Una transformación digital empieza desde el interior

Koen Dierckx empezó a trabajar en Van Breda Risk como director financiero en 2015. Con el fin de desarrollar la estrategia de digitalización de la empresa. Comenzó examinando procesos y formas de optimizarlos digitalizando tareas poco exigentes.

¿Cómo conoció Rydoo?

Ya había oído hablar de Rydoo y descubrí que muchas grandes empresas lo estaban utilizando, así que la atracción surgió naturalmente. He de reconocer que las referencias siguen siendo la mejor herramienta de marketing para las empresas.

 

¿Cómo fue su proceso de selección?

Pusimos a prueba la plataforma para que Rydoo tuviera las funcionalidades que estábamos buscando. Desde la digitalización de recibos al proceso totalmente integrado de control autorizaciones y de finanzas, pudo cubrir todas nuestras necesidades. Al principio tuvimos algunos problemas técnicos al integrar Rydoo con nuestros sistemas, pero los equipos de Rydoo nos ayudaron a resolver los problemas y encontrar la solución adecuada. Desde ese momento, supimos que había grandes equipos detrás de la plataforma y que podríamos contar con ellos para superar cualquier inconveniente en el futuro.

Todo se hacia en papel. Era extramadamente lento. Tenía que cambiar!

Koen Dierckx
CFO

¿Por qué una solución de gestión de gastos en la nube?

Era principalmente una cuestión de números. Como director financiero, los números son obviamente lo primero que tengo en cuenta. El umbral para implementar Rydoo es muy bajo: no es necesario realizar grandes inversiones en asesores técnicos y el plazo de implementación era bastante breve. Después de dos años, los beneficios que estamos percibiendo son aún mayores. La aplicación ha crecido extraordinariamente y estamos usando un montón de nuevas funcionalidades sin la necesidad de implicar a otros profesionales informáticos o de Rydoo.

 

¿Cómo fue la implementación? 

Lo cierto es que no hicimos mucho. Enviamos un e-mail a todos con un breve manual de uso. Eso fue todo. No fue necesaria una sesión formativa, casi todos empezaron a usarlo inmediatamente. En el caso de la aplicación móvil, la gente tenía muchas ganas de empezar a hacer todo con el teléfono.

 

 

¿Cuáles fueron los principales resultados?

Dentro del departamento financiero, la transformación fue total. Dejamos de trabajar con papel. Ahora todo es digital y los empleados gestionan los gastos en tiempo real, algo que claramente reduce el periodo de procesamiento y reembolso. Por eso, el trabajo se divide entre el equipo financiero y el comercial.

Debo decir que con Rydoo, dimos un gran paso al darle un nuevo rol más estratégico al equipo financiero, ya que pudimos eliminar la carga de las tareas administrativas repetitivas.

 

¿Algún beneficio inesperado?

Como compañía de seguros, nos estamos centrando en tener presencia digital y sabemos que todo debe comenzar desde dentro. Nuestros empleados son nuestros embajadores más importantes, por eso me siento verdaderamente satisfecho cuando les escucho presumir sobre lo fácil que es gestionar sus gastos y recibir reembolsos. Esto es publicidad gratis para vosotros y para nosotros. Recibir estos comentarios positivos también es una gran prueba de nuestros esfuerzos para digitalizar completamente el servicio para nuestros clientes y nuestros empleados.

 

¿Qué será lo siguiente? ¿Rydoo Travel?

Nos gustó mucho descubrir Rydoo Travel. Hoy en día toda la actividad de reserva de viajes tiene que pasar por un asistente de dirección que centraliza todas las peticiones y que trabaja sin conexión con nuestra agencia.

Me encantaría transformarlo de la misma forma que hicimos con la gestión de gastos, por eso lo estamos intentando con Rydoo Travel.

Más de 500.000 profesionales en 60 países usan Rydoo