Etude de cas
innogy
Industrie
Consultant
Emplacement
Essen, Allemagne
Employés
200
Group RWE

Comment innogy Consulting est passé au 0 papier pour la gestion de ses dépenses, grâce à Rydoo

Spécialisé dans le conseil auprès de nombreuses entreprises opérant dans l’énergie, innogy Consulting a découvert ce qui pouvait lui faire prendre une longueur d’avance. Grâce à l'utilisation de Rydoo, l'ensemble du processus de gestion des dépenses est à présent numérisé.

Il s’agit d’une étape importante dans le développement de l’entreprise : de la soumission à l’archivage des frais professionnels, il n'y a plus aucun papier. Découvrez comment ils ont procédé.

27 heures
économisées par mois

100%
de taux d'adoption

100%
dématérialisé

27 heures de travail économisées par mois

Nathan De Rouck et Jens Sikorski, tous deux consultants chez innogy Consulting, sont de véritables ambassadeurs de la solution : « Lorsque l'on connaît la situation de départ, Rydoo constitue tout simplement une formidable amélioration ». A l’origine, innogy Consulting disposait d’une plateforme différente, associée au système de comptabilité DATEV. « Pour chaque dépense, il nous fallait créer manuellement un déplacement au sein de la plateforme, saisir toutes les données indiquées sur le reçu, vérifier la conformité avec les politiques en place et le respect des règles relatives aux indemnités journalières. Puis, il fallait la note de frais, lui joindre les reçus originaux et enfin, l'envoyer par courrier à Mazars, notre auditeur, qui se devait de la vérifier à nouveau, puis l'archiver.

 

L'intégralité de notre processus était réellement chronophage et sans valeur ajoutée. Certains de nos consultants consacraient, chaque semaine, plus de 30 minutes à gérer leurs frais ! » Désormais, grâce à Rydoo, les plus grands voyageurs économisent entre 10 et 30 minutes par semaine. Au niveau de l'entreprise, ce gain de temps représente jusqu'à 27 heures par mois. Il s'agit bien évidemment de 27 heures non facturables. La nécessité d'un outil de gestion des déplacements et des dépenses était donc une évidence pour Jens Sikorski. Il a donc comparé les différentes solutions présentes sur le marché avant de rendre sa recommandation.

Nous avons comparé Rydoo avec Concur, Zoho, Expensify et d’autres solutions, sur la base de critères définis. Depuis quelques semaines, je travaille pour une autre entité d'innogy et je ne peux pas décrire à quel point Rydoo me manque
Jens Sikorski
Consultant

La décision fut très claire.  « Nous avons choisi Rydoo pour sa capacité d’innovation, sa fantastique technologie de reconnaissance optique de caractères –ORC-, son interface utilisateur extrêmement intuitive et, bien sûr, pour ses tarifs concurrentiels ». Jens Sikorski n’a malheureusement pas pu bénéficier de sa recommandation : il a récemment quitté innogy Consulting pour rejoindre la maison mère du groupe : « Depuis quelques semaines, je travaille pour une autre entité d'innogy et je ne trouve pas les mots pour exprimer à quel point Rydoo me manque. »

 

La dématérialisation en Allemagne   

Bien sûr, il existe certains problèmes réglementaires à prendre en compte lors de la numérisation de votre processus de gestion des dépenses. La réglementation allemande relative à la comptabilité, appelée « GoBD », définit les spécificités à respecter en matière de documents relatifs à la fiscalité. « Les collaborateurs d’innogy sont très sensibles à la dématérialisation. Nous étions donc déterminés à sécuriser ce point incontournable, très rapidement ». Avec l'aide de son auditeur, innogy a demandé aux autorités fiscales locales (dénommées « Finanzamt ») de confirmer la conformité de ses processus commerciaux avec la réglementation GoBD.

 

« Nous devions documenter un certain nombre d'éléments : la conformité de nos processus avec les réglementations comptables, nos procédures d’évaluation et de réduction des risques, notre gestion des accès à ces données, leur durée de stockage, la qualité des images numérisées, leur inaltérabilité, etc. Dans ce processus global, Rydoo n’est certes qu’un maillon de la chaîne mais son rôle est crucial. Sans l’aide des équipes de Rydoo, il nous aurait été impossible de dématérialiser à 100 % l’intégralité du processus de gestion des dépenses. »    

 

Le Finanzamt ayant validé notre process de dématérialisation, les consultants d’innogy Consulting utilisent désormais l'application Rydoo pour gérer leurs dépenses en temps réel et sans frustration. « Techniquement, l'ensemble du processus comptable doit encore être audité d'ici la fin de l'année sur la base d'une documentation très détaillée. Il en va de même pour le reste de l'entreprise, afin de nous assurer que nous tenons effectivement nos engagements. Nous sommes relativement confiants car nous avions déjà utilisé un autre logiciel de dématérialisation par le passé et nous sommes aujourd'hui beaucoup plus avancés et expérimentés que par le passé. »

 

De Xpenditure à Rydoo : une transition en douceur  

innogy Consulting a déployé Rydoo au moment du changement de nom de la société (en juin 2018, Xpenditure a pris le nom de Rydoo). Bien que cette période a été source de nombreux challenges pour Rydoo, Jens et Nathan ne tarissent pas d’éloges à propos de l’accompagnement au changement : « Nous avons adoré les supports de communication qui nous été fournis. Bien sûr, nous savions que c'était une période particulière pour eux mais nous avons été bien accompagnés, les équipes restant disponibles et réactives à nos demandes. »

 

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