Etude de cas
Lineas

Favoriser l'innovation et optimiser les processus des entreprises internationales

Pour Lineas (anciennement B Logistics), principal fournisseur de solutions logistiques et de transport belge, l’innovation est primordiale.

Parallèlement à la mise en place de « Smart Technology » et d'une culture d’entreprise « Better & Faster » avec le réseau Green Express, la société a tout naturellement décidé d’étendre cet état d'esprit en interne auprès de son réseau de collaborateurs européen, des conducteurs de train aux contrôleurs financiers. Pour ce faire, elle a choisi d’avoir recours à Rydoo, une solution innovante de gestion des dépenses professionnelles.

 

Dans cette courte étude de cas, nous interrogeons Christine Darquenne, Directrice Financière de Lineas, sur les enjeux de la gestion d'effectifs à l’échelle européenne et la manière dont Rydoo lui a permis de d’optimiser les opérations et de stimuler la productivité en transformant le processus de gestion de notes de frais de l’entreprise, devenu archaïque.

L'innovation joue un rôle clé pour Lineas et Rydoo a largement participé à son développement, tout en permettant à nos collaborateurs de gagner beaucoup de temps. 

Gestion des effectifs à l'échelle européenne

Comptant des clients répartis dans plus de 62 pays, le Directeur des Opérations Rydoo, Boris Bogaert, comprend le besoin pour les professionnels en déplacement de bénéficier d’une solution adaptée : 

« Aujourd'hui, les entreprises utilisent de plus en plus le voyage comme moteur de développement. Nous possédons nous-même des bureaux dans le monde entier et par conséquent, nous savons à quel point les entreprises ont besoin d’outils comme Rydoo pour simplifier les opérations et faciliter la communication.

C'est pourquoi, dès sa création, Rydoo a été conçu de manière à gérer des équipes réparties dans différents pays et à tenir compte des difficultés liées aux divers modèles financiers internationaux, comme les règles de conformité aux politiques ou les devises. C'est une solution toute trouvée pour des entreprises telles que Lineas dont l’offre est axée sur le transport. »

Très vite, Lineas a mis le doigt sur le problème majeur posé par son processus de note de frais manuel. En effet, outre sa dimension obsolète, celui-ci s’est révélé particulièrement inadapté dans un contexte où les collaborateurs sont souvent éparpillés aux quatre coins de l'Europe. 

Transformation du processus de note de frais obsolète

Christine a réalisé que l'approche dématérialisée proposée par Rydoo permettrait à Lineas de régler cette problématique fondamentale de la gestion des équipes à distance.

« Nos collaborateurs ne voulaient pas saisir manuellement leurs notes de frais dans le système. Grâce à Rydoo, nous pouvons désormais numériser automatiquement nos dépenses, où que nous soyons : depuis notre smartphone, à l'hôtel, et dans n'importe quel pays. La facture est envoyée directement dans nos systèmes, à la personne chargée de l'approuver. C’est une solution directe et rapide, qui nous fait gagner un temps précieux. »

Outre la dématérialisation, s’affranchir de la gestion manuelle des notes de frais a permis à Lineas de bénéficier d’autres avantages significatifs. Contrairement à d'autres plateformes de gestion des dépenses, Rydoo repense et transforme de bout en bout le concept de « rapport des notes de frais », comme l’explique Boris, Directeur des Opérations de l'entreprise :

« Dès le premier jour, nous nous sommes rendu compte que, dès lors que chacune des notes de frais est soumise pendant les déplacements, les « rapports de notes de frais » traditionnels n’avaient plus lieu d'être. Pour innover, nous devons exploiter la technologie mobile et la mettre au profit du client. Par conséquent, chaque dépense individuelle doit pouvoir être soumise, approuvée, gérée et remboursée sur le champ, en temps réel. Pas besoin d'ajouter plusieurs dépenses dans un rapport, ni de les regrouper. Cela ne ferait que ralentir le processus. »

« Tous nos collaborateurs y trouvent leur compte, renchérit Christine. Avant, nous devions attendre de recevoir les rapports, et l'utilisateur d’être remboursé. Avec Rydoo, tout est très rapide, qu’il s’agisse de la réception des notes de frais dans nos systèmes ou des remboursements. »

Moderniser les anciens processus manuels en les informatisant ne suffit pas. Pour parler d’innovation, il faut aller plus loin. Par conséquent, nous avons repensé l'ensemble du processus de rapport de notes de frais, de A à Z. Quel est le principal avantage de la technologie de gestion des dépenses ? Quel problème cherchons-nous à résoudre ?

Dynamiser la productivité grâce à des règles faciles à établir et des informations en temps réel

La politique de dépense et les règles de conformité peuvent être difficiles à mettre en place et à appliquer, en particulier lorsque l’on travaille avec des effectifs multinationaux. En tant que directrice financière de Lineas, Christine explique comment Rydoo a facilité cet aspect de son travail et de celui de ses équipes :

« Avec Rydoo, il est facile de définir les limites de dépense. De plus, il identifie également les doublons, ce qui nous fait gagner un temps considérable. C’était impossible avec le processus papier. Cela représente un avantage de taille pour nous dans le domaine financier. » 

Outre le gain de temps apporté aux équipes financières en réduisant la marge d'erreur humaine, l'outil présente un autre avantage considérable : Lineas peut désormais accéder, suivre et analyser les données financières de l'entreprise en temps réel. L’équipe interne peut ainsi travailler de manière « améliorée et plus rapide », selon les valeurs fondamentales de Lineas, et consacrer plus de temps à l'innovation.

 Tout est visible et transparent. Nous avons accès à toutes les données de l'entreprise, du département, du responsable et de l'utilisateur. Nous disposons d'un contrôle total, ce qui représente un énorme avantage.

Aujourd'hui, la technologie permet aux entreprises de se développer sur de nouveaux marchés, tout en brouillant les frontières entre les pays.

Les outils intelligents comme Rydoo sont essentiels pour optimiser les processus et gérer les salariés qui sont amenés à se déplacer régulièrement.

L'innovation est au cœur de cette croissance, et cette étude de cas démontre que la transformation et l’automatisation de processus obsolètes grâce à Rydoo a permis à Lineas d'économiser du temps et des coûts, et de mettre ses ressources au service de l'innovation. En fin de compte, le temps est le principal outil dont disposent les entreprises intelligentes pour développer leur compétitivité sur un marché international :

« Le gain de temps est l'avantage le plus bénéfique. Il profite à l'utilisateur, mais aussi au département financier. L’outil est aussi très facile à utiliser. Nous le recommandons à 100 %. »

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