Etude de cas
Lavazza

Comment l’Informatique peut renverser le statut quo ?

Opérant dans plus de 90 pays, Lavazza est connue dans le monde entier en répandant son amour du café et l’authenticité italienne. La notoriété d’une marque peut uniquement être atteinte par la passion de son produit et la volonté d’innover de manière constante sur son marché. Et l’innovation peut surgir de n’importe où.

Mark Mathews, directeur informatique chez Lavazza UK, pensait qu’un petit changement dans les procédés de la société pouvait déclencher de plus grands changements au niveau des profits de la société. Et celui-ci a prouvé qu’il avait raison. Il a pris l’initiative de récuser le statut quo en cherchant une nouvelle manière de gérer les dépenses professionnelles.

Fondamentalement, le système de gestion des dépenses chez Lavazza UK était composé de feuilles Excel et de formulaires qui devaient être remplis à la main. Chaque employé recueillait ses reçus papiers et les conservait jusqu’à la fin du mois. Cela s’est avéré risqué puisqu’on peut facilement les perdre. Ainsi le remboursement de la TVA n’était pas toujours possible en raison des reçus manquants et le remboursement devait attendre la fin du mois. Selon Mark, il était parfaitement sensé de passer à une approche mobile et numérique.

La nature mobile d’une solution a été décisive pour nous au niveau de l’accessibilité
Mark Mathews
Directeur informatique

Pour trouver le bon équilibre pour Lavazza UK, Mark a consulté plusieurs plateformes d’évaluation. La nature mobile et le scan photographique des reçus ont été décisifs pour choisir un partenaire en vue de la gestion des dépenses. C’est à ce moment-là que Rydoo s’est révélé être le meilleur prestataire. L’Équipe commerciale de Lavazza UK voyage beaucoup et le fait de soumettre immédiatement les dépenses s’est avéré être très utile.

L’énorme avantage est que chacun peut soumettre des dépenses en étant mobile, immédiatement, et l’approbation peut également se faire via l’application.
Mark Mathews
Directeur informatique

D’un point de vue financier, Rydoo a fourni à Lavazza UK plus de structures, moins d’entrées manuelles et la possibilité d’analyser les données de dépenses. Les avances de fonds en particulier peuvent désormais être suivies attentivement. En termes de remboursement, la Finance connaît plus de flexibilité puisque cela arrive plus rapidement et de manière plus fréquente qu’avant.

Pour Mark, d’un point de vue personnel, le plus gros impact est le retour positif de ses collègues. Ceux-ci sont reconnaissants que Mark ait apporté une facilité d’utilisation à un processus que chaque employé rencontre au cours de sa carrière.

Pour moi, personnellement, je pense que cela a été un très bon processus. Des personnes venaient me voir pour me dire : Mark, c’est la meilleure chose jamais vue. 
Mark Mathews
Directeur informatique

Mettre en œuvre Rydoo s’est déroulé de manière assez fluide selon Mark. Après quelques ajustements spécifiques à la société, celle-ci était prête à le mettre en ligne et pouvait compter sur le Customer Success Manager, Florian, pour toute assistance. La plupart des utilisateurs sont parvenus à s’adapter rapidement en raison de la nature intuitive de Rydoo.

Le cas de Lavazza UK montre comment la numérisation d’un processus, comme la gestion des dépenses, peut être bénéfique à la fois pour l’utilisateur et la société. Finie la pile de reçus papiers à traiter, c’est une société à la pointe de l’innovation en termes d’automatisation des processus.

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