Cómo McFIT España ahorra hasta un 40% de tiempo en su gestión de gastos

Hace más de 20 años que McFIT, ahora RSG Group, revolucionó la industria del fitness. ¿Un plátano haciendo pesas? ¡Exacto! Con ese logo, Rainer Schaller abrió su primer gimnasio McFIT en Wurzburgo en 1997. A día de hoy, más de 250 gimnasios en Alemania, Austria, Polonia, España e Italia y sus 4000 empleados convierten a McFIT en la cadena de gimnasios número 1 en Europa.

Su gran éxito se debe al esfuerzo constante por pensar diferente y proponerse nuevas metas. Prueba de ello es su departamento de Administración y Finanzas y su responsable en España: Chantal Garicano.

Tras una conversación con Chantal, pudimos comprobar que las tendencias en el mundo de la gestión de gastos y viajes corporativos también es algo a lo que se suman en la filial del grupo en España, donde están presentes desde hace 10 años y donde cuentan con 35 gimnasios y alrededor de 430 empleados actualmente.

Chantal Garicano - Responsable Administración y Finanzas

Una de las cosas que nos ha gustado mucho de Rydoo es que la configuración la podemos hacer nosotros

Los procesos manuales no son tendencia

Hasta el año pasado, la gestión de gastos de McFIT España era muy manual y provocaba fuertes picos de trabajo en su departamento: ‘’Yo veía que en determinados momentos del mes, había compañeros del departamento de contabilidad que estaban un día completo haciendo solamente gastos de viaje. Y eso no tiene sentido’’.

Pero no era el único al que afectaba: ‘’Teníamos unas hojas de gastos que cada persona rellenaba en Excel y una vez al mes mandaba al departamento de contabilidad con los justificantes correspondientes para ser verificados y contabilizados. Os podéis imaginar la pérdida de tiempo que supone para los empleados que viajan mucho, tenían auténticos libros de gastos’’.

Yo veía que en determinados momentos del mes, el departamento de contabilidad estaba un día completo haciendo solamente gastos de viaje. Y eso no tiene sentido.

 

¿Cómo elegir la mejor solución?

Chantal siempre tiene como objetivo mejorar y automatizar los procesos internos dentro de su departamento y, teniendo en cuenta el escenario anterior, el año pasado llegó el momento de hacerlo para la gestión de gastos y viajes corporativos.

Ella no quería un sistema muy complejo ni un proceso de implementación muy largo, por lo que después de comparar las mejores soluciones del mercado con su equipo, le presentaron las dos finalistas al director general en España  y ‘’a él le pareció fenomenal vuestra herramienta. Le gustó mucho el aspecto internacional de Rydoo’’.

Para ella era muy importante que el proyecto de implementación fuera rápido pero también que tuviera un coste fácil de calcular. Asegura que no quería ‘’tener cosas complicadas en contabilidad y en administración’’.

Vuestro proyecto de implantación era rápido y con un coste muy fácil de calcular.

Implementación en 8 semanas

Chantal tenía un deadline muy claro para la implementación y gracias a su colaboración y la rapidez con la que nuestro departamento de Customer Success entendió sus necesidades, el proyecto se puso en marcha en 8 semanas.

A finales de octubre, la persona del departamento de ventas que estuvo en contacto con Chantal delegó el proyecto en Sofía, la persona encargada del proyecto de implementación. ‘’Con Sofía hemos tenido una relación magnífica porque ha entendido perfectamente lo que nosotros queríamos.’’ A principios de noviembre, ‘’hicimos una videoconferencia, pues Sofía quería entender muy bien cómo hacemos los gastos en McFIT, cuál era el proceso de autorización, qué usuarios iban a tener acceso, qué tipos de gastos tenemos, etcétera.’’ 

Después, Sofia creó una plataforma real para el equipo de proyecto de McFIT, donde iban a poder ver y entender todas las funcionalidades y procesos. ‘’La plataforma la tuvimos lista a finales de noviembre. Cargamos todas las tablas que teníamos que preparar con los usuarios, los tipos de gasto, las categorías y, entonces, nos dedicamos a testear. Por ejemplo, cogíamos gastos que ya habíamos contabilizado y hacíamos fotos a los tickets, tanto con Apple como con Android, para ver cómo se mostraba en ambas versiones.’’

Chantal y su equipo de proyecto comenzaron a hacer tests de la plataforma y, cuando tenían algún tipo de feedback, se lo trasladaban a Sofia para que ella pudiera seguir adaptando la plataforma a las necesidades de la gestión de gastos de McFIT.

Tal y como Chantal afirma, ‘’fue rapidísimo porque la persona asignada para la implementación entendió perfectamente lo que nosotros queríamos. Además, una de las cosas que nos ha gustado mucho de Rydoo es que la configuración la podemos hacer nosotros: Progresivamente hemos ido dando de alta nuevos usuarios y también creado nuevas categorías. Esto se hizo en colaboración con Finanzas, que fue involucrado en el testeo de la plataforma y nos pudo dar su feedback y recomendaciones’’.

Una de las cosas que nos ha gustado mucho de Rydoo es que la configuración la podemos hacer nosotros.

La automatización sí es tendencia

¿Cómo es el escenario actual de su gestión de gastos corporativos? En pocas palabras: Más eficiente y paperless. McFIT España ha conseguido ahorrar tiempo y trabajo manual en el proceso porque ‘’las personas que viajan mucho escanean el ticket o la factura en el momento, comprueban que se ha procesado bien, lo rellenan y tiran el ticket’’.

‘’Ya no se acumula todo para el final de mes’’ ni para las personas que viajan ni para las personas que aprueban y controlan los gastos, ya que ahora pueden ver en todo momento los gastos que se están generando y quién los está generando.

Según Chantal asegura, ‘’hasta ahora, hemos conseguido ahorrar aproximadamente entre un 25 y un 40% de tiempo’’. Por otro lado, el área contable también ‘’ha conseguido reducir su nivel de trabajo manual y están muy contentos. La integración de Rydoo con SAP ha aumentado la trazabilidad de los datos y la visibilidad de los gastos generados por cada empleado’’.

Hasta ahora, hemos conseguido ahorrar aproximadamente entre un 25% y un 40% de tiempo.

 

Aparte de haber aumentado la eficiencia en su gestión de gastos corporativos y haber ahorrado tiempo y trabajo manual en el área de Contabilidad, McFIT España ha conseguido aumentar la satisfacción de los empleados que viajan regularmente: ’’Los empleados que viajan mucho están totalmente encantados y realmente les ha ahorrado muchísimo tiempo y esfuerzo’’.

McFIT España es el claro ejemplo de que una nueva forma de gestionar los gastos corporativos es posible ¡incluso en 8 semanas! Gracias a líderes como Chantal que creen en la innovación y en la mejora constante, los procesos de gestión de gastos corporativos también se ponen en forma.

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