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Implementar una herramienta de gestión de gastos en 3 semanas

Implementar una herramienta de gestión de gastos no tiene por qué ser una odisea.

‘’ […] El cambio está aquí para quedarse. Para siempre. Nosotros, los que vemos las cosas diferente, los que decimos no al no… Algunos dicen que somos pocos, pero somos nosotros. Esos pocos que creamos hoy lo que realmente importará mañana’’.

El manifesto de NTT Disruption deja patente que este equipo de 70 nativos digitales nacido en mayo de 2019 está aquí para hacer las cosas diferente. 

En sus headquarters en Madrid se encuentra Ignacio Díaz, Innovation Lead de NTT Disruption. Ignacio participa en iniciativas tecnológicas de carácter disruptivo orientadas a la generación de grandes cambios dentro del mercado y de la sociedad. Además, dentro de sus labores también está identificar e implementar herramientas que impulsen la digitalización en la empresa desde cero.

Ignacio Diaz - Innovation Lead

Teniendo en cuenta nuestra filosofía innovadora acabamos eligiendo a Rydoo. Sabíamos que poco a poco tendríamos cada vez más utilidades y servicios en la app y eso nos ayudó a decantarnos por Rydoo.

¿Por qué Rydoo?

NTT Disruption desarrolla actualmente su actividad en 5 localizaciones diferentes (Madrid, Londres, San Francisco, Boston y Dallas), lo que implica muchos viajes y la necesidad de gestionar todos los gastos relacionados con sus desplazamientos. ‘’Tenemos gastos principalmente asociados a alojamiento y transporte, pero tenemos definidas en torno a 15 categorías diferentes de gasto’’.

Tras un proceso de investigación por parte del equipo de research e Ignacio, identificaron todas aquellas herramientas que les podían ayudar a trabajar de forma más sencilla y eficiente en la gestión de las notas de gastos. Según Ignacio, ‘’vimos algunas herramientas muy maduras, otras muy verdes, otras a medio camino, algunas que tenían una gama de servicios enorme y otras más pequeña. Teniendo en cuenta nuestra filosofía innovadora acabamos eligiendo a Rydoo. Era la mejor herramienta para nosotros’’.

Aunque NTT Disruption es un equipo de nativos digitales 100%, vienen de ‘’otras empresas en las que sí había mucho legacy y mucha impresión de facturas grapadas a documentos en papel. 

¿Qué requisitos tenían para elegir implementar una herramienta de gestión de gastos u otra?

  • Innovación continua: ‘’Necesitamos, por filosofía, que las empresas con las que trabajamos piensen como nosotros. Es decir, queremos herramientas que evolucionen y mejoren’’.
  • Digitalización de facturas: ‘Queríamos definitivamente no tener que imprimir reportes de gastos que grapar a tickets, que van en un sobre enorme dentro de otro sobre para que una vez al mes se pague. Necesitábamos un funcionamiento rápido y fácil’’.
  • Integración ERP: ‘’Necesitábamos en la medida de lo posible que fuera integrable automáticamente con nuestros sistemas de ERP”.
  • Compromiso de roadmap: ‘’Había un compromiso de cierta evolución de la solución por vuestro lado y el hecho de que sabíamos que poco a poco tendríamos cada vez más utilidades, más servicios en la aplicación, nos ayudó a decantarnos por Rydoo’’.
  • Implementación rápida: ‘’Buscábamos sencillez y Rydoo de una manera fácil te permite hacer el setup y comenzar con el funcionamiento muy rápido’’.

‘’Aunque tenga robustez y trayectoria en el mercado, no nos sirve una aplicación que no sea realmente sencilla de usar y no tenga la flexibilidad de adaptarse a nuestras necesidades. Necesitábamos una herramienta que nos lleve a ser una empresa paperless, pues también va en nuestro ADN: Ser sostenibles y enfocados al medio ambiente’’.

Aunque tenga robustez y trayectoria en el mercado, no nos sirve una aplicación que no sea realmente sencilla de usar y no tenga la flexibilidad de adaptarse a nuestras necesidades.

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Implementación no es sinónimo de complejidad

Especialmente cuando ambas partes se comprometen a seguir el plan de implementación y a colaborar estrechamente para conseguir los objetivos definidos. Y ese fue el caso de NTT Disruption que, gracias a su proactividad en el proceso de implementar una herramienta de gestión de gastos y la ayuda del Customer Success Manager (CSM) asignado por Rydoo, consiguieron ponerse en marcha en 3 semanas: ‘’Desde que decidimos ir con Rydoo hasta que nos pusimos en marcha, pasaron tres semanas’’.

Desde que decidimos ir con Rydoo hasta que nos pusimos en marcha, pasaron 3 semanas

Para Ignacio, el hecho de tener un experto de Rydoo acompañándolos en todo el proceso también fue un factor importante: ‘’Esa capacidad de tener un Account Manager fue de valorar’’.

En cuanto al onboarding a los empleados, el CSM se encargó del setup de la plataforma siguiendo las necesidades que Ignacio le trasladó. Una vez que todo estaba claro, el CSM realizó un training a través de Zoom para todos los usuarios: ‘’Dio una explicación de cómo un usuario tiene que subir sus gastos, cosas que puede hacer, asignación de códigos a proyectos… etc. Ese training además se grabó y junto con la guía de usuario se distribuyó al equipo. De esta forma fue muy fácil empezar a rodar’’.

Durante el testing de la plataforma, verificaron que la app funcionaba acorde a las expectativas de todo el equipo. Las primeras semanas, Ignacio, como líder de la implantación, preguntó a los empleados sobre el uso de la plataforma para detectar cualquier problema: “ Tú que has viajado a Alemania, ¿has podido subir bien los gastos? Dispone de un reconocimiento óptico de caracteres, ¿ha detectado automáticamente los desgloses?, ¿con tickets arrugados también?’’.

En cuanto a la política de gastos de NTT Disruption, ‘Ignacio nos comenta: ’Realmente fijamos inicialmente unas políticas muy sencillas contando con la capacidad de crecer que teníamos dentro de la app de Rydoo. El incremento de las políticas podría realizarse muy fácilmente en un futuro, lo importante era comenzar a funcionar’’.

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Resultados

Rápido, fácil y eficiente. Para Ignacio, ‘’la rapidez con la que cada empleado puede subir un gasto a la aplicación’’ es clave. ‘’A partir de una fotografía, Rydoo hace el reconocimiento de la imagen. Hay un proceso mínimo de un minuto de validación y después se “confirma que esta información es correcta” o “es necesario un cambio”. Es el principal motivo por el que elegimos Rydoo. 

Es tan simple como que ahora hago una foto a un ticket y conforme hago la foto, lo valido y me olvido de ese papel

La digitalización de la gestión de gastos ha permitido acelerar los procesos y que los empleados sean reembolsados periódicamente (hasta dos veces al mes), sin necesidad de experimentar largas esperas, como acostumbran los departamentos de contabilidad y finanzas que todavía basan su gestión en procesos manuales. 

‘’Podría decir que nuestro proceso a día de hoy está un 95% automatizado: recoger la información que a nivel de administración llega en el reporting, generar una tabla dinámica, introducirla en el sistema ERP y realizar el pago’’.

El hecho de que Rydoo sea “technology friendly hace que nuestros empleados estén 100% satisfechos. Además, es una app fácil de usar y eso siempre lo agradecen los usuarios’’. 

Por otro lado, Ignacio nos confirma que ‘’somos una empresa 100% paperless’’. Gracias a la nueva herramienta de gestión de gastos pueden seguir liderando con el ejemplo, siendo coherentes con su filosofía y trabajar conformes a su ADN.

En palabras de Ignacio: ‘’necesitamos que nuestros proveedores y nuestros partners sean por lo menos tan ágiles como nosotros y si pueden ser más, mejor. Nuestro sistema de crecimiento se basa en partnerships, es decir, vamos a trabajar con empresas y personas que nos haga ser todavía más ágiles”. 

Y este el motivo principal por el que Rydoo y NTT Disruption están trabajando juntos, para ser mejores y para hacer un mundo mejor: Como Ignacio confesó, se trata de ‘’mejorar la vida de las personas, empezando por nosotros mismos’’.

Automatizar tu gestión de gastos puede empezar hoy.

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