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Un 92 % menos de tiempo en procesar gastos

Escrito por
Alba es Content Marketer en Rydoo

«Lo único que de verdad importa cuando tienes un negocio de cuidados es la calidad de los cuidados ofrecidos» – Director general de Prestige Nursing

Por ello, hoy por hoy, Prestige Nursing es una de las agencias de cuidados privados de enfermería y cuidados de apoyo más importantes del Reino Unido. El lema de la empresa es «Tratar a los clientes como si fueran familia», por lo que no es ninguna sorpresa que, en su última encuesta, un 94 % de sus clientes estuvieran satisfechos o muy satisfechos con la calidad de los ciudados y apoyo proporcionados por Prestige Nursing.

Por ello, hoy por hoy, Prestige Nursing es una de las agencias de cuidados privados de enfermería y cuidados de apoyo más importantes del Reino Unido. El lema de la empresa es «Tratar a los clientes como si fueran familia», por lo que no es ninguna sorpresa que, en su última encuesta, un 94 % de sus clientes estuvieran satisfechos o muy satisfechos con la calidad de los ciudados y apoyo proporcionados por Prestige Nursing.

Como empresa orientada a las personas, Prestige Nursing se centra tanto en la calidad de vida de sus clientes como en el bienestar de sus propios empleados. ¿Qué hace Prestige Nursing para mejorar la vida laboral de sus 150 empleados? La respuesta es sencilla: escuchar sus necesidades y dialogar con ellos. En este caso, acabar con los quebraderos de cabeza producidos por los gastos.

Raja Qaisar - Director de contabilidad

«Rydoo nos permite ver lo que ocurre en ambos lados. La herramienta ha mejorado considerablemente la imagen de Finanzas: ya no somos los malos de la película».

El reto

Detrás de cada proyecto hay una historia, por lo que hemos querido conocer el camino de Prestige Nursing hacia la automatización de la gestión de gastos de la mano de las personas involucradas en el proyecto: el director de contabilidad Raja Qaisar y la contable sénior Cindy Woo.

Antes de usar Rydoo, el proceso de gestión de gastos de la empresa era manual y tedioso.

Como explica Cindy: «Los empleados utilizaban una copia en papel del formulario de reclamaciones de gastos e indicaban a mano todos los detalles de la transacción. A continuación, las solicitudes de devolución de gastos debían recibir la autorización de los jefes de línea y, después, se enviaban al Departamento de Finanzas de la oficina central. Tras la firma del controller financiero, tenían que ser firmadas por los directores y procesadas en nuestro Departamento de Registro de Compras. Una vez introducidas y enviadas, enviábamos los informes a nuestros sistemas internos y, por último, reembolsábamos a los empleados».

Nursing Prestige estaba empleando un proceso basado en papel con mucho trabajo manual en todos los niveles y un tiempo prolongado de reembolso. «Por lo general, hacían falta de dos a cuatro semanas para comprobar toda la información (fechas, naturaleza del gasto, importe y la cuenta a la que se cargará) y procesar el informe de gastos». Este proceso podía alargarse aún más si se encontraba algo sospechoso, como un error o un duplicado. Como comentaba Cindy: «Teníamos que pedirle al reclamante que confirmara o corrigiera la información tantas veces como fuera necesario hasta que proporcionara la información correcta. En resumen, teníamos que empezar otra vez desde cero».

Por lo general, hacían falta de dos a cuatro semanas para comprobar toda la información.

Raja señala que una de las motivaciones clave para la reinvención del proceso fue calmar las frustraciones de los empleados. Nos cuenta que, por ejemplo, no se podía ver el estado de los gastos. «Los empleados no recibían noticias de nadie y tardaban mucho tiempo en ver el dinero en la cuenta bancaria. Creo que mucha gente se preguntaba: “”¿Por qué tardan tanto en procesar mis gastos?””». También fue frustrante para el equipo de Finanzas: «Necesitábamos averiguar dónde estaba todo exactamente y, en ese momento, rastrear los gastos nos resultaba muy complicado».

Además de ahorrar tiempo y hacerse con el control de todo el proceso, la nueva herramienta de gestión de gastos debía solucionar la falta de visibilidad sobre el estado de los gastos. También necesitaba ayudar al equipo de Finanzas a realizar un mejor seguimiento de los gastos de los empleados y acelerar el proceso de reembolso.

La solución

El CEO de Prestige Nursing, Steve Murphy, se decidió por Rydoo, y Cindy y Raja comenzaron el proyecto de implementación. Alegan que tuvieron algunas dificultades en el camino, pero, gracias a una estrecha colaboración entre Nursing Prestige y Rydoo, resolvieron los problemas y sacaron muchas enseñanzas.

«Al principio, fue un desafío, pero creo que el hecho de poder recibir ayuda en línea fue lo más beneficioso. Cuando inicias sesión en Rydoo y envías tu pregunta, alguien te responde. Eso nos ayudó mucho. Creo que, con el paso del tiempo, las cosas mejoraron gradualmente».

Creo que el hecho de poder recibir ayuda en línea fue lo más beneficioso. Cuando inicias sesión en Rydoo y envías tu pregunta, alguien te responde. Eso nos ayudó mucho.

Cuando les preguntamos a Cindy y Raja sobre sus principales requisitos para una herramienta de gestión de gastos, enseguida se pusieron de acuerdo: ahorrar tiempo y más control. «Todo el proceso tenía que ser más rápido y queríamos tener un entorno más controlado».

Los resultados

Raja nos lo confirma: «Por ahora hemos recibido feedback muy bueno: la herramienta es muy fácil de usar». Los empleados la usan y disfrutan usándola. La ven muy intuitiva». Otro aspecto positivo mencionado por Cindy es que los empleados ya no necesitan guardar (o, mejor dicho, perder) los recibos. «Menos archivado, menos papeleo y menos sellos: todo muy positivo».

¿Rydoo ha mejorado también la relación entre empleados/usuarios y el Departamento de Finanzas? Cindy lo dice sin rodeos: «Sí, porque hay menos frustración entre los usuarios y Finanzas. Muchas veces no sabíamos qué estaba haciendo el otro. Rydoo nos deja ver lo que está sucediendo en ambos lados. La herramienta ha mejorado considerablemente la imagen de Finanzas: ya no somos los malos de la película».

Rydoo nos deja ver lo que está sucediendo en ambos lados. La herramienta ha mejorado considerablemente la imagen de Finanzas: ya no somos los malos de la película.

El 70 % del personal de Prestige Nursing lleva trabajando allí más de cinco años; el 30 % del personal, 20 años o más. Para formar un equipo de personas apasionadas que lo dan todo, también es necesario replantearse los procesos internos y aliviar las frustraciones de los empleados tanto como sea posible. Las herramientas de gestión de gastos pueden ayudar a tus empleados a concentrarse en ese trabajo que tanto les gusta.

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