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Gestion des dépenses: méthode traditionnelle VS dans le nuage

Plusieurs entreprises utilisent encore des tableurs pour gérer leurs dépenses, et ce, sans réaliser que cette procédure a un prix qui n'est pas immédiatement visible. Dans un de nos articles de blogue précédent, nous avons expliqué comment votre compagnie perd de l'argent si elle utilise toujours Excel.

Dans ce billet, nous comparons les méthodes de rapport de dépenses traditionnelles et celles basées dans le nuage informatique pour vous montrer où se trouvent les différences.

La déclaration des dépenses traditionnelle

  • Étape 1 : L'employé saisit tous les reçus dans une feuille Excel et place les reçus dans l'ordre énuméré sur le rapport de dépenses.
  • Étape 2 : L'employé doit concilier toutes les dépenses avec les relevés de carte de crédit ou les relevés bancaires si les achats ont été réglés avec une carte de compagnie ou une carte personnelle.
  • Étape 3 : L'employé doit vérifier les dépenses pour s'assurer qu'elles sont conformes aux normes de la compagnie.
  • Étape 4 : Soumission du rapport de dépenses pour approbation par le gestionnaire si l'employé est tenu d'obtenir l'approbation de celui-ci pour les rapports de dépenses.
  • Étape 5 : Le gestionnaire détermine si la dépense respecte les normes de la compagnie et, si tel est le cas, il lui assigne une catégorie de dépense.
  • Étape 6 : Le gestionnaire répète le processus de vérification pour chaque dépense du rapport.
  • Étape 7 : Si un élément sur le rapport de dépense n'est pas approuvé, le gestionnaire en informe l'employé. L'employé recommence à l'Étape 1.
  • Étape 8 : Lorsque le gestionnaire approuve le rapport de dépenses, ce document peut être envoyé de nouveau à la comptabilité ou aux RH pour être traité à des fins de comptabilité et de remboursement.

La déclaration des dépenses dans le nuage

  • Étape 1 : L'employé prend les reçus en photo et ajoute des données supplémentaires (projet, catégorie, modalité de paiement) et les soumet pour approbation. L'employé ne peut pas perdre de reçu et les dépenses sont soumises au fur et à mesure.
  • Étape 2 : Approbation par les gestionnaires des dépenses soumises. Si la dépense n'est pas approuvée, elle est rejetée et un motif de rejet est fourni. Grâce aux règles et aux alertes, il est facile de voir si une dépense est conforme aux normes de la compagnie.
  • Étape 3 : Toutes les dépenses approuvées par les gestionnaires sont disponibles pour la comptabilité ou les RH, et peuvent être exportées vers un logiciel de comptabilité ou un PGI (ERP).
  • Étape 4 : Remboursement de l'employé pour toutes les dépenses approuvées. Le rapport de dépenses tel que nous le connaissons n'est plus nécessaire grâce aux rapports de dépenses dans le nuage.

Avec le processus traditionnel de déclaration des dépenses, cela peut prendre des semaines, voire des mois avant qu'un employé reçoive un remboursement. En plus du temps perdu, il faut également considérer le taux d'erreurs possibles lorsque les données sont transcrites dans une feuille Excel.

L'utilisation d'une solution de gestion des dépenses dans le nuage est bénéfique pour tous les acteurs impliqués dans le processus de déclaration des dépenses. Tout commence avec l'employé effectuant la dépense, mais le flux des dépenses implique les employés, les approbateurs, les comptables et les directeurs financiers.

Avantages pour les employés :

  • Consacrer moins de temps aux rapports de dépenses
  • Impossible de perdre des reçus
  • Remboursements plus rapides

Avantages pour les approbateurs :

  • Consacrer moins de temps à l'approbation grâce aux règles et aux alertes
  • Approbation au niveau des dépenses plutôt qu'au niveau des rapports
  • Les rapports de dépenses sur papier ne sont plus nécessaires

Avantages pour les directeurs financiers :

Contrairement à ce que beaucoup de gens croient, les rapports des gestion des dépenses dans le nuage ne sont pas dispendieux. Si vous calculez toutes les heures que vos employés passent sur les rapports de dépenses, vous pouvez conclure que le rapport de dépenses lui-même coûte bien souvent plus cher que les dépenses déclarées dans celui-ci.

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