Internexa transforma su gestión de gastos con Rydoo

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¿Alguna vez has podido cuantificar cuánto tiempo y dinero se pierde en tu empresa al gestionar informes de gastos?

Internexa es una multilatina con sede en Colombia y que forma parte del grupo ISA, uno de los grupos empresariales más relevantes de Latinoamérica. Esta empresa es una plataforma tecnológica que presta servicio en varios sectores como transporte de energía o manejo de información sobre la gestión energética.

Internexa es la parte dedicada a las telecomunicaciones. Arrancó en el año 2000 y, hasta hace un tiempo, se dedicaba en exclusiva a ese campo, pero en los últimos años viene tomando la bandera de entregar otros servicios a sus clientes más allá de los canales de telecomunicación. Tiene una planta con alrededor de 350 empleados y cuenta con operaciones en Colombia, Brasil, Chile, Argentina y Perú. Por su parte, el grupo ISA está presente en ocho países, tiene cuatro negocios y cuenta con 33 empresas entre filiales y subsidiarias, y más de 3800 empleados.

Para conocer más acerca del caso de Internexa hemos tenido la oportunidad de charlar con Alba Quintero, gestora de viajes y responsable del proyecto, y con Jaiden Andrés Jiménez, de la dirección de plataformas digitales y encargado de los procesos de implantación de plataformas.

 

«Aunque a algunos empleados les costase más aprender a usar Rydoo, la mayoría aceptó de muy buen grado el cambio. Ahora están encantados» 

El reto

«Antes, la gestión de viajes se hacía de forma muy manual y según nuestras políticas de viaje. Había un tiempo concreto para poder hacerlo, unos días hábiles en los que el empleado podía legalizar los gastos», comenta Alba. «Disponían de un formulario electrónico que luego debía rellenar cada empleado detallando los gastos. Ese documento tenía que firmarlo el jefe directo. Además, se le adjuntaban todos los soportes de manutención generados en el viaje», añade Andrés. 

«Cada vez que se viajaba, el empleado tenía que rellenar un impreso por viaje y por viajero, además de gestionar la firma por cada viaje», señala Andrés, quien apunta que «por supuesto, todo ese papel había que acumularlo y guardarlo en la oficina». «Por suerte, tenemos un centro documental muy bien organizado en el que se entregan todos los viajes del mes anterior por empleado, al que podemos acudir si es necesario consultar algún documento», apostilla Alba. 

 

«Antes, si una persona viajaba cinco veces al mes, debía completar cinco veces todo el proceso de documentos por cada vez que generaba gastos» 

 

«Una vez entregado ese formulario, el siguiente paso era volcar toda esa información al SAP en un módulo de viajes. Teníamos que ir empleado por empleado y viaje por viaje. Había que especificar en qué se había gastado el dinero, añadir las facturas y entregarle toda esa documentación a las personas que se encargaban de revisar y gestionar todos esos datos», explica Alba. 

También hay que tener en cuenta que Internexa está presente como multinacional en varios países de América Latina. Como es de imaginar, los procesos no funcionan igual en todos ellos. Andrés apunta que «en los primeros meses de la pandemia se iniciaron las pruebas para la integración para SAP Colombia y fueron muy bien. Ahora entran todos los gastos, se aprueban, se reportan y el programa se encarga de legalizar los gastos». Por su parte, Alba señala que «tendremos que mirar cómo hacerlo en el resto de los países, ya que no funcionan igual». 

El proceso de implementación

Alba y Andrés nos cuentan que, un día, la gerente de gestión empresarial y el director de tecnologías les convocaron para plantearles que habían detectado problemas a la hora de hacer el seguimiento y la trazabilidad de los gastos. «Vieron que necesitábamos mejorar ese seguimiento y también la cantidad de horas que se invertían en ese trabajo debido a su complejidad. En ese momento había dos personas con los gastos además de la persona que coordinaba viajes. Es decir, había mucha operatividad», apunta Alba. 

«Vimos que podíamos embarcarnos en el proyecto de implementar una herramienta de gestión de gastos. Hicimos una selección de entre cinco opciones diferentes y nos decidimos por la que más se acomodaba a nosotros como empresa», cuenta Andrés.  

 

«Rydoo era la mejor opción en cuanto a beneficios, oportunidades y relación costo-beneficio, además de las posibilidades de configuración y parametrización» 

 

Es importante recordar que la empresa está presente en varios países y que no todos comparten el mismo idioma. «Lo bueno de Rydoo era que también nos permitía implementarla en portugués para Brasil y en español para el resto de los países. Otras herramientas solo estaban disponibles en inglés, pero nosotras queríamos el multilenguaje y que estuviera disponible en ambos idiomas», recalca Alba. 

Como suele ocurrir, son varias las generaciones que conviven dentro de la misma empresa, pero no todas están igual de habituadas a usar el celular para ciertos procesos. «Puede ser complicado implementar una herramienta y que las diferentes generaciones, primero, acepten el cambio y después lo interioricen», apunta Alba. Sin embargo, Andrés nos cuenta que pusieron todo de su parte para superar esa barrera. «Les hicimos videos para mostrarles cómo manejar Rydoo. Para unos era muy fácil, pero a otros les costó más». 

 

«Hemos querido ser claros con lo que necesitábamos al contactar a soporte, y las respuestas brindadas han sido siempre muy útiles y oportunas» 

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Resultados

Son varios los beneficios que Internexa ha obtenido al cambiar de herramienta de gestión de gastos. Para empezar, Alba nos comenta que «en mi caso ha tenido varios puntos positivos. Por ejemplo, antes me entregaban un sobre lleno de facturas y gastos que ni siquiera estaban soportados como manutención. Eran gastos que no tenían nada que ver con alimentación o transporte.», Rydoo ha permitido empoderar a cada usuario para inmediatamente categorizar y clasificar cada gasto antes de enviarlo sin necesidad de delegar esta tarea en alguien más «Ya solo por eso, es una ventaja». 

Por su parte, Andrés señala que «todavía no hemos aplicado la implementación al 100 % porque no se han dado viajes en Colombia debido a la pandemia. No se han hecho viajes desde hace casi un año. Se verá cómo evoluciona la pandemia en el país y los alrededores antes de volver a hacer viajes de negocios. Hemos hecho muchas pruebas y eso también será muy positivo».  

 

«Rydoo me sirve de filtro porque los empleados tienen que fijarse en qué gasto están reportando y clasificarlo según la categoría» 

 

El gobierno colombiano cambió la normativa hace unos meses para las empresas como Internexa. «Nosotros somos una empresa mixta, mitad pública y mitad privada. Han promulgado una nueva ley que nos obliga a guardar la justificación de todos los gastos de la compañía. Por eso ahora no podremos tirar las facturas, aunque usemos Rydoo», nos cuenta Andrés. «Ahora estamos procesando todo y, para el próximo viaje que se haga, el empleado ya deberá guardar las facturas y entregarlas al centro documental. Fue un palo porque estábamos muy felices con Rydoo», apunta Alba. 

Aun así, nos cuentan que han decidido seguir usando Rydoo porque les ha dado muy buenos resultados. «Es cierto que las personas deberán volver a entregar los soportes al centro documental. La nueva normativa para las empresas públicas nos obliga a ciertas normas muy estrictas, pero debemos cumplirlo», puntualiza Andrés. Alba va todavía más allá. «Creo que elegir Rydoo y quedarnos con ella a pesar del cambio de la ley ha sido la mejor decisión que la empresa podía tomar», añade. 

 

«Los gastos generados por Rydoo aportan un mayor control, y al fin y al cabo eso es lo que busca la empresa, controlar los gastos de los empleados y que puedan soportarse según sus parámetros» 

Los números

Yendo al grano, hemos reunido algunas estadísticas compartidas por INTERNEXA para cuantificar el impacto que Rydoo ha tenido en la empresa.

Empecemos por el tiempo que se han ahorrado los usuarios a la hora de gestionar sus gastos. Antes de la implantación de Rydoo, se dedicaban 100 minutos a la semana, por usuario, a la gestión íntegra del proceso. Hoy en día necesitan únicamente 50 minutos, lo que supone un ahorro instantáneo del 50% del tiempo.

El ciclo de reembolso también se ha reducido drásticamente: de 8 a 3 días (un 63% más rápido). Además, el tiempo dedicado a contabilizar los gastos en SAP se ha reducido a la mitad, pasando de 30 minutos al día a sólo 15.

Por último, se ha reducido en un 75% el número de gastos fuera de política, lo que ha repercutido directamente en el tiempo dedicado a la gestión de los gastos.

Tu empresa también puede escribir una historia así. ¿Tú también estás buscando una herramienta que te ayude a agilizar los procesos de liquidación de gastos, que pueda integrar todas las marcas de una empresa y, además, aumente el nivel de satisfacción de los usuarios en el proceso de presentación de gastos?

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