>>> >> > >>

Guide détaillé pour récupérer la TVA étrangère

20 milliards d'euros. C'est le montant d'argent qui est laissé sur la table chaque année en TVA étrangère non réclamée. Inutile de spécifier que 20 milliards d'euros est un montant d'argent oublié énorme pour les compagnies (et une somme littéralement donnée à la trésorerie de l'UE). Alors pourquoi les compagnies ne récupèrent-elles pas les sommes auxquelles elles ont droit ?

Eh bien, ce n'est pas si simple. Bien que votre compagnie puisse certainement gagner des revenus supplémentaires en réclamant la TVA étrangère à laquelle elle a droit, le processus de réclamation est en fait très fastidieux.

Il exige du temps, de l'expertise et énormément de bureaucratie.

Mais jetons d'abord un coup d'œil à la TVA. Qu'est-ce que c'est et comment fonctionne-t-elle ?

Qu'est-ce que la TVA et pourquoi ai-je droit à un remboursement ?

TVA signifie « taxe sur la valeur ajoutée ». Il s'agit de la taxe de base ajoutée aux biens et services dans toute l'Union européenne. La valeur précise varie d'un pays à l'autre, mais elle se situe généralement entre 15 % et 25 %.

Si vous n'êtes pas un résident de l'UE, vous êtes admissible à remboursement de la TVA sur certaines dépenses effectuées dans l'UE à des fins commerciales.

Si vous êtes propriétaire d'entreprise, presque chacune de vos dépenses effectuées dans l'UE est admissible à un remboursement de la TVA, pourvu que chaque reçu et facture soit conforme aux législations fiscales locales.

Guide pour réclamer la TVA sur les dépenses d'entreprise

Si votre entreprise est active dans des pays où elle n'est pas établie ou inscrite à la TVA, elle sera inévitablement sujette à beaucoup de TVA. Vous voudrez alors récupérer le plus de taxes possible.

Les dépenses les plus communes auxquelles votre compagnie est exposée sont :

  • Voyage et hébergement ;
  • Frais de services locaux ;
  • TVA sur les importations de biens franchissant les frontières ;
  • Achats de biens locaux.

Pour une entreprise ayant des activités partout dans le monde, la TVA payée sur ces dépenses représente un montant considérable au bout d'une année.

Pour réussir à récupérer la TVA sur ces dépenses, il est impératif de suivre le processus à la lettre. Toute procédure non conforme sera rejetée et la TVA sur les dépenses sera perdue.

Tout d'abord, jetons un coup d'œil sur les dépenses qui ne sont pas admissibles à une réclamation.

Ce que vous ne pouvez pas réclamer

Les dépenses suivantes ne sont pas admissibles à une réclamation :

  • Tout ce qui est acheté pour un usage exclusivement personnel ;
  • Les frais de représentation ;
  • Les frais encourus par votre société pour produire du matériel exonéré de la TVA;
  • Les actifs commerciaux qui vous sont transférés à titre d'entreprise en exploitation.

Une fois que vous aurez établi quelles dépenses sont admissibles pour un remboursement, vous devrez connaître quelques détails inhérents au processus de réclamation.

Détails des réclamations – Devises, délais et montants minimums

Il a y un certain nombre de choses que vous devez garder en tête lorsque vous vous préparez à déposer une demande de remboursement de la TVA.

Tout d'abord, chaque pays de l'UE a ses propres montants pour le remboursement minimum. Il y a un minimum annuel et un minimum provisoire.

La valeur annuelle représente les réclamations faites pour toute l'année, tandis que la valeur provisoire équivaut aux réclamations de plus de 3 mois, mais de moins d'une année. La majorité des pays ont 50 € comme minimum annuel et 400 € comme minimum provisoire.

Ensuite, lorsque vous déposez une réclamation, vous devez utiliser la devise nationale du pays dans lequel la dépense a été effectuée. Si les montants sur vos factures sont en euros (ce qui est probablement le cas), vous devez utiliser le taux de change en vigueur à la date spécifiée sur la facture.

Et finalement, il y a une date limite pour déposer une réclamation. Vous devez réclamer avant le 30 septembre de l'année civile suivant celle pour laquelle vous avez déboursé la TVA.

Vos réclamations ne doivent pas dépasser une année civile et ne peuvent pas s'étaler sur moins de 3 mois (à moins qu'il s'agisse de ce qu'il reste pour l'année civile).

Procédure de classement

Une fois que vous connaissez les détails et que vous savez quelles dépenses sont admissibles pour un remboursement de la TVA, vous pouvez entamer la procédure de réclamation (en présumant que vous avez tous les reçus et factures nécessaires et qu'ils sont conformes).

La demande doit être soumise par voie électronique (au plus tard le 30 septembre) auprès des autorités fiscales compétentes du pays dans lequel la dépense originale a été effectuée.

Une fois la réclamation reçue et traitée par les autorités fiscales, un des trois résultats possibles surviendra :

  • La réclamation est acceptée et le montant demandé sera payé électroniquement ;
  • La réclamation est rejetée, en tout ou en partie. L'analyse nécessaire sera transmise au demandeur ;
  • Des informations ou documents supplémentaires seront exigés pour finaliser le processus de réclamation. Une date limite sera donnée pour soumettre ceux-ci.

Défis inhérents à la réclamation de la TVA

Bien que le processus ci-dessus soit assez simple (quoiqu’un peu fastidieux), il existe quelques complications cachées.

Disparités entre les législations d'un pays à l'autre

Les lois fiscales varient d'un pays à l'autre de l'UE. Les bureaux de services fiscaux de chaque pays abordent la TVA d'une façon différente. Ainsi, les bonnes pratiques et les règles de recouvrement varient. Pour vous, cela signifie que, plus vous êtes actif dans divers pays, et plus le processus de recouvrement de la TVA est complexe.

Conformité des factures et des états financiers

Chaque pays applique ses lois fiscales de façon très stricte. Cela signifie que, lorsque vous tentez de déposer une réclamation de la TVA, chaque facture de la période donnée sera vérifiée. Pour cette raison, il est très important que chaque reçu contienne toutes les informations requises. Autrement, la réclamation sera perdue.

Taux élevé de réclamations rejetées

Étant donné le processus de vérification extrêmement rigoureux entrepris par les bureaux de services fiscaux, le taux de réclamations rejetées est très élevé.

En fait, l'entreprise moyenne aura un taux de non-conformité de 60 % à 70 %, ce qui signifie qu'une portion considérable des réclamations est perdue.

Cela est dû aux reçus et aux factures ne contenant pas toutes les informations nécessaires pour satisfaire aux lois fiscales locales (par exemple, un reçu émit au nom de l'employé plutôt qu'au nom de la compagnie).

Les réclamations de la TVA nécessitent des ressources

Même si vous recueillez chaque reçu avec diligence pour assurer leur conformité, tout le processus de réclamation de votre TVA étrangère exigera énormément de temps et d'efforts, sans oublier que votre personnel aura besoin d'une expertise spécialisée pour s'assurer que le processus s'effectue sans anicroche.

Utilisez Rydoo pour automatiser le processus (et faites de l'argent !)

Au bout du compte, vous ne souhaitez pas que votre personnel (ou vous-même) soit embêté par des tâches bureaucratiques ennuyeuses.

Heureusement, vous pouvez utiliser Rydoo non seulement pour faire le suivi de toutes vos dépenses d'entreprise d'une façon entièrement conforme à la législation en matière de TVA, mais aussi pour vous acquitter des réclamations de la TVA étrangère en votre nom.

Factures numériques – Conformité automatique

Notre application Rydoo sauvegarde et numérise tous vos reçus et factures pendant l'année. Vous n'avez qu'à prendre une photo de votre reçu en utilisant votre téléphone intelligent et l'appli fera le reste !

À la fin de l'année fiscale, toutes les données seront compilées et traitées par notre partenaire, VAT IT, qui réclamera ensuite toute la TVA étrangère à laquelle vous avez droit.

Cela est bénéfique pour vous de multiples façons. En plus d'épargner beaucoup de temps et d'effort, vous vous assurez qu'aucune de vos factures d'entreprise ne sera non conforme.

En sauvegardant des factures qui seraient autrement perdues, et en ne laissant pas d'argent sur la table, Rydoo vous fera gagner de l'argent et, dans bien des cas, il s'agit de beaucoup plus d'argent que le frais d'inscription pour l'application !

 

Derniers articles

Rydoo

Comment Ivalis a réussi à réduire son temps de remboursement des frais professionnels de 3 jours

Les magasins ne ressemblent plus à ce qu'ils étaient il y a 15 ans car des technologies telles que la RFID (radio-identification), la géolocalisation ou les étiquettes électroniques ont transformé le secteur de la vente au détail. Avec plus de 13 000 magasins et entrepôts utilisant leurs produits et services, Ivalis est l'un des leaders mondiaux dans la gestion  d'inventaires. Depuis sa création en 1991, ses opérations se sont développées de façon significative ; la société, basée en France, dispose désormais de 11 filiales et 50 bureaux à travers le monde — ce qui signifie qu'elle doit gérer un nombre croissant d'employés. Nous avons échangé avec Philippe Kempf, Contrôleur de Gestion du groupe Ivalis, de leur approche, comment ils s’assurent en permanence que les outils déployés sont efficaces et pourquoi ils ont fait le choix de Rydoo pour la gestion de leurs dépenses.

2019-06-03
Partager
En savoir plus
Rydoo

Pourquoi les éditeurs de logiciels devraient-ils repenser la gestion de leurs dépenses ?

En 2011, Marc Andreessen fut le premier à affirmer pour le Wall Street Journal que les logiciels allaient conquérir le monde. Aujourd’hui, c’est bien le cas : de nombreuses entreprises technologiques ralentissent leurs développements de logiciels, alors que de nombreuses startups se créent et sont financées quotidiennement sous le modèle SaaS. Même les entreprises les plus connues pour leurs produits ‘hardware’ ajustent leur positionnement. Apple par exemple renforce ses services logiciels au détriment des ventes de iPhones.

2019-04-04
Partager
En savoir plus
Rydoo

Comment déployer Rydoo auprès de 460 000 collaborateurs ?

Avec plus de 460 000 employés et une présence dans 72 pays, Sodexo, leader des Services de Qualité de Vie et maison-mère de Rydoo, représentait un enjeu de taille pour l’éditeur de solution SaaS : implémenter sa plateforme et la déployer auprès d’un très grand compte. Grandir ensemble et apprendre les uns des autres façonnent le modèle “corp-up”. Quels ont été les difficultés rencontrées lors du déploiement ? Quels sont les résultats aujourd'hui ?

2019-01-23
Partager
En savoir plus
Rydoo

Une transformation digitale commence de l'intérieur

Koen Dierckx est Directeur Financier de Vanbreda Risk & Benefits depuis 2015. Afin de développer la stratégie de dématérialisation de l’entreprise, il a étudié les différents processus internes existants avec pour objectif principal de réduire les tâches à faible valeur ajoutée.

2019-01-09
Partager
En savoir plus