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Cómo PRONACA ha reducido hasta un 75 % los costos mensuales en la gestión de gastos

Que no todos los software de gestión de gastos son iguales es algo que ya sabías, pero con este caso de éxito te lo vamos a demostrar.

PRONACA es una de las empresas más importantes de Ecuador. Se dedica a la producción y distribución de alimentos. Desde nutrición para animales hasta las marcas más conocidas de los supermercados de Ecuador, su filosofía es alimentar bien generando desarrollo en el sector agropecuario.

La empresa aporta su granito de arena para generar bienestar familiar, ambiental y social. En esta línea, intentan revertir la situación de vulnerabilidad en la que se encuentran muchas personas en Ecuador.

Para conocer un poco mejor su caso, hemos hablado con el equipo encargado de la gestión contable de PRONACA. Además, a su lado tenían al equipo de TopManage Ecuador, una compañía tecnológica con casa matriz en Panamá que se encargó de la implementación de Rydoo y que prestó su apoyo operativo al cliente.

 

El Reto

«El principal reto era implementar una nueva herramienta de gestión de gastos en una empresa que tiene más de 15 000 empleados», comenta el equipo de contabilidad.

El problema era que Concur, la herramienta anterior, les cobraba por cada informe de gastos, por lo que la estrategia de los empleados era acumular varios gastos para un mismo informe. «El gasto lo abonaban casi el mismo día. Pero claro, al final no sirve de nada que lo pagues apenas lo apruebas si el gasto se hizo hace tres meses». Desde contabilidad de PRONACA nos cuentan que «si el empleado tenía un gasto por un valor pequeño, se daba la situación de que costaba más lo que se pagaba por el informe que el propio reembolso en sí».

Además, la estructura de impuestos en Ecuador vuelve más compleja la gestión de gastos. «Lo que teníamos que hacer era dividir un gasto varias veces para poder generarlo. Por esta razón, el empleado tenía que trabajar de más para poder gestionarlo todo».

«Formamos a 15 personas de manera intensiva. Ya dominan la aplicación y pueden resolver las incidencias que surjan sin necesidad de consultar a Rydoo o TopManage»

Además, desde PRONACA destacan que «si el empleado viajaba, no podía ir registrando y enviando para que esos gastos se fueran aprobando. Presentaban el informe mucho más tarde y podía haber doscientos o trescientos gastos que revisar de uno o varios meses».

Dado el problema de tener que registrar los gastos tres veces y dividirlos por cada impuesto, en PRONACA buscaron una solución alternativa que lo hiciera de forma automática. Así, lo que buscaban con la integración de Rydoo, «era que se pudiera registrar un gasto con solo poner los valores correctos en los impuestos y que la herramienta se encargase de la división», señala el equipo de TopManage.

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El cambio de solución

«La herramienta que usábamos para todas nuestras transacciones nos daba muchos problemas, por lo que decidimos buscar una solución más ágil y con menos inconvenientes». Entre las razones por las que decidieron cambiar a Rydoo, el equipo de contabilidad destaca que «fue una combinación de varios factores. No nos gustaba el hecho de tener que acumular los reembolsos, pero también es que la propia aplicación en sí estaba desfasada y los costos no terminaban de convencernos».

Usar Rydoo ha sido un gran cambio a todos los niveles. Es una herramienta mucho más actualizada y novedosa. Desde el equipo de contabilidad de PRONACA nos cuentan que «con la otra aplicación todo eran quejas sobre lo lenta que iba o los problemas de conexión que daba. El proceso era verdaderamente problemático y los empleados lo encontraban tedioso». Además, añaden que «para registrar el reembolso teníamos que hacer muchos pasos. Ahora con Rydoo no se queja nadie».

«No nos servía de nada tener una herramienta

que daba fallos cada vez que se usaba y que los

propios empleados encontraban tediosa»

La implementación de Rydoo fue bastante rápida para una empresa de esta envergadura. Se inició en julio de 2020 y, en apenas tres meses, empezaron a usar Rydoo con todos los usuarios finales. Octubre de 2020 fue el comienzo de todas las operaciones. «Estuvimos recibiendo muchos comentarios de las pruebas que hacíamos y tuvimos mucho trabajo. Llegar a 8000 usuarios y no tener problemas era algo complicado», nos comenta el equipo contable.

Para empezar, se habilitaron 8000 usuarios de una vez. «De esos usuarios, la mayoría forma parte del sector comercial y todo lo relacionado con temas estratégicos de la empresa», indican desde PRONACA.

 

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Sin embargo, la implementación todavía no ha terminado, ya que ya que solo se ha implementado Rydoo en una de las empresas posibles y, tal como el equipo de PRONACA a cargo del proyecto  lo comenta «En total tendremos seis empresas involucradas y a los 8000 usuarios actuales se les unirán unos 3500 más»

Pero todo esto no habría sido posible si no hubieran tenido a su lado al equipo de TopManage. La empresa ha prestado el apoyo operativo y se ha encargado de formar al equipo de PRONACA en el uso de Rydoo, además de resolver cualquier incidencia o duda que pudiera surgir.

«No hablamos de un modelo de cobro de

transacciones, sino de un modelo de usuarios

conectados usando la aplicación»

Resultados

Son varios los beneficios que ha obtenido PRONACA al cambiar de herramienta de gestión de gastos. Para empezar, el departamento de contabilidad vuelve a destacar la solución del caso concreto de los impuestos en Ecuador. «Este fue uno de los puntos con mayor impacto en el usuario final. Cuando presentamos Rydoo a los empleados y mencionamos que ya no tenían que dividir impuestos, la gente se levantaba y aplaudía emocionada».

En PRONACA se formó a 15 personas de diferentes perfiles y varios departamentos, que fueron las encargadas de formar a los usuarios. «Son personas que llegaron a dominar la herramienta a nivel administrativo y operativo. Vieron Rydoo desde el primer día y son capaces de resolver cualquier error que pueda surgir», destaca el equipo de TopManage.

«Solo con entrar en Rydoo, los usuarios pueden saber

si el reembolso está bien procesado, si está en el

sistema contable o si hay un error»

Desde PRONACA nos cuentan que «los empleados adoptaron muy bien el cambio porque pasaron de acumular informes de varios meses a poder presentarlos en tiempo real. Ellos mismos decían que registrar el gasto les resultaba muy sencillo». Por su parte, el equipo de TopManage apunta que «hicimos varios vídeos sobre cómo usar la aplicación, adaptamos el material de Rydoo y teníamos guías personalizadas. De ahí también hicimos más material de apoyo».

Los usuarios han notado un gran cambio y están muy contentos. «La otra herramienta nos daba muchos problemas a nivel de interfaz. A nivel de registro y a nivel de proceso era todo mucho más largo. Cuando mostramos Rydoo a los usuarios, vieron que hacíamos un reembolso en muy pocos pasos; eso era lo que más les llamaba la atención», exponen desde el equipo de contabilidad. «Al final era pasar de una herramienta que te daba fallos constantemente y que hacía el proceso más largo a otra que te facilita el trabajo», concluyen.

Otro de los cambios que más llamó la atención de los usuarios, porque era muy demandado, era que pudiesen simplemente reenviar su factura desde el correo para hacer el reembolso. «El escáner del teléfono casi no se usa porque somos más de computadoras», señala el departamento de contabilidad. En PRONACA tienen facturación electrónica, por lo que prácticamente todo llega por correo. «Con Rydoo, el usuario se limita a reenviar la factura desde el correo, rellenar algunos campos y listo. Con la herramienta anterior era impensable».

«Antes había que registrar la factura varias

veces por temas tributarios. Al ver que con Rydoo

solo se requería hacerlo una sola vez,

la gente se levantó y aplaudió»

Para los aprobadores, el control es más rápido. «Para ellos es cierto que igual no ha cambiado tanto con respecto al proceso de aprobación en sí, pero la mayor visibilidad de los gastos supone también mayor agilidad y facilidad en su trabajo. Están viendo claramente en la bandeja lo que tienen que aprobar». En PRONACA destacan que los aprobadores lo perciben como una mejora porque «tienen el beneficio de ver más. Ha cambiado la mentalidad con respecto a la otra herramienta en la que estaban inundados de informes».

Las cifras hablan por sí solas. En términos económicos, el resultado es que PRONACA ha reducido entre un 60 % y un 75 % el costo mensual al cambiar de Concur a Rydoo.

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