Etude de cas
Irdeto
Pays déployés
9
Collaborateurs sur Rydoo
1000
Intégration
Microsoft Dynamics
TESTER RYDOO

Le leader mondial de la sécurité des plateformes numériques digitalise la gestion de ses notes de frais

En tant que leader mondial de la sécurité des plateformes numériques, Irdeto est une société innovante et tournée vers l’avenir. Cependant, certaines procédures internes n’avaient pas été remises en question ni mises suffisamment à niveau pour refléter en interne l'entreprise innovante qu'elle est.

La procédure de gestion des notes de frais d’Irdeto, bien que partiellement traitée en ligne, était extrêmement manuelle. Toutes les notes de frais devaient être saisies manuellement dans leur système ERP - Microsoft Dynamics.

La saisie des notes de frais ne pouvait être faite qu’en étant au bureau. Les reçus devaient être scannés un par un, et ensuite saisis manuellement dans Microsoft Dynamics ligne par ligne.

Afin de stimuler l’innovation interne, des ’’Hack Days’’ sont régulièrement organisés chez Irdeto pour que les collaborateurs remettent en question les procédures et développent de nouveaux services.

Au cours du dernier ’’Hack Day’’, Pierre Fauvel, Contrôleur Financier d’Irdeto Americas s'est porté volontaire pour trouver une nouvelle solution de traitement des notes de frais. Il devint par la suite Directeur de Projet pour le déploiement global de Rydoo.

Pierre évalua en moyenne le temps passé à s’occuper des frais après un voyage entre 45 mn et 1 heure. Une procédure d’une lourdeur inacceptable qui empiète sur les heures de travail et crée une certaine frustration chez les collaborateurs.

Nous savions tous en interne qu’il devait existait quelque chose, quelque part de meilleur pour traiter nos notes de frais...
Pierre Fauvel
Contrôleur Financier

SOLUTION

Une plateforme cloud et mobile

De nombreux collaborateurs d’Irdeto sont sans cesse en déplacement, loin du bureau. Toutes les tâches nécessitant un login sur l'ancien système se faisaient à la dernière minute, en fin de mois, car il fallait une connexion VPN. De plus, l’outil n’était pas très convivial.

La solution que recherchait Irdeto devait permettre aux utilisateurs et aux validateurs de se servir de leur téléphone mobile pour chaque action: saisie, approbation, contrôle des notes de frais ...

Nous voulions faire gagner du temps à tout le monde. S’ils sont au restaurant, ils peuvent prendre une photo de leur reçu et l’envoyer immédiatement pour approbation.

Technologie OCR

Se débarrasser des saisies manuelles était une obligation pour Irdeto. L’un des avantages de mettre en place une solution mobile parfaitement adaptée aux déplacements était de limiter au maximum les tâches manuelles des collaborateurs.

’’La capacité de l’outil à reconnaître et intégrer directement les éléments du reçu quelque soit la mise en forme de l’information à votre place fait économiser beaucoup de temps. Et c’est l’un des éléments qui nous a séduit chez Rydoo lorsqu’ils ont fait les démonstrations."

La technologie OCR de Rydoo extrait automatiquement des notes de frais la date, le montant, la devise et le nom du fournisseur. Il est simplement demandé aux utilisateurs de compléter le centre de coûts avant l'envoi pour approbation.

Se débarasser de la note de frais

Introduire un nouvel outil peut présenter de nombreux défis dans toute entreprise. Chez Irdeto, cela a été considéré comme une occasion de remettre à plat leurs procédures internes.

’’Ce qui nous a vraiment attiré chez Rydoo, c’est que l’on sort complètement de la procédure des notes de frais. Je vais à la cafeteria, je prends une photo de mon reçu et l’envoie pour approbation.’’

Ce changement de procédure a reçu le soutien d’une équipe qui croyait fermement aux avantages que cela apporterait à la société : présentation immédiate des notes de frais, cycle raccourci depuis la dépense jusqu’au remboursement, vue d’ensemble en temps réel des frais de la société, etc...

RESULTATS

Irdeto a déployé Rydoo dans 9 pays couvrant les Amériques, l’Europe et l’Asie. Le projet a été conduit par les équipes financières de chaque région et supervisé par le Contrôleur Financier pour les Amériques.

Grâce à une belle coopération entre l’équipe projet d’Irdeto et Rydoo, le déploiement s’est fait en 8 semaines pour l’ensemble des 9 pays, incluant l'intégration complète avec Microsoft Dynamics.

 Aujourd'hui, avec cette intégration à double sens avec Microsoft Dynamics, tous les utilisateurs sont importés dans Rydoo et les demandes de validation sont affectées automatiquement. Il s’agit d’une intégration en temps réel, ce qui signifie que tout changement dans Microsoft Dynamics s’applique automatiquement dans Rydoo.

de tps. de traitement vs. 60 min
< 15min

papier pour gérer les notes de frais
ZERO

Retour positif des collaborateurs
:)

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