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5 raisons d’abandonner les rapports de dépenses sur papier

La gestion des dépenses est une affaire complexe. Livrer des rapports exacts sur la TVA et les avantages imposables ne sont que quelques éléments que vous pouvez accomplir avec un bon outil de gestion des dépenses. Utilisez-vous ce type d'outil ?

Il existe déjà bon nombre de processus simplifiés par l'utilisation d'un logiciel, mais lorsqu'il est question des dépenses, 41 % des entreprises continuent de générer des rapports de dépenses sur papier.

Cela signifie que 41 % des entreprises perdent un temps précieux et font probablement des erreurs dans leurs rapports de dépenses.

Et lorsque les rapports sont erronés, des informations utiles peuvent être perdues. L'utilisation d'un logiciel pour gérer les dépenses règle de nombreux problèmes :

Efficacité améliorée

Tout d'abord, l'utilisation d'un logiciel améliore l'efficacité pour ceux et celles qui soumettent les dépenses (employés), les traitent (comptables) et génèrent des rapports et des analyses (directeurs financiers). Tous les acteurs impliqués passent beaucoup de temps sur les dépenses, et ce temps pourrait être consacré à d'autres tâches plus productives dans l'entreprise.

Politique de dépenses améliorée

Les pratiques et les politiques de l'entreprise peuvent être améliorées grâce aux informations qui sont fournies par les outils de gestion des dépenses. Puisque les rapports sont beaucoup plus précis, vous pouvez enfin vous appuyer sur des données pour prendre des décisions.

Excellent rendement du capital investi

Connaissez-vous l'expression « quel est le coût de l'inaction » ? Réfléchissez à cela lorsque vous considérez un nouveau logiciel : le coût du logiciel opposé au coût du temps de tous les employés qui déclarent des dépenses, et des équipes des finances qui vérifient, remboursent et analysent les dépenses.

Contrairement à ce que certains pourraient penser, mettre en œuvre un nouveau logiciel n'est pas fastidieux. Pour les 41 % qui travaillent toujours sur support papier, le changement ne devrait prendre que quelques heures.

Une formation supplémentaire pour tous les types d'utilisateurs est conseillée et garantira que tout le monde adopte le nouvel outil.

Rentabilité accrue

Plusieurs personnes ne réalisent pas que la réduction des dépenses a un effet direct sur le chiffre d'affaires. En 2012, environ 9 % des dépenses ne respectaient pas les politiques ; un 9 % qui pourrait être économisé sur les dépenses. Croyez-vous vraiment que les gestionnaires vérifient toutes les dépenses des employés manuellement ? Pourquoi ne pas utiliser un logiciel qui fait le travail à leur place ?

Et qu'en est-il de la mobilité ?

Utiliser un logiciel pour automatiser les dépenses n'est qu'un début. À l'ère mobile dans laquelle nous vivons, les téléphones intelligents ont une valeur ajoutée lorsqu'ils peuvent se connecter à des systèmes de gestion des dépenses. Les téléphones mobiles permettent aux employés d'utiliser Rydoo pour :

  • Numériser des reçus lors des déplacements ;
  • Ajouter des métadonnées (projet, catégorie, etc.) aux dépenses ;
  • Générer des rapports de dépenses ;
  • Gagner un temps précieux.

Alors, qu'attendez-vous ? Nous espérons qu'économiser du temps et de l'argent fait partie de vos résolutions pour la nouvelle année, et que nous pourrons vous aider à atteindre cet objectif !

Des questions ? N'hésitez pas à communiquer avec nous !

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