Etude de cas
Ivalis Group
Externalisation d'inventaire pour le retail
Secteur
Montigny-le-Bretonneux, France
Siège social
Nombre de clients dans le monde
> 13 000

Comment Ivalis a réussi à réduire son temps de remboursement des frais professionnels de 3 jours

Les magasins ne ressemblent plus à ce qu'ils étaient il y a 15 ans car des technologies telles que la RFID (radio-identification), la géolocalisation ou les étiquettes électroniques ont transformé le secteur de la vente au détail. Avec plus de 13 000 magasins et entrepôts utilisant leurs produits et services, Ivalis est l'un des leaders mondiaux dans la gestion  d'inventaires. Depuis sa création en 1991, ses opérations se sont développées de façon significative ; la société, basée en France, dispose désormais de 11 filiales et 50 bureaux à travers le monde — ce qui signifie qu'elle doit gérer un nombre croissant d'employés. Nous avons échangé avec Philippe Kempf, Contrôleur de Gestion du groupe Ivalis, de leur approche, comment ils s’assurent en permanence que les outils déployés sont efficaces et pourquoi ils ont fait le choix de Rydoo pour la gestion de leurs dépenses.

+ 400 utilisateurs par mois

depuis le passage à Rydoo

1 politique des dépenses

implémentée et efficace

3 jours

d'Optimisation du délai de remboursement

En 2013, Ivalis a décidé d’implémenter un ERP (Enterprise Resource Planning system) afin d’accompagner sa forte croissance.  « C'est là que notre nombre de notes de frais a explosé », explique Philippe Krempf. « Notre comptable n’arrivait plus à tout consigner. Nous avons donc décidé de mettre en place un outil de gestion des dépenses bien connu en France ». Cette solution bien qu’efficace les premiers temps, s’est vite révélée décevante ; ayant été développée pour le marché français, les fonctionnalités proposées étaient limitées et peu innovantes. « Outre un design très vieillissant, cet outil n’était pas une solution cloud “ précise Philippe Krempf.

En raison du domaine d’activité de l’entreprise, Ivalis est amenée à collaborer avec beaucoup de typologies d’employés (permanents, contrat courte durée, intérimaires, externes, etc.). Cette spécificité a un impact sur la solution de gestion des frais professionnels : il faut que chaque collaborateur puisse se connecter sur l’outil (chose qu’il était impossible à faire avec la solution initialement déployée). « Seuls 100 utilisateurs pouvaient se connecter à la plateforme que nous avions or aujourd'hui, ce sont plus de 500 personnes qui utilisent Rydoo tous les mois. La différence est de taille ! ».

Ivalis travaillant avec beaucoup de collaborateurs sur une période de courte durée, Philippe Krempf tenait à s’assurer que l’utilisation la nouvelle solution ne soit pas chronophage.  « Nous ne voulions pas que l’utilisation de la solution retenue soit compliquée et nécessite d’être formé dessus », déclare-t-il, faisant référence à l'outil initialement déployée. « Avec Rydoo, l'interface est intuitive : l’application est très facile à prendre en main et offre une expérience utilisateur incroyable ». Facilité d’utilisation ne veut pas dire possibilités réduites : des fonctionnalités puissantes telle que l’OCR (reconnaissance optique de caractères) pour scanner les reçus sont disponibles dans Rydoo.

Une autre spécificité d’Ivalis est qu’une grande majorité de ses employés est constamment en déplacement.  « Nous avons 13 000 clients et sommes présents à travers 50 bureaux ; nos collaborateurs vont partout », explique Philippe Krempf « Ils sont donc amenés à avancer les frais relatifs à leurs hébergements, leurs repas, l’essence, les péages, etc. ». La précédente solution n’étant pas utilisable sur smartphone, les employés devaient donc attendre d’être devant un ordinateur pour saisir leurs dépenses. Obtenir le remboursement de leurs frais était assimilé à une tâche pénible. Avec Rydoo, tout est devenu bien plus simple. Grâce à l'application mobile, où qu’ils soient, il leur suffit de prendre une photo de leurs reçus pour être remboursé beaucoup plus rapidement.

L’activité d’Ivalis fait qu’ils collaborent avec beaucoup de personnes externes autorisées à engager des dépenses pour le compte de la société.  Cela nécessitait de pouvoir fixer des règles et Ivalis a mis en place une politique des dépenses. Philippe Krempf explique : « Si vous êtes un responsable, nous remboursons 12 € par repas ; pour les chefs d'équipe, ce montant est porté 24 €. Nous avons essayé de retranscrire ces règles dans Rydoo mais cela n’a pas vraiment fonctionné au début.”

Philippe Krempf et son équipe ont donc partagé à Rydoo leurs souhaits d’amélioration relatifs à la console de gestion des règles de dépenses. « Les équipes de Rydoo travaillent en permanence à l’amélioration de la plateforme. Pas plus tard qu’aujourd’hui, je me suis connecté sur Rydoo et j’ai noté que de nouvelles fonctionnalités avaient encore été ajoutées ! Cela montre à quel point ils sont à l’écoute de leurs clients ».

L’enthousiasme de Philippe Krempf ne se limite pas à la sortie de nouvelles fonctionnalités. Depuis que Rydoo a été déployé, il a noté des changements importants dans la gestion des dépenses au sein d’Ivalis, notamment au niveau des délais de remboursement. « Trois jours : c’est le temps que nous avons gagné. Ce qui est énorme lorsque l’on regarde le nombre d’utilisateurs que nous avons. », explique-t-il, « si nous ne remboursons pas nos collaborateurs assez rapidement, ils iront travailler sur un autre projet ». Rydoo contribue clairement à la satisfaction des collaborateurs d’Ivalis, ces derniers n’ayant plus à attendre des mois avant de se faire rembourser leurs frais professionnels.

Seuls 100 utilisateurs pouvaient se connecter à la plateforme que nous avions or aujourd'hui, ce sont plus de 500 personnes qui utilisent Rydoo tous les mois. La différence est de taille!
Philippe Krempf
Contrôleur de Gestion

L’activité d’Ivalis fait qu’ils collaborent avec beaucoup de personnes externes autorisées à engager des dépenses pour le compte de la société.  Cela nécessitait de pouvoir fixer des règles et Ivalis a mis en place une politique des dépenses. Philippe Krempf explique : « Si vous êtes un responsable, nous remboursons 12 € par repas ; pour les chefs d'équipe, ce montant est porté 24 €. Nous avons essayé de retranscrire ces règles dans Rydoo mais cela n’a pas vraiment fonctionné au début.”

Philippe Krempf et son équipe ont donc partagé à Rydoo leurs souhaits d’amélioration relatifs à la console de gestion des règles de dépenses. « Les équipes de Rydoo travaillent en permanence à l’amélioration de la plateforme. Pas plus tard qu’aujourd’hui, je me suis connecté sur Rydoo et j’ai noté que de nouvelles fonctionnalités avaient encore été ajoutées ! Cela montre à quel point ils sont à l’écoute de leurs clients ».

L’enthousiasme de Philippe Krempf ne se limite pas à la sortie de nouvelles fonctionnalités. Depuis que Rydoo a été déployé, il a noté des changements importants dans la gestion des dépenses au sein d’Ivalis, notamment au niveau des délais de remboursement. « Trois jours : c’est le temps que nous avons gagné. Ce qui est énorme lorsque l’on regarde le nombre d’utilisateurs que nous avons. », explique-t-il, « si nous ne remboursons pas nos collaborateurs assez rapidement, ils iront travailler sur un autre projet ». Rydoo contribue clairement à la satisfaction des collaborateurs d’Ivalis, ces derniers n’ayant plus à attendre des mois avant de se faire rembourser leurs frais professionnels.

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