Etude de cas
Vanbreda Risk & Benefits
Assurances
Secteur
Anvers, Belgique
Lieu
650
Employés

Une transformation digitale commence de l'intérieur

Koen Dierckx est Directeur Financier de Vanbreda Risk & Benefits depuis 2015. Afin de développer la stratégie de dématérialisation de l’entreprise, il a étudié les différents processus internes existants avec pour objectif principal de réduire les tâches à faible valeur ajoutée.

Comme premier projet, Koen Dierckx a entrepris la refonte du processus de gestion des dépenses de Vanbreda.

Comment avez-vous connu Rydoo?

« J'avais entendu parler de Rydoo et j'ai découvert que plusieurs grandes entreprises l’utilisaient déjà. Il était donc naturel de se tourner vers cette solution. Le bouche-à-oreille est toujours l’allié marketing numéro un des entreprises. » déclare Koen Dierckx.

Comment s’est déroulé le processus de sélection ?

La première phase de test de la plateforme a permis aux équipes de Vanbreda de mettre en avant les nombreuses fonctionnalités dont dispose Rydoo et détecter celles les plus intéressantes. « De la numérisation des justificatifs au processus entièrement intégré d'approbation et contrôle par les équipes financières, Rydoo a été en mesure de couvrir l’ensemble de nos besoins. L’intégration de Rydoo à nos systèmes a posé quelques problèmes techniques, mais les équipes Rydoo nous ont aidé à les résoudre et à trouver la meilleure solution. Dès lors, nous avons su qu'il y avait d’excellentes équipes support et que nous pouvions leur faire confiance pour surmonter d’autres problèmes à venir », explique Koen Dierckx.

Tout était fait en papier. C'était extrèmement fastidieux, ça devait changer!
Koen Dierickx
Directeur Financier

Pourquoi avoir choisi une solution de gestion des dépenses Cloud ?

La question a d’abord été budgétaire, explique Koen Dierckx : « En tant que Directeur Financier, je porte une attention particulière aux chiffres. Le coût d’implémentation de Rydoo n’est pas excessif : nul besoin d'investir des sommes importantes en consultants techniques et la période de mise en œuvre est courte. Deux ans plus tard, nous constatons des avantages significatifs. L'application a énormément évolué et nous utilisons une multitude de nouvelles fonctionnalités sans avoir à solliciter notre service informatique ou celui de Rydoo. »

 

Comment s’est déroulé le déploiement ?

La mise en œuvre de Rydoo n’a pas demandé beaucoup d’efforts aux équipes de Vanbreda. « À vrai dire, nous n'avons pas géré grand-chose. Nous avons seulement partagé à tous nos utilisateurs un court guide utilisateur par e-mail. Aucune session de formation n'a été nécessaire, et la plupart de nos collaborateurs à utiliser Rydoo instantanément. Munis d’une application mobile, ils ont été très enthousiastes de pouvoir tout gérer via leur smartphone. » se réjouit Koen Dierckx.

 

Quels sont les principaux résultats ? 

Au sein du département financier, la transition est maintenant terminée, plus aucun support papier n’est utilisé. « Tout est maintenant digital, les employés gèrent leurs dépenses en temps réel, ce qui a énormément réduit le délai de traitement et de remboursement. Les tâches sont désormais partagées entre l'équipe financière et l'équipe commerciale. » ajoute Koen Dierckx. Grâce à Rydoo, les équipes financières sont à présent déchargées des tâches administratives répétitives et ont un rôle stratégique au sein de la société.

 

Constatez-vous des avantages auxquels vous ne vous attendiez pas ?

Il était crucial pour Vanbreda, courtier en assurance, d’intégrer le digital au cœur des processus. « Nos employés sont nos premiers ambassadeurs, je suis ravi de savoir qu’ils sont satisfaits du changement, qu’ils apprécient gérer leurs dépenses simplement et qu’ils profitent d’un remboursement plus rapide. Ces commentaires positifs témoignent également de nos efforts pour devenir un courtier d'assurance entièrement digital, à la fois pour nos clients et nos employés », se félicite Koen Dierckx.

 

Rydoo Travel est-il la prochaine étape ?

« Actuellement, un assistant nous aide lors de chaque réservation de voyage d’affaires. Il centralise les demandes et traite avec notre agence. J’aimerais que cela évolue, comme nous l'avons fait pour les dépenses. Nous nous intéressons donc de près à Rydoo Travel et allons l’essayer », confie Koen Dierckx.

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