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Royo Group elimina los informes de gastos

Escrito por
Alba trabaja en Rydoo desde 2019 y, dentro de Marketing, se dedica a Contenido y Customer Advocacy.

¿Se pueden gestionar los gastos de tus empleados sin utilizar informes de gastos?

Royo Group lleva casi 50 años confeccionando espacios de bienestar para las personas. Compañía global líder en el sector del mueble de baño y platos de ducha exclusivos. Fabrica más de un millón de muebles al año.

Una de las fortalezas de esta empresa española es la orientación al cliente, pues entienden perfectamente cómo gestionar la complejidad de sus necesidades en el mundo actual. Además de cuidar y respetar el planeta, su compromiso es contribuir a construir un futuro mejor para las próximas generaciones.

Para conocer un poco mejor el caso de Royo Group, tuvimos la oportunidad de hablar con Cristina García, secretaria de dirección y travel manager. Lleva 14 años en la empresa y desde hace 9 trabaja codo con codo con el consejero delegado de la compañía. Cristina es la encargada de aprobar todos los tiques de la empresa con Rydoo.

En su momento, Cristina fue la artífice de que Royo Group pasara de tener toda la gestión de gastos en papel a informatizarla por medio de una herramienta de gestión de gastos. Unos años después, también fue ella quien lideró la búsqueda de una solución para los problemas generados por el anterior software de gestión de gastos. Así fue como le dio una oportunidad a Rydoo.

«Nuestro estilo de vida demanda inmediatez. Si tengo el problema hoy, quiero la solución hoy. El tiempo de respuesta de Rydoo es muy bueno».

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Cristina García - Secretaria de dirección y travel manager

«Rydoo hace que los empleados sean más disciplinados. El hecho de poder hacer una foto del tique en el momento facilita esa disciplina. Ya no tienen que hacer informes de gastos mensuales.»

El reto

«Hace varios años, la liquidación de los gastos de Royo Group se hacía con Excel», nos comentó Cristina. Esta práctica no solo suponía muchísimo trabajo extra, sino que además ocupaba mucho espacio físico en la oficina al tenerlo todo en papel. Según Cristina, en el departamento de Administración vieron que esa forma de trabajar generaba problemas de transparencia y rapidez, demorando los procesos de manera innecesaria.

Pero «el gran cambio fue pasar del papel al mundo digital. Los empleados fueron haciéndose poco a poco con la herramienta, pero tras cuatro años empezaron los problemas. La plataforma tardaba mucho en leer los tiques y los empleados comenzaron a quejarse». Finalmente, desde dirección financiera decidieron que había que buscar una herramienta más rápida y eficiente.

Si yo tengo una incidencia, pero soporte no me da soluciones o me las da tarde, surge un problema y tendremos que buscar otra herramienta.

Además, Cristina recalca que «si hay incidencias, pero no se dan soluciones o se dan tarde, se crea un problema que derivará en tener que buscar otra herramienta». Esta fue otra de las razones por las que decidieron dejar de usar el software anterior. Si un usuario tenía un problema, debía enviar un correo electrónico a la cuenta de soporte, algo que demoraba mucho el proceso. En cambio de Rydoo destaca el chat para incidencias que está disponible en la propia aplicación.

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El cambio de solución

Cristina sabía de la importancia de la inversión en herramientas digitales y, alineada con la filosofía de Royo Group de búsqueda constante de la mejora, finalmente se decantó por Rydoo como solución: «Necesitábamos una herramienta de gestión de gastos que fuera más rápida para los empleados a la hora de subir los tiques».

Además, la plataforma anterior no les valía para la planta de Polonia porque no estaba adaptada para ello. « Los tiques estaban en eslotis, la herramienta los pasaba automáticamente a euros y después los empleados tenían que cambiar manualmente el importe de nuevo a eslotis. La plataforma no admitía que para esa organización la moneda fuese diferente». Asimismo, tampoco les daba la posibilidad de que la aplicación estuviera en polaco. Gracias a su apuesta por Rydoo, ambos problemas están más que solventados.

Ahora mismo tenemos cinco organizaciones dadas de alta con sus propios flujos de autorización, sus proyectos y sus departamentos clasificados.

Por otro lado, con la herramienta anterior solo podían tener una empresa. Rydoo, sin embargo, les permite reflejar en la app su estructura organizacional de múltiples empresas con distintos flujos de aprobación y aprobadores cada una. « Ahora mismo tenemos cinco organizaciones dadas de alta con sus propios flujos de autorización, sus proyectos y sus departamentos clasificados ».

Cristina también nos cuenta que los empleados están muy contentos porque «Rydoo es muy rápida. Los usuarios únicamente tienen que hacerle una foto al tique y enviarlo». De hecho, gracias a una encuesta realizada por Cristina, sabemos que el 84% de los empleados considera que Rydoo es más rápida que la herramienta anterior y el 87% está más contento. A nivel financiero destaca que también funcionan mejor porque únicamente necesitan descargarse el fichero y subirlo al software SAP.

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Resultados

Son varios los beneficios que Royo Group ha obtenido al cambiar de herramienta de gestión de gastos. Para empezar, Cristina nos comenta que «ahora el proceso de liquidación es muchísimo más rápido, tanto por parte del usuario como por la de administración. El periodo de gestión de los gastos se ha reducido considerablemente debido a que ahora se hace de manera semanal». Gracias a Rydoo ya no tienen que esperar a final de mes para liquidar los gastos, el cierre puede hacerse antes y la visibilidad en tiempo real de los gastos permite ajustar y planificar más fácilmente.

Las ineficiencias derivadas de los informes de gastos ya no existen.

Cristina considera que es muy interesante el hecho de que Rydoo esté integrado en todas las organizaciones. Esto les permite tener una visión global de los gastos y tener los datos necesarios antes de tomar decisiones.

«El nivel de satisfacción de los usuarios es una parte fundamental. Si no están contentos con la herramienta, no nos vale».

Cristina también subraya que «Rydoo hace que los empleados sean más disciplinados. El hecho de poder hacer una foto del tique en el momento facilita esa disciplina. Con la herramienta anterior tenían que hacer informes de gastos mensuales, por lo que normalmente se esperaban a final de mes para tener todos los tiques y hacer dichos informes». Rydoo da la solución contraria, que es precisamente no tener que acumular esos tiques y que todo sea mucho más rápido.

Rydoo hace que los empleados sean más disciplinados. El hecho de poder hacer una foto del tique en el momento facilita esa disciplina. Ya no tienen que hacer informes de gastos mensuales.

En cuanto a la aceptación de los usuarios, el diseño intuitivo de la app de Rydoo facilita enormemente la usabilidad y la rapidez, puntos clave en el éxito de la relación entre tecnología y personas. En este sentido, Rydoo no solo aprueba, sino que saca buena nota.

Cristina nos cuenta que si el usuario no estuviera satisfecho, dejara de usar la herramienta o no la usara con la misma rapidez y agilidad que debería, «eso supondría un problema que afectaría a todos los departamentos a nivel financiero para hacer el cierre cada mes». Además, aludía a que nuestro estilo de vida hoy en día demanda inmediatez, por eso considera tan importante que Rydoo tenga tan buen tiempo de respuesta.

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El mérito del éxito de Royo Group al cambiar de herramienta de gestión de gastos se debe a Cristina, alguien que creyó en el proyecto de Rydoo, invirtió en la mejora de los procesos de su empresa y se involucró en que la nueva herramienta de gestión de gastos realmente solucionara los problemas existentes. Cristina dio con la tecla adecuada para cubrir las necesidades de Royo Group y sus empleados.

¿Tú también estás buscando una herramienta que te ayude a agilizar los procesos de liquidación de gastos, que pueda integrar todas las marcas de una empresa y, además, aumente el nivel de satisfacción de los usuarios en el proceso de presentación de gastos?

Si quieres saber más sobre cómo eliminar los informes de gastos y ahorrar tiempo y dinero, solo tienes que reservar una demo con uno de nuestros especialistas. El resto déjanoslo a nosotros.

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