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Aquaservice cambia de software de gestión de gastos

No todos los software de gestión de gastos son iguales.

Desde que nació en 1997, Aquaservice es la empresa líder en España en distribución de agua embotellada a domicilio con dispensador, tanto con agua mineral natural como con bebida refrescante. Un servicio que ya disfrutan más de 350.000 clientes, tanto de hogar como de empresa

Hay muchos motivos por los que estamos orgullosos de trabajar con clientes como Aquaservice, pero uno de los más importantes es su compromiso con el medio ambiente. Tal y como ellos defienden, cuidar el planeta no es solo cuestión de voluntad, sino de un compromiso real, día a día.

En este sentido, no es sorprendente que para reforzar su compromiso con el medio ambiente hayan decidido aliarse con Rydoo. Esto es solo una muestra más de unos valores muy claros: Introducir un nuevo software de gestión de gastos corporativos que les permite deshacerse del papel también es cuidar el planeta.

Adrian Fabregat - Controller de Gestión

‘’Es muy fácil controlar los gastos. Tenemos una política de empresa determinada donde se definen los gastos que están permitidos y los que no. La app nos ayuda a controlar eso”.

El reto

Para conocer mejor la evolución en la gestión de gastos en Aquaservice, tuvimos la oportunidad de hablar con Adrian Fabregat, Controller de Gestión de la empresa. Dependiendo directamente de la Directora Financiera, Adrian se dedica, entre otras cosas, al análisis de información y costes, preparación de presupuestos para las más de 35 delegaciones que tienen y la realización de reportes mensuales para visualizar y analizar la situación financiera de la empresa.

El reto principal al que se enfrentaba Aquaservice no era pasar de un sistema manual de gestión de gastos a un sistema automatizado, si no de cambiar de software de gestión de gastos después de cinco años.

Actualmente existen muchos softwares en el mercado y elegir la mejor, en definitiva, es una cuestión de detectar cuál es la que mejor se adapta a las necesidades de cada empresa.

Según Adrian, la anterior herramienta ‘’podía tardar hasta 3 días en leer un solo ticket.’’ Y ésta es, claramente, una de las áreas de mejora para todas las plataformas que nos dedicamos a la automatización de gastos corporativos. Los usuarios piden velocidad y nosotros somos responsables de mejorar nuestros sistemas de OCR y ofrecérsela.

La anterior app podía tardar hasta 3 días en leer un solo ticket

 

El cambio de solución

Aquaservice cuenta con una plantilla propia de más de 1.800 personas. De ellas, aproximadamente, unos 200 presentan gastos periódicamente con una media de 1.200 gastos mensuales presentados. Teniendo en cuenta el crecimiento que la empresa está experimentando, Adrian tenía claro que necesitaban otra solución que les pudiera acompañar en este proceso de expansión. Una herramienta que les facilitara el proceso de gestión no solo a los usuarios finales, sino también al departamento de finanzas y contabilidad.

‘’Conocimos Rydoo gracias a 60días, ya que nos querían ayudar con el tema de la recuperación de IVA. Nos animaron a que probáramos así que os contacté a vosotros y a 2 soluciones más.’’ Después de comparar las 3 posibles soluciones, realizar 3 diferentes demos de producto y considerar los precios de cada una, Adrian decidió empezar a trabajar con Rydoo.

¿Por qué Rydoo? En palabras de Adrian: ‘’Nos gustó mucho la aplicación y las posibilidades para los administradores. Cuando mis compañeros y yo tenemos que crear un usuario, controlar algún gasto o ver algún detalle, vamos a la página de administrador de la web y nos ayuda mucho porque es muy fácil y funciona muy bien. Lo que más nos gustó fue la rapidez de la app. Sabíamos que le iba a gustar al usuario. Además, acordamos un precio que nos pareció muy razonable’’.

Lo que más nos gustó fue la rapidez de la app. Sabíamos que le iba a gustar al usuario. Además, acordamos un precio que nos pareció muy razonable.

Dentro del perfil de usuarios activos de Aquaservice no solo están los mandos intermedios o de dirección, sino también una parte muy grande formada por repartidores y comerciales. La app tenía que ser usable y fácil para los diferentes tipos de perfiles, ‘’pues no todo el mundo está igual de familiarizado con las herramientas tecnologías’’.

Resultados

¿Cuáles son los beneficios de apostar por una app que pone el foco en los usuarios finales? Adrian nos cuenta algunas diferencias entre la anterior solución y Rydoo: Anteriormente, la gente tardaba mínimo un día en subir los tickets. Ahora pueden subir sus tickets en 10-15 minutos.

Anteriormente, la gente tardaba mínimo un día en subir los tickets en la antigua app. Ahora pueden subir sus tickets en 10-15 minutos.

Desde el punto de vista de controlling Adrian también reconoce que están muy contentos. El cumplimiento de la política de gastos ya es una realidad: ”Es muy fácil controlar los gastos. Tenemos una política de empresa determinada donde se definen los gastos que están permitidos y los que no. La app nos ayuda a controlar eso. Gracias a Rydoo hemos podido aplicar al 100% la política de empresa”.

Gracias a Rydoo hemos podido aplicar al 100% la política de empresa.

Desde la parte de administrador, Adrian reconoce que actualmente es muy sencillo clasificar los gastos: Antes, los empleados metían los gastos con otra categoría y no lo detectábamos. Ahora los clasificamos por categoría, proveedor, por importe, por comentario… y enseguida lo detectamos. Tenemos el poder y la visión de poder eliminar todos los gastos que no se adecúen a nuestra política.

Automatizar la gestión de gastos corporativos en la empresa no es solo beneficioso para los resultados de la misma, sino también para mejorar las relaciones entre el departamento financiero y los propios empleados. En este sentido, Adrian confiesa: ”Te lo digo sinceramente, la gente está muy contenta, tanto nosotros desde controlling como los usuarios y los aprobadores”.

Cuando nos referimos al éxito de Aquaservice con el cambio de herramienta de gestión de gastos, el mérito no es de Rydoo, sino de Adrian. El éxito de un profesional que siempre busca mejorar, que detectó un problema, tomó responsabilidad y decidió buscar la solución que mejor encajaba con las necesidades de Aquaservice y sus empleados.

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