmente impresionante».

Cuando el equipo de Romain dio la noticia de que se iba a implementar un nuevo software para optimizar el procesamiento de gastos, los empleados se mostraron muy entusiasmados.

Para asegurar una implementación perfecta, se tomaron varios pasos creativos e innovadores. Se empezó por una breve introducción, luego se produjo el lanzamiento oficial y unas semanas más tarde se envió un correo electrónico en forma de recordatorio a los equipos. La gente comenzó a usar la aplicación muy rápidamente y declarar gastos de esta manera se convirtió en parte de su vida laboral diaria.

Como dijo Romain: esta aplicación ahorra una increíble cantidad de tiempo a aquellos empleados inteligentes que deciden declarar sus gastos en tiempo real. «No se debe subestimar el impacto de esta innovación en los empleados, ya que el 90 % de la empresa se verá afectado por ella». Además, rydoo aceleró el tiempo de procesamiento de los gastos, lo que permite que los empleados reciban su dinero más rápido y, por tanto, todos acaban más satisfechos. «La respuesta general de los empleados fue muy positiva».

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