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10 astuces essentielles pour augmenter la productivité de votre petite entreprise.

Depuis que vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vous ne connaissez plus le luxe d'une journée de travail prédéterminée. Vous fixez vos propres heures, vous travaillez quand vous le voulez et, enfin, votre succès est entièrement entre vos mains.

Toutefois, la liberté à un prix.

L'extrême diversité de rôles et de responsabilités que vous devez assumer en tant qu'entrepreneur peut facilement devenir accablante. Non seulement travaillez-vous pour votre client, mais vous devez concilier simultanément les rôles de comptable, de spécialiste du marketing, de RH (si vous avez des employés) et de n'importe quel autre rôle lié au simple maintien des opérations de votre société.

Alors que votre entreprise se développe et que votre charge de travail augmente, il devient de plus en plus important d'évaluer la façon dont vous passez votre temps. Optimisez votre temps et vous serez non seulement en mesure de réduire vos heures de travail, mais vous constaterez également qu'il va augmenter la productivité.

Les astuces suivantes vous aideront à y arriver !

1. Déterminez chaque jour votre TPI (Tâche la Plus Importante)

Choisissez une tâche importante, c'est-à-dire une tâche qui, une fois accomplie, procurera un bénéfice notable à votre entreprise. Faites-en votre priorité du matin (bon, vous pouvez quand même prendre le temps de siroter votre café) et complétez-la avant midi.

Cette tâche ne doit pas prendre plus de 3 à 4 heures, et vous devez la compléter avant de faire quoi que ce soit d'autre (y compris consulter vos courriels ou même penser à d'autres tâches).

Bien qu'êtremement simple, ce concept populaire de productivité engendre des bénéfices psychologiques extraordinaires. Rien ne vaut le sentiment d'avoir complété quelque chose d'importance vitale avant même la moitié de la journée !

Remarque : votre TPI devrait être déterminée à l'avance. Planifiez-la la veille de votre journée de travail (ou, si vous préférez, planifiez toutes vos TPI de la semaine avant le lundi matin)

2. Déléguez de façon efficace

La deuxième astuce pour augmenter la productivité concerne la délégation. L'art de déléguer efficacement est un outil incroyablement utile, et il est absolument essentiel si vous planifiez de développer votre entreprise.

Bien que l'embauche d'employés permanents est une bonne option pour les sociétés très établies, il est beaucoup plus rentable d'engager des travailleurs autonomes... et les résultats sont tout aussi bons !

En fait, il est judicieux d'embaucher des professionnels indépendants pour prendre en charge des aspects de votre entreprise pour lesquels vous ne possédez pas l'expertise requise ou dont vous n'avez pas le temps de vous occuper.

La conception Web, la comptabilité, le marketing... Tous ces emplois peuvent être externalisés de façon numérique et, dans la plupart des cas, la personne que vous embauchez sera une spécialiste livrant des résultats professionnels.

3. Appliquez le principe 80/20

Évaluez votre entreprise sous l'angle du principe 80/20. Vous verrez alors d'où la plupart de vos revenus proviennent, et à quoi vous passez la majeure partie de votre temps. Cela vous aidera à dégraisser en quelque sorte.

Le principe 80/20, aussi appelé le principe Pareto, a été découvert par l'économiste italien Vilfredo Pareto lorsqu'il a remarqué que 80 % des richesses sont détenues par 20 % de la population.

Ce principe peut s'appliquer aux entreprises où l'on constate généralement que 80 % des revenus proviennent de 20 % des clients.

Analysez votre propre entreprise. Si vous remarquez que vous avez plusieurs petits clients qui exigent beaucoup de temps sans produire assez de revenus, n'hésitez pas à les laisser tomber.

Vous ne voulez surtout pas vous accrocher à des clients demandants qui ne rapportent pas beaucoup d'argent.

4. Utilisez des applis de productivité

Les applis de productivité sont une excellente façon de rendre les tâches ordinaires plus faciles, rapides et agréables. Ces applications vont des gestionnaires de tâches généralisés et plurifonctionnels (comme OmniFocus) aux applis dotées de fonctions plus spécialisées (comme LucyPhone, une application qui facilite les appels au centre à la clientèle dans sa façon de gérer les appels en attente).

Les applis de productivité sont disponibles dans un large éventail de créneaux. Il est fort probable qu'une appli répondant aux besoins spécifiques de votre entreprise existe.

En utilisant des applis qui prennent en charge des tâches arbitraires quotidiennes, vous libérerez énormément de temps. Nous avons compilé une liste de 25 applications qui vous aideront considérablement !

5. Consultez vos courriels moins souvent

La consultation compulsive des courriels est un mal courant sur le marché du travail moderne. Il en résulte une augmentation du niveau de stress.

Une étude menée par l'Université de Colombie-Britannique a révélé qu'en limitant le nombre de fois que nous consultons nos courriels (les participants de l'étude étaient limités à 3 fois par jour), le niveau de stress quotidien est considérablement réduit.

Prévoyez des moments spécifiques chaque jour pour gérer vos courriels, et résistez à la tentation de consulter votre boîte de réception à quelques minutes d'intervalle. Si vous travaillez en équipe, vous pouvez également utiliser des outils comme Slack qui réduiront la quantité de courriels que vous envoyez.

Non seulement cette astuce vous aidera-t-elle à réduire votre stress, mais il vous semblera plus facile de vous concentrer sur votre tâche en cours, ce qui nous amène au point suivant...

6. Évitez le mode multitâche : accomplissez une seule tâche à la fois

Votre cerveau n'est pas conçu pour passer rapidement d'une tâche à l'autre.

Choisissez une tâche et accordez-vous une période de concentration ininterrompue pour la compléter. Plusieurs personnes ont l'habitude de travailler de 10 à 20 minutes pour ensuite faire une courte pause et consulter les médias sociaux ou leurs courriels.

Cependant, les courtes pauses de quelques minutes nuisent à la productivité globale. Pour optimiser vos résultats, il est préférable de travailler pendant une plus longue période de temps (60 à 90 minutes) et de prendre une pause un peu plus longue (10 à 15 minutes) entre les blocs de travail. C'est une bonne façon de maximiser votre productivité en suivant les cycles naturels de votre cerveau.

7. Suivez les cycles naturels de votre cerveau

Vous savez probablement que votre cerveau suit différents cycles pendant votre sommeil (paradoxal, profond, léger).

Ce que vous ne savez peut-être pas est que votre cerveau fonctionne également de manière cyclique pendant vos heures d'éveil.

Ce rythme ultradien est divisé en périodes de grande vigilance suivies de périodes de vigilance réduite. En général, une période de forte concentration dure entre 90 et 120 minutes (le plus souvent 90 minutes) avec environ 20 minutes de temps non productif.

Pour suivre ces cycles, divisez votre journée en périodes de travail de 90 minutes, suivies de pauses de 20 minutes. De cette façon, vous maximiserez votre rendement au cours de votre cycle de vigilance et les pauses intermittentes seront extrêmement bénéfiques pour votre productivité globale.

8. Déplacez tout dans le nuage informatique

Le nuage informatique est une plateforme intéressante. Elle est flexible, sans papier et fait des mises à jour en temps réel. Une multitude d'utilisateurs peuvent travailler simultanément sur un même projet, et n'importe quelle donnée peut être accessible de n'importe quelle plateforme (n'importe où).

Opter pour le nuage informatique va bien au-delà d'une simple commodité; c'est également un choix plus sécuritaire. Même si vous perdez tous vos ordinateurs, téléphones et tablettes dans le cadre de circonstances exceptionnelles, vous conservez chaque octet de données.

9. Ne répondez pas au téléphone : utilisez votre boîte vocale !

Nous avons mentionné plus tôt que le fait d'éviter les distractions (qu'il s'agisse de courriels ou des médias sociaux) est un élément clé pour demeurer concentré et maximiser la productivité. Cela s'applique également aux appels téléphoniques.

Ne laissez pas votre téléphone sonner pendant la majorité de vos heures de travail. Redirigez vos appels directement vers votre boîte vocale.

Idem pour les courriels : planifiez des moments précis chaque jour pendant lesquels vous consulterez vos courriels. Cela vous accordera cette période de temps ininterrompu pendant laquelle vous pourrez vous concentrer sur le travail et éviter les distractions inutiles.

10. Levez-vous tôt (vraiment tôt !)

C'est bien connu, l'élite prospère fourmille de lève-tôt. Pas surprenant lorsque l'on sait qu'un réveil matinal nous donne un élan non seulement de productivité, mais également de créativité, d'humeur et de santé.

Lorsque vous vous levez à 5 h, vous avez un important bloc de temps qui vous permet de régler tout ce qui doit être réglé. Lorsque la plupart des gens arrivent au boulot, vous aurez non seulement complété votre TPI, mais vous aurez aussi fait du sport, mangé un bon petit déjeuner et pris connaissance de vos courriels.

Il va sans dire que cela vous donne une énorme longueur d'avance pour la journée.

 

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