Etude de cas
Parakar

Comment Rydoo aide Parakar à renforcer la mobilité européenne

L’année dernière, Parakar comptait 30 personnes dans ses effectifs et un bureau en Allemagne. Aujourd’hui, la société emploie 120 personnes et a ouvert deux nouveaux bureaux en Irlande et aux Pays-Bas. Découvrons comment Parakar s’est préparé afin de poursuivre sa croissance.

Le défi

Parakar est une société d’aide à l’emploi au sein de l’UE et regroupe des employés et des employeurs aux quatre coins du monde.

Il était urgent de trouver une nouvelle façon de gérer les dépenses pour chaque acteur, et ainsi continuer à offrir le meilleur service possible et assurer une croissance pérenne.

« Notre processus imposait aux employés de remplir des feuilles Excel, numériser les documents, les envoyer par e-mail pour approbation aux employeurs avant de les récupérer et de les transmettre aux comptables. »

Toutes ces étapes étaient chronophages et sans réelle valeur ajoutée. Marisa nous évoquait « à une époque où il existe un outil pour tout, il paraissait évident que nous avions besoin d’un outil pour améliorer ce processus. »

La majeure partie de ses services étant proposés en Allemagne, Parakar cherchait à éduquer les employeurs étrangers à la complexité de la réglementation des dépenses au sein de ce pays.

« Sensibiliser les employeurs aux règles d’un autre pays relève d’un véritable défi, notamment lorsqu’il s’agit de réglementations complexes comme les indemnités journalières en Allemagne (Per Diems). » Ils avaient besoin de trouver un outil adapté à chaque pays où ils recrutent tout en conservant une certaine flexibilité d’utilisation pour les approbateurs.»

« Il était impossible de se développer avec notre ancien processus, trop d’e-mails et de temps passé à relancer les employés et les approbateurs - orchestrer tout cela me prenait trop de temps. »
Marisa Werle
Operations Manager

La solution

Nous avons tout de suite adoré ! L’automatisation joue un rôle important dans la création de processus efficaces et optimisés. Rydoo a investi dans le développement de modules pour les réglementations spécifiques de chaque pays et surtout, pour l’automatisation des indemnités journalières.

Avant Rydoo, Parakar devait suivre tous les déplacements des employés et calculer manuellement les indemnités journalières pour chacun d’eux, tout en s’assurant que toutes les dépenses engagées sont bien déduites.

« Le module d’indemnités journalières intégré à Rydoo nous a vraiment impressionné – Désormais, nous demandons simplement aux employés d’utiliser l’application pour créer leurs déplacements, tout est calculé automatiquement pour eux. »

Rydoo a développé son module d’indemnités journalières en collaboration avec Deloitte afin d’assurer sa conformité avec les règlementations en vigueur dans tous les pays du monde.

Pour l’Allemagne, le module d’indemnités journalières est mis à jour automatiquement et il est immédiatement prêt à l’emploi. Plus aucune formation, calculs manuels ou mises à jour de listes sont nécessaires.

Parakar a connu un succès retentissant, ce qui se traduit par un plus grand nombre de collaborateurs et de clients à servir dans différents pays.

Ils ont choisi Rydoo car ils ont été convaincus que l’outil était en mesure de les accompagner dans cette croissance.

« Nous avons été impressionnés par la réactivité de l’équipe il y a six mois, lorsque notre bureau en Irlande a vraiment décollé. Je ne parvenais pas à calculer un kilométrage avec Rydoo, je les ai contactés et en moins d’une semaine la fonctionnalité était disponible à l’utilisation. »

Rydoo comprend les spécificités de chaque pays et la conformité fait partie de notre engagement afin de faire gagner du temps à nos clients et de faciliter leurs procédures. C’est pourquoi les équipes assurent un suivi régulier de la réglementation dans tous les pays et adaptent la plateforme pour en garantir la conformité de manière continue.

« J’ai vu plusieurs solutions mais j’ai vraiment apprécié Rydoo – probablement car j’ai pu tout de suite constater que cette solution avait été développée en prenant en compte la complexité afférente à notre chère Europe. »
Marisa Werle
Responsable des opérations

Ce n’est pas seulement une plateforme, c’est un nouveau mode de travail

Lorsque vous déployez une plateforme comme Rydoo, l’impact sur les opérations quotidiennes de votre société est immédiatement perceptible. Pour Parakar, cela est devenu d’autant plus évident lorsqu’ils ont dû trouver un nouveau logiciel de comptabilité et qu’ils n’ont envisagé que des outils pouvant s’intégrer avec Rydoo.

« Le temps que nous gagnons et le bon déroulement de nos activités et de nos services dépend de Rydoo. Nous ne pouvons pas nous en passer, donc tout outil que nous envisageons d’utiliser à l’avenir doit s’y intégrer. »

Parakar a décidé d’implémenter Exact pour garantir un flux continu entre les deux solutions. Désormais, toutes les données relatives aux dépenses sont exportées en temps réel vers le logiciel comptable, ce qui facilite grandement la facturation des clients.

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