gastos

Rigor, control y analítica en la gestión de gastos de Infinity Media

Escrito por Alba Rodríguez Illescas
Alba trabaja en Rydoo desde 2019 y, dentro de Marketing, se dedica a Contenido y Customer Advocacy.

Infinity Media es la agencia de medios independiente de más rápido crecimiento en España. Además, son cofundadores y socios de Local Planet, la mayor red de agencias independientes del mundo.

Nacida en 2008 y con oficinas en Barcelona y Madrid, cuenta con un total de 60 profesionales apasionados de la comunicación y la planificación de medios. Nosotros, tuvimos la suerte de hablar con Laia Regués, Directora Financiera de Infinity Media, y escuchar desde su propia experiencia lo que ha supuesto implementar una herramienta de gestión de gastos corporativos para ella, su equipo y para toda la organización.

Directora Financiera
Laia Regués - Directora Financiera

Ahora podemos hacer analítica y saber los empleados que más gastan, en que tipología de servicio y para qué proyecto

La realidad de un proceso manual

Antes de Rydoo la gestión de gastos corporativos era muy tradicional: ‘’Cada empleado tenía que introducir los datos manualmente en una plantilla, con los tickets grapados. Este proceso podía contener fallos de importes, duplicidades, pérdidas de tickets…  siendo muy laborioso, además de no poder hacer ninguna analítica. Los pagos eran manuales y con limitaciones en el control.

Antes, cada empleado tenía que introducir los datos manualmente. Este proceso podía contener fallos de importes, duplicidades, pérdida de tickets… siendo  siendo muy laborioso  además de no poder hacer ningún tipo de analítica. Los pagos eran manuales y con limitaciones en el control.

Laia nos comentó que, a pesar de que el procedimiento manual suponía la pérdida de tiempo para los propios trabajadores y las personas involucradas en la gestión, esta metodología ‘’la vivían con cierta normalidad, al final estaban acostumbrados a eso, pero el procedimiento era mejorable.’’.

En este contexto, ‘‘se vio la necesidad de aumentar el control y era voluntad de todos tener un sistema de gestión de gastos automatizado y alineado con nuestra filosofía innovadora. No podía ser que justamente fuéramos innovadores y creativos en la presentación de estrategias publicitarias, en entrar en canales digitales… pero que internamente tuviéramos sistemas tan manuales.’’

People

El camino hacia la automatización

El cambio de un proceso manual a un proceso automatizado fue posible gracias al proyecto que Laia lideró para implementar al 100% la herramienta. ‘’Ahora no se acepta ningún gasto que no esté en la plataforma. Realmente, eliminamos el procedimiento anterior e implementamos el nuevo.’’

La automatización de la gestión de los gastos ha permitido a Laia y su equipo crear un proceso claro para el reembolso a los empleados y aumentar la transparencia de la información: ’’Nos ha permitido pagar una única vez a final de cada mes. Hemos pasado de no sé muy bien cuando va a ser el reembolso a ahora sí que sé cuándo y tengo control sobre el estado de mis gastos.’’

¿Qué más ha cambiado para el usuario? Ahora, simplemente ‘’hacen una foto desde el móvil en el momento que tienen un ticket, cumplimentan un formulario interno y este proceso minimiza la perdida de tickets. Ellos ven la trazabilidad del estado de sus gastos: si han sido aprobados, si han sido pagados o en qué fase de tramitación se encuentran’’.

Por otro lado, ‘’Rydoo ha facilitado la automatización del pago mediante transferencia bancaria, eliminado las cajas físicas y mejorado la trazabilidad de los pagos.’’

Para Laia, el aprobador ahora ‘’tiene toda la información en un solo click. Puede aprobar/rechazar parcialmente los tickets presentados y puede enviar comentarios de los motivos de los rechazos o simplemente solicitar al usuario información complementaria si es necesaria. Esto facilita la gestión individualizada de cada gasto, sin la necesidad de aprobar la totalidad de los gastos presentados, es ágil para el validador y para la gestión posterior del resto de gastos sí aprobados’’.

La gestión individualizada de cada gasto, sin la necesidad de aprobar la totalidad de los gastos presentados, es ágil para el validador y para la gestión posterior del resto de gastos sí aprobados.

En caso de tener que presentar los gastos a un auditor, ahora pueden extraer fácilmente (tanto en excel como en pdf) la información necesaria. ‘’Al tener los tickets escaneados pueden ser consultados de forma más rápida y tener certeza de que no se deterioran con el paso del tiempo, como sucedía con el archivo en papel.’’

En términos de satisfacción de los empleados, Laia confirma que ‘No creo que nadie quiera volver al Excel… desde el que acumulaba los tickets , el que los perdía o el que no sabía nunca cuándo cobraría. Las mejoras se han ido comentando internamente, pero la mejora es evidente y la gente está más contenta.’’

office

La importancia de la analítica

Uno de los mayores beneficios para Laia, como Directora Financiera, es la capacidad de analítica que ahora tiene sobre los gastos de los empleados. Rydoo le ha permitido tener pleno control de los gastos ‘’gracias a las propias alarmas del Rydoo sobre duplicados, errores… etc. Además, ‘’ahora podemos hacer analítica y saber los empleados que más gastan, en que tipología de servicio y para qué proyecto.’’

A partir de la analítica de los gastos, ahora Laia puede tomar mejores decisiones. ‘’Al final, hacer analítica te permite tanto hacer políticas de ahorro como llegar a acuerdos con proveedores, si es lo que necesitas.’’

Al final, hacer analítica te permite tanto hacer políticas de ahorro como llegar a acuerdos con proveedores, si es lo que necesitas.

Un ejemplo de ello es que: ‘’Gracias a la analítica, vimos que uno de los principales gastos eran en taxis y decidimos que podíamos hacer un acuerdo con x proveedores. Si vemos que vamos muy a menudo al restaurante X que está al lado de la oficina, igual podemos llegar a un acuerdo, tomar medidas de ahorro, de control y todavía facilitar más el proceso.’’

Como Directora Financiera, Laia se ha provisto de la herramienta adecuada, tanto para facilitar el proceso a sus empleados como para tener un departamento financiero más eficiente, mucho más ágil y con pleno control sobre la gestión de los gastos corporativos de Infinity Media.

¿Tú también buscas más rigor, control y analítica para tu departamento financiero? Hablemos.

Girl subscribing to Rydoo's newsletter - Illustration

Suscríbete a nuestra newsletter