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Cómo decidió este CFO reinventar el proceso de gestión de gastos de su empresa

Escrito por
Alba es Content Marketer en Rydoo

La empresa familiar Total Tool Supply, Inc. lleva en activo desde 1977 y proporciona herramientas mecánicas, servicios y soluciones a clientes del sector de la construcción y la industria en toda Norteamérica. Con 14 oficinas y un equipo de 235 empleados en Estados Unidos, la empresa tiene como objetivo ofrecer los mejores productos y servicios a los encargados de construir y mantener instalaciones y sistemas.

Para conseguir sus objetivos, Total Tool tiene a un equipo de Ventas y Operaciones en todo el país que suele pasar bastante tiempo en la carretera.

Estar «en la carretera» conlleva viajes y gastos de negocios, por supuesto. ¿Cuánto tiempo tardarían los empleados en recibir un reembolso? ¿Cuánto tiempo pasarían los contables procesando informes de gastos cada año?

Para responder estas preguntas y saber más sobre su reto, hemos tenido el placer de hablar con Paul Smejkal, CFO de Total Tool Supply.

Paul - CEO of Total Tool Supply
Paul Smejkal - CFO

«No es solo una cuestión de gestionar gastos; sino de gestionar relaciones. Es otra mentalidad por completo».

El reto

Cuando Paul entró en la empresa, hace más de dos años, utilizaban un sistema manual basado en Excel para los informes de gastos. «Era muy engorroso. Se perdían recibos. No se enviaban las cosas a tiempo. No era un sistema bueno».

Lo empleados enviaban los informes de gastos en un sobre. El equipo de Cuentas por Pagar los recopilaba, les asignaba una categoría (o intentaba adivinar con qué categoría se correspondían los gastos) e introducía todos los gastos manualmente en una hoja de Excel. Los comerciales, en concreto, pasaban mucho tiempo recopilando recibos. «Cuando era un sistema basado en papel, nadie quería ocuparse de los gastos porque era horrible. A veces, acumulaban dos o tres meses de gastos de lo tedioso que era».

Cuando era un sistema basado en papel, nadie quería ocuparse de los gastos porque era horrible. A veces, acumulaban dos o tres meses de gastos de lo tedioso que era.

Esa era la cruda realidad, pero también el reto de Paul. En la empresa en la que trabajaba antes, utilizaba otro sistema, por lo que conocía el impacto potencial de las herramientas de gestión de gastos. Era el momento de investigar las soluciones del mercado y tomar una decisión.

La solución

Antes de decantarse por un solución, Paul investigó varias posibilidades y comparó sus funciones. «Cuando vi la aplicación de Rydoo, la probé yo mismo. Me pareció mucho más fácil de usar. Otras herramientas, como Concur, intentan cubrir todos los escenarios posibles, pero nosotros no necesitamos eso. Necesitamos que los empleados puedan enviar gastos de forma rápida y eficaz».

Paul usa Rydoo para enviar sus gastos, así como para recibir información sobre los gastos totales de la empresa.También utiliza Rydoo para elaborar informes financieros. Ahora, los jefes de Ventas reciben un resumen mensual de los gastos de los empleados, por lo que pueden hacer un seguimiento de cuánto están gastando en diversas actividades. «La función de análisis es muy útil para nuestros jefes de Ventas. Ha aumentado la visibilidad y son más conscientes de cuánto están gastando sus empleados en diversas actividades, por lo que pueden intervenir si fuera necesario».

La función de análisis es muy útil para nuestros jefes de Ventas. Ha aumentado la visibilidad y son más conscientes cuánto están gastando sus empleados en diversas actividades, por lo que pueden intervenir si fuera necesario.

No solo el CFO Paul y los jefes de Ventas se están beneficiando del nuevo sistema. También el equipo de Finanzas, que han podido eliminar un proceso manual. «Antes, unas 80 personas enviaban gastos en papel. Estimamos que por cada informe de gastos en papel tardábamos entre 20 y 25 minutos en procesarlo. Ya no tenemos que hacerlo. Simplemente no existe ese proceso. Desde nuestro punto de vista, es un gran ahorro». Además, los usuarios dedicaban entre 4 y 5 horas al mes a los informes de gastos, mientras que ahora tardan menos de una hora.

Ahora, gracias a los datos recopilados en la plataforma, Paul puede reajustar la política de gastos y los jefes de Ventas pueden dar mejores indicaciones a los comerciales. «La verdad es que está muy bien. Para nosotros, lo más importante son nuestros comerciales y apoyar el proceso de venta, pero tenemos que pensar con cabeza en qué gastamos nuestro dinero».

La información que Paul recibe ahora, como CFO, también le permite ir más allá: «Diseñamos nuestro plan y presupuesto para el futuro. Por fin, podemos establecer directrices sobre cuánto deberíamos gastar en determinadas categorías de gasto. Antes, no había guía alguna».

“”Por fin, podemos establecer directrices sobre cuánto deberíamos gastar en determinadas categorías de gasto».

El equipo de Cuentas por Pagar va mucho más rápido ahora. Han dejado de recibir sobres llenos de recibos y ya no tienen que introducir los gastos manualmente en una hoja de Excel. «La persona que realiza el gasto lo categoriza correctamente y espera a que el responsable de ventas lo apruebe. A continuación, los contables revisan todo y solo tienen que asegurarse de que seguimos las normas (por ejemplo, que no haya ningún gasto duplicado, lo que el sistema muestra con claridad). Esto hace que nuestra información financiera sea más precisa».

Los resultados

Uno de los mayores beneficios para el equipo no es solo el ahorro de tiempo o no tener que guardar los recibos, sino el hecho de que reciben un reembolso todas las semanas, y no una vez al mes, como antes.

Como Paul confirma con orgullo: «La plataforma de Rydoo permite a nuestros empleados introducir nuestros gastos no solo en tiempo real, sino de forma rápida y precisa. Además, pueden ver que les estamos pagando a tiempo. Ahora reembolsamos a nuestros empleados por sus gastos cada semana, en un ciclo perfecto que repetimos todas las semanas».

Uno de los mayores beneficios para el equipo no es solo el ahorro de tiempo o no tener que guardar los recibos, sino el hecho de que reciben un reembolso todas las semanas, y no una vez al mes, como antes.

Le preguntamos a Paul sobre los comentarios sobre la aplicación de Rydoo entre los empleados y nos alegró mucho saber que «todos han expresado su agradecimiento por este cambio». Al fin y al cabo, «no es solo una cuestión de gestionar gastos, sino de gestionar relaciones. Es una mentalidad totalmente distinta», como dice Paul.

La automatización y digitalización de procesos no es solo una tendencia, sino un sistema diferente para tu empresa. Las expectativas de que los CFO comiencen a actuar como mentores digitales son cada vez mayores, algo que Paul ha entendido muy bien.

Ya no hay excusas para ignorar los procesos de gestión de gastos de tu empresa. Hay muchas razones para empezar a surfear la ola de los gastos y viajes (T&E). Tarde o temprano, las cosas tendrán que cambiar. Prepárate. Ve por delante.

Paul y Total Tool ya lo han conseguido.

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