Etude de cas
Le Groupe Sodexo
Services de qualité de vie
Secteur
Marseille, France
Lieu de fondation
460 000
Employés
20.4 milliards d'euros
Chiffre d'affaires annuel consolidé

Comment déployer Rydoo auprès de 460 000 collaborateurs ?

Avec plus de 460 000 employés et une présence dans 72 pays, Sodexo, leader des Services de Qualité de Vie et maison-mère de Rydoo, représentait un enjeu de taille pour l’éditeur de solution SaaS : implémenter sa plateforme et la déployer auprès d’un très grand compte. Grandir ensemble et apprendre les uns des autres façonnent le modèle “corp-up”. Quels ont été les difficultés rencontrées lors du déploiement ? Quels sont les résultats aujourd'hui ?

Rydoo it or not ?

Flashback en 2017 : Sodexo décide d’acquérir une start-up, Xpenditure, et une scale-up, iAlbatros, et créée un nouveau modèle hybride de collaboration, la corp-up, combinant l’esprit d'une start-up et la puissance d’un grand groupe. Rydoo est la 1ère corp-up du groupe.
Sodexo est convaincu que la performance des organisations est intrinsèquement liée au bien-être des collaborateurs: leur fournir les meilleures technologies afin de les débarrasser des tâches chronophages, à faible valeur ajoutée, fait partie intégrante de cette stratégie.

A l’époque, Sodexo était déjà équipé de différents outils de gestion des frais professionnels.  « Nous avions la possibilité de continuer à utiliser les solutions en place. Nous n'avons décidé de déployer Rydoo sur le simple fait que c’était Rydoo. Nous avions besoin de la meilleure solution pour nos milliers collaborateurs » déclare David Soulé, Global Travel & Expenses Project Manager.

Outre l’approche méthodologique, la capacité à accompagner le changement de process au sein d’un grand groupe a également séduit les équipes. “ Le simple fait de pouvoir se débarrasser de ses reçus et de dire adieu aux notes de frais était complètement nouveau ! Nous avons également été très enthousiasmés par l'agilité de Rydoo et sa faculté à simplifier et réduire autant que possible les activités sans valeur ajoutée pour nos collaborateurs. »

Le secret ?  

Sans surprise, la réussite d’un déploiement d’un tout nouveau process au sein d’un grand groupe dépend en grande partie d'un plan de mise en œuvre structuré.

« Côté Sodexo, nous avons élaboré un process pour l'ensemble du groupe, en nous appuyant notamment sur nos entités principales, à l’international », explique David. « Nous avons écouté leurs retours et défini ensemble ce à quoi devrait ressembler ce process groupe. Puis, nous avons travaillé avec les équipes IS&T (Information Systems & Technology) du groupe et Rydoo pour déployer ce process au niveau mondial. » L’objectif était de disposer d’une méthodologie solide qui servirait de modèle pour tous les pays. C'est ce dont je parle quand j'évoque l'agilité de Rydoo. »

Rydoo est un grand pas en avant pour nous. La plateforme nous a permis de pleinement déployer la politique relative aux frais et déplacements, et de nous assurer qu’elle était respectée.
David Soulé
Travel & Expense Project Manager

Par la suite, pendant trois mois, Sodexo a passé en revue ce process global et les fonctionnalités couvertes par Rydoo. Un plan d'amélioration a été co-construit avec les équipes de l’éditeur afin d'atteindre les objectifs de ce process, suivant un agenda défini.  

« Nous avons revu certaines de nos attentes », admet David. « Les discussions avec les équipes de Rydoo nous ont aidées à faire évoluer notre façon d'appréhender le sujet, nos process et à mieux comprendre certains points en matière de projet de gestion des dépenses. Nous n'avons pas eu à trop nous adapter par rapport à notre plan initial, mais nous avons compris qu'il faudrait plus de temps pour mettre en œuvre certains ajustements, même si nous les estimions incontournables. » Par exemple, David et l'équipe projet Sodexo avaient une idée très précise des fonctionnalités attendues pour le reporting ou pour la gestion des droits administrateur. « Nous avons finalement décidé de suivre les recommandations de Rydoo et d’adopter une approche différente sur certains éléments. Ce que je veux souligner, c’est qu’il y a toujours une réelle volonté d'évoluer de la part des équipes de Rydoo. »  

Un pilote pour décoller



Après l’analyse portant sur les écarts, le projet a connu une phase pilote en France : celle-ci a reçu un accueil très positif des utilisateurs.  En effet, suite à un sondage, 84 % des employés ont trouvé que l'application Rydoo contribuait à améliorer leur qualité de vie au travail. Elle a d’ailleurs reçu la note de 4/5  en terme de satisfaction. Les utilisateurs ont également indiqué que Rydoo leur avait permis de comprendre plus facilement la politique de dépenses en place au sein de Sodexo.

« Rydoo est un grand pas en avant pour nous.La plateforme nous a permis de pleinement déployer la politique relative aux frais et déplacements, et de nous assurer qu’elle était respectée. Il faut savoir qu’avant de déployer Rydoo, nous n’avions connaissance des dépenses et de leur conformité qu’a posteriori. Il était donc difficile de s'assurer que les collaborateurs respectaient la politque en place. Désormais, ils sont immédiatement informés quand leur dépense ou leur voyage ne sont pas conformes. Ils sont mieux informés des règles internes ; nous nous attendons donc à bénéficier mécaniquement d’économies dans les prochaines semaines. »  

Ces premiers résultats positifs ont créé de grandes attentes en interne. « Cela nous motive à agir le plus rapidement possible : depuis le mois dernier, 6000 nouveaux utilisateurs, issus de notre entité française, ont accès à Rydoo. Et ce n’est que le début ! Si le déploiement continue sur cette dynamique, nous allons rapidement pouvoir implémenter Rydoo dans les autres pays.  »

Une nouvelle page s’écrit au sein de Sodexo, grand groupe et corp-up grandissant ensemble.

84 %

des utilisateurs trouvent que Rydoo contribue à l'amélioration de la Qualité de Vie au travail

85 %

des utilisateurs trouvent que Rydoo facilite la compréhension de la politique de l'entreprise en matière de dépenses

93 %

des réservations ont été faites via Rydoo, dès le 1er mois

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