La gestión de gastos sin papel de Innogy Consulting

La gestión de gastos sin papel forma parte de una estrategia interna de digitalización de Innogy Consulting que les lleva a estar un paso por delante. Han encontrado la pieza que faltaba para seguir lanzándose a otros retos.

Con la utilización de Rydoo, todo su proceso de gastos está ahora digitalizado. Esto es nada menos que un hito en la historia de la empresa: todo, desde los envíos hasta el archivo, sucede sin un solo papel. Así es cómo lo hicieron.

27 horas
Ahorradas cada mes

100%
Tasa de adopcioón

100%
paperless

27 h de trabajo ahorradas cada mes

Los asesores Nathan De Rouck y Jens Sikorski son grandes defensores de Rydoo: “Si sabes de dónde venimos, Rydoo es sencillamente una gran mejora”. Antes, innogy Consulting tenía un tipo diferente de plataforma junto con el sistema de contabilidad DATEV. “Para cada gasto, tenías que crear manualmente un viaje en la plataforma, introducir los campos de gastos y los valores del recibo tú mismo, comprobar el cumplimiento de nuestras políticas y las reglas de gastos por dietas, imprimirlo, adjuntarle los recibos originales y enviarlo por correo postal a nuestro auditor, Mazars, que lo revisaba y lo archivaba. ¡Todo el proceso era tan largo y agotador que a algunos de nuestros asesores les llevaba más de 30 minutos a la semana!”

Con Rydoo, los empleados que más viajan ahorran entre 10 y 30 minutos a la semana. A nivel de empresa, este efecto se multiplica hasta 27 horas al mes. Se trata, por supuesto, de 27 horas no facturables. Optar por una app de gestión de gastos corporativos fue, por tanto, algo obvio para Jens. Como corresponde a un buen asesor, hizo una cuadrícula de comparación antes de tomar una decisión.

Os comparamos con Concur, Zoho, Expensify y otros en diversos criterios. Desde hace un par de semanas, trabajo para una entidad diferente de Innogy y no puedo describir cuánto echo de menos a Rydoo

Jens Sikorski
Consultor

 

“La elección fue muy clara. Elegimos Rydoo por su potencial de innovación, su gran tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (“OCR”), la intuitiva interfaz de usuario y, por supuesto, su precio competitivo”. Por desgracia, el duro trabajo de Jens no le dio frutos personalmente, ya que se trasladó recientemente de innogy Consulting a su empresa matriz, innogy: “Desde hace un par de semanas estoy trabajando para una entidad diferente de innogy y no puedo describir cuánto echo de menos a Rydoo”.

Gestión de gastos sin papel en Alemania

Por supuesto, para disfrutar de la gestión de gastos sin papel, existen desafíos. Desafíos regulatorios que hay que tener en cuenta al digitalizar el proceso de gestión de gastos. El reglamento de contabilidad de Alemania, llamado “GoBD”, es una piedra angular importante para todos los documentos relevantes para los impuestos. “Debido a que la ausencia de papeles es lo más valorado por nuestros colegas, estábamos decididos a tener seguridad en ese frente lo antes posible”. Con la ayuda de su auditor, innogy solicitó a las autoridades fiscales locales (el llamado “Finanzamt”) una confirmación del cumplimiento de sus procesos comerciales con el GoBD.

“Tuvimos que documentar varias cosas: cómo cumplen nuestros procesos con las normas contables, nuestra evaluación de riesgos y procedimientos de reducción de daños, cómo gestionamos el acceso a esos datos, durante cuánto tiempo se guardan, la calidad de las imágenes escaneadas, su inalterabilidad, etc. A pesar de que Rydoo es solo un eslabón en esta cadena de procesos, es importante. Nos ayudásteis muy bien con vuestra parte de la documentación. Sin Rydoo, habría sido imposible renunciar totalmente al papel”.

El Finanzamt estuvo de acuerdo con la utilización de un proceso sin papeles y, como resultado, los asesores de innogy Consulting utilizan ahora la aplicación de Rydoo para enviar sus gastos sin ninguna frustración. “Técnicamente, el proceso contable aún debe auditarse al final del año en base a la extensa documentación, como el resto de la empresa, para asegurar que lo que decimos que hacemos es lo que realmente hacemos. Pero tenemos bastante confianza, puesto que ya renunciamos al papel por un software de gestión de gastos diferente en el pasado y ahora estamos mucho más avanzados que entonces”.

 

paper

 

Innogy Consulting empezó a utilizar Rydoo durante una época emocionante aunque desafiante, ya que empezaron justo el día en que se cambió la marca de Xpenditure a Rydoo. Ese no es nunca un momento fácil para una empresa, pero Jens y Nathan están llenos de elogios sobre la comunicación: “Nos encantó el material de comunicación que nos dísteis. Por supuesto, nos dimos cuenta de que era una etapa estresante, pero vuestros colegas nos ayudaron muchísimo e incluso cambiaron el nombre a nuestro material de comunicación interna de inmediato. No tenemos absolutamente nada de qué quejarnos”.

La gestión de gastos sin papel es posible y sus beneficios, evidentes.

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