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Comment choisir une solution de gestion des dépenses? Les 13 fonctionnalités indispensables

La gestion des déplacements et frais professionnels (appelée aussi T&E pour Travel & Expense) a énormément évolué au cours des dernières années. Les logiciels SaaS (Software as a Service) ont redéfini l’offre existante. L’innovation qu’ils apportent dans les sociétés les rendent indispensable pour toute organisation souhaitant changer sa façon de travailler. Toutefois, l’offre ne cesse de s’étoffer et on compte environ 100 acteurs, ne serait-ce que sur le marché de la gestion des frais professionnels. Il peut s’avérer difficile de choisir la solution adaptée à votre entreprise. Découvrez à travers ce guide quels sont les éléments à prendre en compte pour déployer l’outil répondant au mieux aux besoins de votre organisation.

Recommandations

  • Optez pour un outil SaaS. Les applications en mode SaaS dominent le marché Travel & Expense en 2018 ; elles offrent des fonctionnalités avancées, à un tarif compétitif, tout en vous évitant de trop solliciter votre équipe informatique.
  • Assurez-vous que la solution de gestion des dépenses retenue: soit adaptée aux pays et aux secteurs dans lesquels vous opérez et, qu’elle puisse s’intégrer facilement à votre back-office.
  • Les solutions SaaS disponibles en version mobile (via une application) proposant la « lecture » d’un reçu et le remplissage automatiques des champs avec ses données (montant, devise, marchand, etc.) sont les solutions plébiscitées des sociétés qui souhaitent simplifier leurs processus de gestion des dépenses et améliorer la qualité de vie de leurs collaborateurs.
  • Une application Travel & Expense intuitive afin d’offrir à vos collaborateurs une solution qu’ils utiliseront vraiment. Vous pourrez ainsi mesurer la réussite de l’implémentation de votre nouvel outil de gestion des dépenses en analysant les taux d’adoption, d’utilisation et de conformité.

Les logiciels SaaS (Software as a Service - SaaS) se sont imposés sur le marché de la gestion des frais professionnels. Perçus comme des outils très innovants, ils sont devenus la norme pour de nombreuses entreprises ayant modernisé nombre de leurs process. Néanmoins, les fonctionnalités proposées par  ces outils diffèrent et sont loin d’être équivalentes.

Envisagez-vous d’entamer cette transformation au sein de votre entreprise ? Cette étude liste 13 fonctionnalités-clés incontournables pour une solution de gestion des dépenses.

Au niveau mondial, en 2017, les organisations ont dépensé plus de 1,3 milliard US$ en déplacements et frais professionnels (Etude GBTA, 2018). Ce budget devenant de plus en plus important au sein des entreprises, elles cherchent constamment à le maîtriser ; ce qui explique le marché florissant de ces outils. Il n’y a rien de surprenant à cela quand on connaît le processus fastidieux et chronophage que représente la gestion des frais professionnels (de l’envoi en approbation, au contrôle et analyse des dépenses), aussi bien pour les employés que pour les équipes financières. Des tâches qui pourraient être facilement automatisées par un outil tel que Rydoo Expense.

D’après une étude Gartner publiée en 2017, 54 % des sociétés ont déjà (partiellement) automatisé leurs processus de contrôle des dépenses, alors que PayStream Advisors (Etude 2017) estime ce chiffre à 63 %. Ce nombre va continuer à croître et faire du marché des applications des gestion des dépenses un secteur affichant une croissance à deux chiffres, pour atteindre un milliard US$.

Gartner (2015) estime qu’il existe plus de 100 éditeurs de logiciels offrant une solution Travel & Expense ; alors comment choisir la solution adaptée à votre entreprise ? Prendre le temps de sélectionner une application qui répondra aux besoins de votre entreprise vous fera gagner en efficacité et optimiser vos coûts.

  1. Pour adresser l’intégralité du process, une solution performante doit répondre à certains points-clés :
  2. Etre simple d’utilisation pour vos employés, qu’ils soient en déplacement ou à leur bureau.
  3. Fournir des reporting précis à votre équipe financière leur offrant ainsi un meilleur contrôle des dépenses.
  4. S’intégrer parfaitement au logiciel de comptabilité ou ERP que vous utilisez déjà.

Offrir un retour sur investissement, notamment faisant gagner du temps à vos collaborateurs dans la gestion de leurs tâches administratives.

Ces points de vigilance sont incontournables ; le choix d’une solution non adaptée à votre organisation aura de nombreuses conséquences : frustrations et faible taux d’utilisation de la solution par vos collaborateurs, notes de frais mal renseignées, données erronées et de longues interventions manuelles pour en assurer une gestion efficace.

Sur quels éléments baser votre choix d’une solution de gestion des dépenses ? Voici les 13 critères  essentiels à évaluer.

1. Intuitif:

Lors du choix d’une  solution de gestion des frais professionnels, un outil intuitif est à privilégier afin d’éviter le sentiment de frustration chez vos collaborateurs. Un outil offrant un taux d’adoption et de satisfaction élevés crée un environnement de travail agréable, tout en ayant un impact direct sur la qualité des données des dépenses.

2. OCR:

La majorité des éditeurs de solutions de gestion des dépenses permettent de prendre une photo de leur reçu et de l’importer dans l’outil. Comparé au process classique, dit “papier”, nécessitant de collecter les justificatifs et remplir manuellement une note de frais, c’est une amélioration considérable. Cependant, la qualité de capture et d’analyse des données diffèrent d’un outil à l’autre ; en effet, certains nécessitent une intervention humaine : après avoir pris en photo le reçu, les utilisateurs doivent remplir manuellement les différents champs d’une dépense.  Des solutions plus innovantes “lisent” les données de la photo du reçu et renseignent automatiquement les champs dans l’outil.

3. Secteurs réglementés:

Les entreprises issues de secteurs réglementés (service financier, santé, éducation et organisation gouvernementale) requièrent la mise en place de solutions complémentaires afin de garantir la conformité de leurs dépenses aux législations locales. Certains outils de niche ont été développés pour répondre à ce besoin. D’autres solutions plus “agnostiques” disposent d’une fonctionnalité dédiée permettant de créer un rapport spécifique.

4. Expertise locale :

Chaque pays a ses propres  réglementations (déclaration fiscale, dématérialisation, conservation des reçus,  indemnités kilométriques, Per Diems, etc.). Suivant les marchés où votre organisation opère, il ne suffit pas d’avoir un outil traduit dans la langue du pays. Il est indispensable de disposer des fonctionnalités vous permettant de gérer facilement ces spécificités locales. Ceci est d’autant plus important si vous gérez plusieurs filiales et souhaitez implémenter un outil de gestion des dépenses au niveau mondial. Vous souhaitez dématérialiser votre gestion des dépenses et ainsi passer au zéro papier ? Vérifiez que la solution retenue a été auditée et dispose des certificats nécessaires.

5. Intégration ERP:

afin  d’automatiser vos workflows. la solution  de gestion des dépenses que vous choisirez devra s’intégrer à votre back-office. Même si la plupart des solutions en mode SaaS s’intègrent avec les ERP et logiciels comptables du marché, il est primordial de vérifier les deux solutions pourront fonctionner ensemble.

6. Gestion en temps réel:

La plupart des solutions SaaS sont accessibles via différents appareils (ordinateur, tablette et smartphone grâce à une application) ; ce qui n’est pas toujours le cas pour des logiciels sur site. Les collaborateurs sont aujourd’hui habitués à naviguer sur des interfaces intuitives, comme celles qu’ils utilisent dans leur vie personnelle. Il est donc primordial de mettre à disposition de vos employés des solutions simples d’utilisation, accessibles partout, tout le temps afin de vous garantir rapidement un fort taux d’adoption et de satisfaction.

7. Tarification et retour sur investissement (ROI - Return on Investment):

Les business models des outils de gestion des dépenses diffèrent. Alors que les logiciels sur site vous sont entièrement facturés, quelles que soient les fonctionnalités utilisées, les solutions en mode SaaS présentent l’avantage d’être économiques (le prix est fonction des besoins de votre entreprise)  et évoluent avec votre organisation. En effet, la tarification est basée soit sur le nombre de dépenses soumises ou d’utilisateurs actifs ; c’est ce second mode de tarification que nous vous recommandons de privilégier afin de piloter au mieux le coût de votre outil. En outre, vérifiez l’existence de modules complémentaires, si le prix évolue en cas d’utilisation intensive par vos employés, quels sont les frais d’implémentation, le préavis, etc.

Le retour sur investissement d’un outil reste étroitement lié à sa tarification. Néanmoins, la capacité d’automatisation des tâches, et donc de gain de temps, diffère énormément en fonction de la technologie et de la performance de la solution. Ainsi, un éditeur peut sembler compétitif au regard de son prix mais s’avérer moins performante en terme de ROI.

8. Fonctionnalités:

Là également, la richesse des fonctionnalités diffère d’une solution de gestion des dépenses une autre. Certains outils proposent la conversion des devises, un mode hors ligne, le suivi kilométrique via Google Maps ou encore l’importation automatique des courses réalisées avec Uber ou Lyft vers la solution alors que d’autres se contentent des fonctionnalités de base.

Autre point à prendre en considération : la personnalisation des paramétrages, notamment en fonction des besoins de votre organisation. Une configuration avancée de la solution est un point primordial : elle offrira à vos collaborateurs une application intuitive et facile d’utilisation, et assurera ainsi à votre entreprise un taux d’adoption élevé, des données de meilleure qualité et des économies plus importantes.

9. Reporting :

Les outils de gestion des dépenses vous offrent une vue précise des dépenses de votre entreprise, la digitalisation de ce process mettant à votre disposition un grand nombre de données. Les solutions les plus complètes sont dotées de tableaux de bords et permettent de générer des reporting personnalisés synthétisant vos indicateurs clés. Cette vue complète permet de prendre de meilleures décisions, de piloter et optimiser le budget relatif aux voyages et aux dépenses. Par exemple, les données issues sur la fréquentation de certaines chaînes hôtelières peuvent vous aider à négocier des tarifs avantageux.

10. Expérience utilisateur:

Nous vous recommandons de choisir un éditeur de solution de gestion des dépenses dont les clients sont semblables à votre organisation, en termes d’effectif et de secteur. Cette approche vous garantira que le prestataire a l’expérience requise pour vous proposer un outil performant, adapté aux besoins de votre entreprise.

11. Support client:

La solution de gestion des dépenses que vous choisirez doit être simple d’utilisation pour vos collaborateurs, de sorte qu'ainsi ils n'auront probablement pas besoin de beaucoup d’assistance.  En cas de question ou de problème, le support client fourni par l’éditeur doit être réactif, multicanal, de qualité et disponible dans votre langue.

12. Mises à jour et maintenance:

L’un des principaux avantages d’un outil SaaS repose sur ses mises à jour régulières, adaptées aux nouvelles tendances du marché, contrairement aux logiciels sur site qui requièrent une maintenance lourde, dont les services informatiques se passeraient bien.  Toutefois, certaines SaaS dévoilent de nouvelles fonctionnalités innovantes plus régulièrement que d’autres. Demandez à consulter la roadmap des évolutions prévues, la fréquence des mises à jour, et comparez ainsi les capacités d’innovations et d’investissements R&D des différentes prestataires.   

13. Sécurité et confidentialité:

Assurez-vous que la société choisie soit conforme aux législations en vigueur, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).  Votre fournisseur doit se conformer aux exigences de l’administration française et stocker les données sur des serveurs sécurisés situés au sein de l’UE, certifiés ISO 27001. La protection contre les attaques DDOS et les virus ainsi que le cryptage des données (en transit et stockées) sont essentiels pour en garantir leur sécurité et leur disponibilité permanente.

Conclusion

Choisir un outil de gestion des frais professionnels adaptée à votre organisation vous garantira d’assurer la satisfaction de vos collaborateurs, sédentaires ou en déplacement, de générer des économies, en réduisant le temps passé à renseigner et contrôler des notes de frais, et vous fournira des données précises sur votre budget Travel & Expense.

Il n’est pas simple d’arrêter son choix tant les options sont nombreuses. En suivant les conseils de ce guide, vous pourrez sélectionner la solution adaptée à votre entreprise, implémentée et opérationnelle rapidement. Gardez en tête que les éléments différenciants concernent le degré d’automatisation du processus d’envoi en approbation des dépenses, les intégrations possibles avec votre back-office, et les reporting disponibles.

Ne choisissez pas par défaut l’outil de gestion des dépenses proposé par votre éditeur de gestion ou ERP. Bien que ces solutions aient l’avantage de garantir une intégration complète à votre back-office, elles peuvent ne pas fournir les fonctionnalités recherchées ou s‘avérer plus onéreuses.

De nombreuses solutions de gestion des dépenses en mode SaaS s’intègrent en toute simplicité avec votre back-office, tout en offrant une interface intuitive, une application mobile que vos collaborateurs apprécieront, des fonctionnalités avancées et une meilleure automatisation des workflows. Rydoo est utilisé par 500 000 professionnels dans 60 pays. Les collaborateurs adorent Rydoo car l’outil est extrêmement intuitif et apporte un gain de temps incroyable. Les services comptables et financiers apprécient l’intégration avec leurs systèmes ERP tels que SAP et Microsoft Dynamics ; les départements informatiques sont quant à eux moins sollicités.

Les sites d’avis peuvent vous aider à évaluer ce que d’autres utilisateurs pensent des applications. Il est à noter que nombre de solutions proposent des versions gratuites ou freemium, ce qui tend à générer un nombre disproportionné d’avis. Elles rencontrent par ailleurs des difficultés lorsqu’il s’agit de proposer une assistance (de nombreux avis portent sur ce problème).Les sites d’avis utilisant des profils LinkedIn et Twitter inspirent davantage confiance que ceux comportant des avis anonymes. Enfin, n’hésitez pas à lire les études de cas et à analyser les références clients pour  valider l’efficacité de la solution retenue.

  

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