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Déploiements et lancements ultra rapides!

Une des raisons pour laquelle certaines compagnies, grandes et petites, hésitent à effectuer la transition de la gestion traditionnelle des dépenses à un logiciel en nuage est la perception qu'il faut beaucoup de temps et d'efforts pour lancer et déployer un tel logiciel.

Et vous savez quoi ? C'est habituellement le cas – sauf lorsqu'il est question de Rydoo.

Rydoo peut être lancée pour un grand nombre d'utilisateurs avec une relative facilité.

Nous avons un processus grandement simplifié grâce auquel nous pouvons déployer notre solution en 10 semaines (et parfois même plus rapidement) – tout dépend de la vitesse à la laquelle l'entreprise en question souhaite avancer, et de son degré d'engagement.

Mais ne précipitons pas les choses, ici.

En tant que gestionnaire, vous avez probablement déjà souvent fait face à de l'opposition de la part d'employés lors de la mise en œuvre d'un nouveau logiciel, et ce, même si ce logiciel améliore considérablement la productivité.

Mais les employés ne s'intéressent pas à la hausse de la productivité – ils se soucient des deux choses suivantes :

  • Éviter les tâches déplaisantes, dans la mesure du possible.
  • Faire les choses plus facilement.

Heureusement, le logiciel de gestion des dépenses de Rydoo couvre facilement ces deux points.

Du point de vue de la gestion, Rydoo est une bénédiction : une appli qui simplifie le problème de déclaration des dépenses, offre des rapports clairs et précis, et fait gagner du temps aux employés.

Rydoo peut être lancée rapidement – peu importe la taille de votre entreprise

« Honnêtement, l'utilisation de Rydoo a été un soulagement pour nous. Pour moi, qui est à la fois directeur financier et utilisateur, ça m'a sauvé la vie. Pas de papier, pas de tableur Excel – c'est simple et efficace. Et aussi incroyable que cela puisse paraître, leur équipe est arrivée à la lancer pour plus de 200 employés dans 30 pays en moins d'une semaine ! »

Johan Brekelmans – directeur des finances, Dorc

Cela explique en partie pourquoi les gestionnaires et les employés aiment travailler avec nous.

Nous comprenons parfaitement qu'un processus de lancement long et pénible peut être stressant pour les employés et dispendieux pour la compagnie.

Voilà pourquoi nous consacrons toute notre attention à faire avancer les choses le plus rapidement possible.

  1. Signer un partenariat – Nous sommes toujours heureux de recruter de nouveaux clients, mais ce n'est pas à ce moment que nous célébrons. La plupart du temps, les gens qui signent des contrats ne sont pas ceux avec qui nous travaillerons pendant les phases de lancement et de déploiement. À ce stade-ci, nous avons très hâte de rencontrer ces personnes, de connaître leurs besoins et ce qu'ils veulent accomplir, et de commencer à travailler avec eux.
  2. Première réunion avec les administrateurs de la compagnie – La plupart du temps, les personnes responsables du lancement dans la compagnie sont issues des départements des RH et de la comptabilité. Un chargé de comptes de Rydoo les rencontre pour identifier et comprendre les utilisateurs.

Il s’agit d'une partie importante du processus. La plupart des lancements échouent misérablement et deviennent un fouillis, car les besoins des utilisateurs ont mal été cernés au début. Nos premières rencontres avec les administrateurs de la compagnie visent ces deux objectifs :

  • Nous familiariser avec la culture de la compagnie et les besoins des utilisateurs;
  • Enseigner aux administrateurs le plus que nous pouvons à propos de l'appli et du processus Rydoo.

La stratégie de déploiement est également abordée à ce stade. Testerons-nous et lancerons-nous Rydoo en parallèle avec le système de gestion des dépenses existant ? Ou s'agira-t-il d'un transfert ?

  1. Configuration de compte et perfectionnement – Les administrateurs de la compagnie sont les premiers à tester Rydoo . Avec notre aide, ils configurent leurs comptes et y ajoutent les données principales. Les administrateurs sont encouragés à effectuer une batterie de tests afin de vérifier la fonctionnalité de l'appli et de prendre des décisions sur les paramètres. Le chargé de comptes de Rydoo est en communication constante avec eux et les assiste, au besoin. Il assure également la liaison avec l'équipe de Rydoo afin de déterminer ce qui est possible et ce qui ne l'est pas en matière de paramètres spécifiques au client.
  2. Formation des utilisateurs – Une fois la phase 3 terminée, nous sommes prêts à aller de l'avant et à former les utilisateurs potentiels sur la façon d'utiliser l'appli Rydoo. Cela peut se faire de différentes façons :
  • Manuel d'utilisation
  • Vidéo de formation
  • Courte séance de formation en direct

En fait, Rydoo est une solution si facile et intuitive que les employés ont rarement besoin de plus de 20 minutes pour comprendre son utilisation.

  1. Phase d'essai – Les administrateurs sélectionnent des utilisateurs pour le pilote afin de tester l'appli et de faire des recommandations. Le nombre idéal de testeurs est de 10 à 15, ce qui nous permet d'obtenir différents points de vue sur les applis mobiles et différents niveaux d'adoption de l'appli mobile. Rydoo et les administrateurs recueillent constamment les rétroactions des testeurs, peaufinent les paramètres et ajustent ce qui peut être ajusté afin qu'une adaptation parfaite soit réalisée.
  2. Lancement final – La dernière phase du processus est le lancement. À ce stade, la plupart des utilisateurs ont reçu leurs manuels d'utilisation et sont familiers avec les fonctionnalités de l'appli Rydoo. Nous laissons nos clients choisir la méthode de lancement : échelonné, croissant, total, par département, par nombre fixe d'utilisateurs, etc. Nous pouvons également faire table rase dans tout le compte en ne laissant que les paramètres désirés afin que les utilisateurs puissent amorcer un nouveau départ.

Pendant toutes ces étapes, nous collaborons avec les administrateurs de la compagnie et nous fournissons du soutien 24 heures sur 24 pour tous les utilisateurs. Nous sommes extrêmement fiers du fait que nous sommes continuellement applaudis pour notre soutien à la clientèle exemplaire.

Le processus de lancement peut prendre aussi peu que 10 semaines, même pour de grands systèmes.

Cela dépend de la compagnie et des administrateurs. S'ils ont très hâte de mettre en œuvre Rydoo le plus tôt possible, nous pouvons y arriver en deux mois.

Nous avons même déjà lancé Rydoo pour 200 utilisateurs dans 30 pays en moins de 10 jours – ça c'est du déploiement rapide !

Nous sommes également en mesure de fournir un soutien complet à nos utilisateurs afin de les aider à intégrer Rydoo aux autres logiciels qu'ils utilisent.

L'exportation automatique de données vers des PGI, l'importation automatique de données vers Rydoo depuis des outils de RH ou de PGI, et l'authentification unique sont tous possibles, et nous travaillerons étroitement avec les administrateurs afin de veiller à ce que tout se déroule sans anicroche.

Les plus grands clients de Rydoo

Nous collaborons avec succès avec de grandes sociétés européennes, et nous nous assurons que leurs employés aient plus de temps pour accomplir les tâches importantes.

À notre avis, les dépenses ne devraient pas monopoliser leur temps de travail !

  • Brussels Airlines – Le transporteur aérien national de la Belgique est l'un de nos plus grands clients. Plus de 3 200 de leurs employés utiliseront Rydoo comme principale application de gestion des dépenses.
  • Renault – Ce fabricant de voitures désire que ses employés se concentrent sur le design des voitures de demain, et ce, sans se soucier des dépenses.
  • Deloitte – Deloitte offre des services d'audit, de consultation, de conseil financier, de gestion des risques et de taxes à des clients sélectionnés. Ils ont actuellement plus de 3 000 utilisateurs actifs qui utilisent Rydoo pour leurs dépenses.
  • Henkel – Vous avez probablement au moins un produit Henkel chez vous. Les employés de Henkel peuvent se concentrer à bâtir une excellente marque.
  • De Persgroep – Le personnel de De Persgroep est également heureux d'utiliser l'application Rydoo. En ce moment,  plus de 900 d'entre eux sont des utilisateurs actifs et emploient l’appli pour accélérer leurs activités liées aux dépenses.
  • Scania Benelux – On compte plus de 150 utilisateurs de Rydoo actifs chez Scania Benelux. Cette société automobile scandinave a mis Rydoo à la disposition de tous ses employés aux Pays-Bas, en Belgique et au Luxembourg.

Rydoo peut aider votre grande entreprise à réduire considérablement le temps que vos employés passent sur les dépenses, et nous pouvons le faire rapidement, sans interrompre vos activités quotidiennes. Mais ne vous fiez pas à nous… Voici ce que nos clients ont à dire sur Rydoo:

« Grâce à Rydoo, nous gérons maintenant plus rapidement nos dépenses, sans toute la paperasse inutile. En tant que compagnie, nous avons un excellent contrôle sur ce qui est dépensé et ce qui ne l'est pas, et nos employés passent moins de temps à se soucier de cet aspect. Ils peuvent soumettre leurs notes de frais de partout et recevoir un remboursement plus rapidement. »

Steven Desloovere – contrôleur financier Medialaan

« Nos dépenses sont maintenant gérées en quelques clics, plutôt que de se traduire une tâche manuelle fastidieuse qui prend des heures. Plus besoin de faire des piles de reçus. La numérisation et la sauvegarde automatiques nous ont libéré beaucoup de temps. »

Hares Kumar – comptable, Bathoro

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