Etude de cas
Deloitte

Rydoo abolit les rapports de notes de frais. Entretien avec Deloitte

Deloitte Belgique est l’un des premiers grands utilisateurs de Rydoo. Cela permet au service financier de réduire le temps de traitement et d’analyse des données et, en plus, d’obtenir des aperçus en temps réel des dépenses des employés.

Pendant plus de 3 mois, 3 000 salariés Deloitte ont utilisé Rydoo pour traiter leur dépenses via une application installée sur leurs smartphones. Ils scannent une image de leur reçu et la téléchargent immédiatement vers le système Deloitte. L’application analyse les données et extrait les données pertinentes, telles que celles concernant l’achat, la date, la quantité, le nom du fournisseur, la devise etc.

Application

Après le scan et le téléchargement, l’utilisateur peut ajouter d’autres informations. « Pour nous (Deloitte), il est très important d’introduire constamment des innovations relatives à nos outils et procédures afin de réduire les coûts administratifs et d’améliorer l’efficience.

Depuis l'introduction de Rydoo, nous savons plus rapidement combien nous dépensons pour un projet déterminé ou pour un client. Nous obtenons également des informations concernant une grande partie des dépenses durant le même mois, ce qui nous permet de commencer immédiatement la vérification et le traitement des sommes en question. Cela réduit de manière significative la quantité de travail à fournir à la fin de chaque mois », affirme Cindy Peeters, directrice financières de Deloitte Belgique.

Chaque mois, le service financier de Deloitte traite les dépenses de tous les salariés. Avant, cette tâche ne pouvait être exécutée qu’à la fin du mois. Outre les notes de frais, il fallait également traiter les justificatifs. Cela engendrait un surcroît de travail pour le service financier. Ils devaient traiter les données le plus rapidement possible, pour que la société puisse rembourser ses salariés dans les plus brefs délais.

En outre, ces sommes d’argent devaient être incluses dans les factures destinées aux clients ainsi que dans leurs relevés mensuels. Avec Rydoo, les salariés soumettent désormais numériquement leurs dépenses en temps réel tout le long du mois. Cela évite le surcroît de travail superflu et un stress inutile au sein de l’entreprise

Pour nous (Deloitte), il est très important d’introduire constamment des innovations relatives à nos outils et procédures afin de réduire les coûts administratifs et améliorer l’efficience. Grâce à Rydoo, nous savons plus rapidement combien nous dépensons pour un projet déterminé ou le client.
Cindy Peeters
Directrice Financière

Mise en place

Dès que l’utilisateur a téléchargé l’image de son reçu, elle est sauvegardée dans le système central. Le reçu n’est pas déjà traité à ce stade-là, il est donc encore possible d’ajouter plus d’informations si nécessaire. Ensuite, le responsable peut approuver le reçu. «Cela permet aux sociétés de connaître le plus tôt possible quelles sont les dépenses effectuées par leurs salariés et, si nécessaire, de préparer les paiements.»

C’est vraiment utile lorsqu’une société fournit des avances de trésorerie. Mais le plus important est que, une fois que vous avez téléchargé vos reçus, vous ne pouvez pas les égarer. Aux stades suivants du traitement, on n’a plus besoin de la version papier. Nous avons conclu un accord avec les autorités fiscales pour que les entreprises n’aient plus besoin de garder le justificatif sous format papier lorsqu’elles disposent de la copie numérique. Nous faisons de notre mieux pour faire en sorte que les notes de frais deviennent quelque chose de dépassé », dit Wim Derkinderen, CCO et co-fondateur de Rydoo.

L’application fonctionne avec les services de cloud computing tels que les logiciels-services (SaaS). Cela signifie que le client n’a pas à faire de grands investissements à l’avance, mais il doit seulement payer un prix fixe par utilisateur tous les mois pour le service fourni. En outre, cette application ne fonctionne pas sur les ordinateurs de la société elle-même, mais elle est connectée à l’ERP du client ou à son logiciel de compatibilité. Cindy Peeters : « Chez Deloitte, nous travaillons avec le système SAP.

Nous avons créé une interface bidirectionnelle à travers laquelle nous pouvons télécharger toutes nos données vers notre ERP. Si jamais nous souhaitons encore modifier les notes de frais, ces modifications sont automatiquement appliquées dans Rydoo. La mise en œuvre s’est faite en douceur car elle est complémentaire avec le système SAP ».

Durant la période de mise en œuvre de Rydoo, nous avons basé notre campagne de communication sur des affiches, des vidéos de la société, des séances de formation et ainsi de suite. Mais il y a beaucoup d’utilisateurs qui n’ont même pas eu besoin de formation. L’application est très intuitive.

Projet-pilote

L’été 2015, Deloitte a essayé ce système dans le cadre d’un projet pilote. En novembre, il était opérationnel pour un groupe d’utilisateurs qui faisaient généralement beaucoup de dépenses et qui avaient des besoins plus complexes.

En janvier 2016, tous les salariés sont passés au traitement numérique des dépenses Rydoo. Depuis lors, l’utilisation du système est désormais obligatoire : tout est traité et payé par voie numérique. « Durant la période de mise en place du système, nous avons basé notre campagne de communication sur des affiches, des vidéos de la société, des séances de formation et ainsi de suite. Mais beaucoup d’utilisateurs n’ont même pas eu besoin de formation. L’application est très intuitive, » dit Cindy Peeters.

Les utilisateurs répondent de manière similaire. Leurs questions ne concernent pas le système en lui-même ou l’application, mais plutôt la politique des dépenses. Alors que, auparavant, ils avaient tendance à faire ça le plus vite possible sans prêter attention aux détails, maintenant, ils doivent saisir le bon code. En outre, les salariés sont amenés à réfléchir sur la réelle possibilité de récupérer toutes leurs dépenses. Ils veulent mieux connaître les règles en matière qu’auparavant.

Cindy Peeters : « Nous remarquons que nos salariés trouvent ce système efficace et intuitif. Ils s’y retrouvent vite, qu’ils soient amenés à beaucoup voyager ou à rester ici en raison d’un travail de type administratif. ».

Un meilleur contrôle

Non seulement les dépenses sont soumises plus tôt afin que les contrôleurs puissent travailler plus rapidement, mais ces derniers ont également la possibilité d’effectuer un contrôle plus minutieux, puisque toutes les données sont accessibles par voie numérique.

Cindy Peeters : « Lorsqu’un reçu est soumis, nous vérifions si toutes les données fournies correspondent aux données du reçu. Les écarts peuvent mettre en évidence des erreurs, mais également des fraudes ou des duplicatas. Nous pouvons remarquer cela tout de suite.

En outre, nous effectuons nos vérifications de manière beaucoup plus précise et globale : le type de dépense, l’endroit où les dépenses ont été effectuées ou les deux. Nous avons travaillé sur cette procédure du début à la fin dans le souci d’une plus grande efficience.

En plus, nous disposons maintenant d’une série de contrôles embarqués qui fonctionnent de manière automatique et le système nous indique les anomalies qui méritent notre attention. Ainsi, nous pouvons nous concentrer sur les demandes de remboursement injustifiées. »

Récupération de la TVA

Pour de nombreuses sociétés, il est presque impossible de récupérer la TVA sur les reçus ou les factures. Chez Deloitte, cependant, ils y parviennent: « Notre société possède une équipe spécifique responsable aussi bien de nos dépenses que de celles de nos clients.

Mais bien sûr nous avons un large groupe de salariés qui effectuent beaucoup de dépenses. Vu le volume de ces dépenses, ça vaut le coup de créer une équipe dédiée. Grâce à un outil des plus neufs, les choses sont beaucoup plus faciles.

Avant, nous étions obligés de traiter plein de choses manuellement ; maintenant, tout va plus vite. Et afin de faire en sorte que les choses aillent encore plus vite, nous avons demandé à Rydoo d’ajouter dans l’application un champ relatif au pays pour que nous puissions savoir automatiquement où récupérer la TVA. »

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