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L’appli de numérisation de reçus: la meilleure façon de numériser les reçus

Rien n’inspire plus la terreur qu’une boîte à chaussures remplie de reçus. À mesure que les reçus s’empilent, vous commencez à redouter l’inévitable dimanche après-midi que vous perdrez à entrer des chiffres dans un document Excel. Heureusement, il existe une solution rapide, facile et élégante : un scanneur de reçus automatique.

Qu’est-ce qu’un scanneur de reçus ?

Vous avez sûrement déjà utilisé un scanneur dans votre vie : vous placez une feuille sur la vitre du scanneur, appuyez sur un bouton, et le scanneur sauvegarde l’image du document papier sur l’ordinateur.

Un scanneur de reçus diffère d’un scanneur de document conventionnel sur un aspect fondamental : en plus de sauvegarder une image du reçu, il utilise un logiciel de reconnaissance optique de caractères (ROC) pour traiter l’image en lisant les données affichées sur le reçu et en reconnaissant de manière intelligente les lettres et les chiffres.

L’appli de numérisation de reçus Rydoo Expense

Chez Rydoo, nous savons à quel point il est ennuyeux de trier les reçus et de générer un rapport de dépenses, et c’est pourquoi nous avons pour mission de rendre le processus de rapport de dépenses aussi facile et agréable que possible.

https://youtu.be/KBr6rUdgdGA

L’application Rydoo Expense, comme mentionné ci-dessus, fonctionne comme un scanneur de reçus automatique. Elle consiste essentiellement à traiter l’image d’un reçu (au moyen d’algorithmes de reconnaissance de caractères) afin de produire un reçu numérique contenant toutes les données financières nécessaires, ainsi qu’une mine de métadonnées utiles.

Une fois vos reçus stockés dans un formulaire numérique (mais tout de même légalement valide), l’application Rydoo Expense vous offre une tonne de fonctions extrêmement utiles.

Vous pouvez générer des rapports de dépenses en quelques clics, exporter vos dépenses vers le logiciel de comptabilité de votre choix, et concilier les dépenses à vos relevés de banque et de crédit.

Les avantages de la numérisation automatique des reçus

La technologie de numérisation automatique des reçus apporte une multitude d’avantages qui vous facilitent grandement la vie.

Gagner énormément de temps

D’abord et avant tout, l’avantage le plus évident d’un scanneur de reçus est le potentiel d’économie de temps... d’énormément de temps.

Pensez à tout le temps requis pour entrer les informations d’un seul reçu dans un chiffrier Excel.

Comparez-le au temps nécessaire pour prendre une photo du reçu.

Alors qu’autrefois il fallait passer des heures et des heures à traiter toute une boîte de reçus, aujourd’hui, il n’en faut que quelques minutes. Il ne suffit que de prendre le reçu en photo avec votre téléphone intelligent, et le lecteur optique de caractères de Rydoo Expense s’occupe du reste.

Plus d’espace et moins d’encombrement

Un avantage énorme du stockage numérique des données financières est la diminution du stockage de reçus papier. Vous pouvez rendre votre espace de travail plus propre, moins encombré et grandement amélioré. Ainsi, vous avez moins recours aux tiroirs-classeurs et autres meubles de rangement.

Données financières automatiquement traitées

Normalement, vous rangeriez tous vos reçus dans un seul et même endroit en attendant le jour prévu pour les traiter. Avec la numérisation automatique des reçus, vous pouvez prendre une photo de chaque reçu à mesure que vous les recevez, ce qui signifie que les piles de reçus sont chose du passé.

Ainsi, vous n’êtes plus jamais aux prises avec une montagne de reçus risquant de s’effondrer.

Sécurité accrue

En général, stocker des documents dans une plateforme infonuagique est beaucoup plus sécuritaire que de garder des exemplaires papier de ces documents.

La plupart des serveurs dans le nuage sont extrêmement sécuritaires. Ils sont dotés de protocoles et de méthodes de cryptage complexes, ainsi que de systèmes de sauvegarde fiables vous protégeant de toute perte de données.

De plus, le stockage numérique offre une confidentialité accrue. Car à bien y penser, lorsque des documents sont laissés sur des tables ou dans des tiroirs-classeurs, n’importe qui peut les prendre et les lire.

Mais avec le stockage numérique, ces documents sont accessibles uniquement aux personnes ayant un accès spécifique.

Stockage à long terme

Chez Rydoo, nous conservons vos reçus pour une période de 10 ans. Cela est amplement de temps puisque les lois d’audit de l’Internal Revenue Service (IRS) exigent que les reçus soient conservés pendant 7 ans.

Lorsque votre reçu est stocké de manière numérique, il demeure parfaitement intact au bout de 10 ans. En revanche, les reçus papier ont tendance à s’user et à s’effacer, ce qui peut grandement compromettre leur lisibilité et éventuellement causer des problèmes.

Fini les reçus perdus !

À moins que vous ayez un système de classement méticuleux, vous avez sûrement déjà perdu des reçus de temps à autre. Lorsque l’information est stockée numériquement, les risques de perte de données sont considérablement réduits, et ce, particulièrement si vous utilisez le stockage infonuagique.

Les reçus numériques sont des documents légaux reconnus par la Cour

Les reçus numériques sont parfaitement valides comme documents légaux. L’IRS aux États-Unis et le HMRC au Royaume-Uni reconnaissent les reçus numérisés, ce qui signifie que le processus de classement des remboursements d’impôts et des déductions fiscales pour les dépenses d’entreprise est beaucoup plus facile.

Exactitude

Des heures d’entrées de données finissent assurément par avoir des conséquences négatives sur l’exactitude des informations saisies. Il va sans dire que cela n’est pas un problème lorsque vous utilisez le scanneur de reçus de Rydoo Expense, puisque chaque reçu est traité avec un taux d’exactitude de 100 %.

Conversion automatique des devises

Tout le monde fait des achats en voyageant. Malheureusement, cela signifie que vous vous retrouvez avec une pile de reçus; tous dans des devises différentes.

L’application Rydoo Expense a la capacité de convertir automatiquement la plupart des devises principales dans le monde en utilisant des ratios de conversion à jour.

Exporter les dépenses vers un logiciel de comptabilité

Une fois vos reçus et dépenses stockés numériquement, ils peuvent être exportés vers votre logiciel de comptabilité favori. Rydoo Expense supporte l’Intégration de la plupart des principaux outils utilisés pour la comptabilité et le suivi des dépenses.

Concilier les reçus avec les transactions

Dites adieu aux conciliations pénibles entre votre reçu et votre relevé bancaire. Vous pouvez directement connecter votre compte Rydoo à votre compte bancaire pour concilier les transactions à vos reçus (ou encore, simplement prendre une photo de votre relevé, et l’appli se charge du reste).

Accéder (et entrer) des données quand et où vous le voulez

Peu importe où que vous vous trouviez ou l’heure de la journée, toutes vos données financières peuvent être accessibles depuis n’importe quel appareil, pourvu que vous ayez une connexion Internet.

Cela signifie que, si vous voyagez beaucoup, vous n’avez pas à conserver tous vos reçus et à leur faire une place dans vos valises. Vous pouvez simplement les numériser au fur et à mesure.

Partager facilement (et de manière sécuritaire) des données

Oubliez l’envoi de reçus par la poste. Avec vos données de reçus numérisées, il est extrêmement simple de partager des données de manière sécuritaire avec des clients, des employés et des partenaires d’affaires.

Rapports de dépenses automatisés

Avec toutes les données de reçus stockées numériquement, il ne suffit que de quelques clics pour générer des rapports de dépenses exacts et complets.

Trouver facilement des reçus en effectuant des recherches

Imaginez que vous devez fouiller dans plusieurs boîtes de reçus à la recherche d’une dépense précise datant d’il y a plusieurs années... Non seulement cela vous prendrait-il une éternité, mais il y aurait fort à parier que vous ne trouveriez jamais ce que vous cherchez !

Le stockage numérique est synonyme d’accès facile. Les moteurs de recherche vous permettent de chercher des reçus par catégorie, année, prix ou toutes autres métadonnées liées aux reçus.

Ajouter des métadonnées aux reçus

Qu’il s’agisse de dépenses personnelles ou professionnelles, ajouter des métadonnées à des reçus (p. ex. catégorie, emplacement) est une bonne façon d’organiser les reçus et de les rendre plus faciles à trouver.

Vous devez jeter un œil aux dépenses de voyage effectuées à Ibiza pendant une période de deux semaines ? Aucun problème ! Vous n’avez qu’à consulter la catégorie pertinente et toutes les informations se trouvent là où vous en avez besoin.

Comment l’appli Rydoo Expense se rentabilise (et plus !)

Nous avons maintenant démontré que l’application Rydoo Expense, en lisant les reçus et en numérisant automatiquement leurs données de dépenses, a le potentiel de simplifier beaucoup de tâches financières qui sont typiquement fastidieuses.

Eh bien, Rydoo Expense peut accomplir encore bien plus que de réduire les tâches pénibles et vous faire gagner du temps : il peut également vous faire épargner beaucoup d’argent !

Voici comment :

Suivre les dépenses d’affaires et de voyage

Le stockage des reçus numériques permet à vos dossiers de dépenses d’être beaucoup plus organisés, de façon à ce qu’ils soient plus clairs, plus efficaces et plus faciles à consulter.

Un système de rapports de dépenses beaucoup plus organisé signifie que vous pouvez obtenir plus de remboursements et de retours, et ce, particulièrement pour les dépenses de voyage.

Étant donné que Rydoo Expense sait exactement ce qui est exigé dans un rapport de dépenses afin que celui-ci respecte les lois fiscales (par exemple, si vous souhaitez obtenir un remboursement de TVA pour une dépense de voyage), Rydoo Expense s’assurera que vos chances de réclamations acceptées soient maximisées en générant des rapports de dépenses suffisamment détaillés.

Inutile d’engager un commis comptable

Habituellement, les compagnies engagent un commis comptable pour traiter tous les reçus, compiler l’information dans un rapport de dépenses exhaustif et fournir cette information au reste de la compagnie afin que tout le monde soit au fait de l’état actuel des dépenses.

Mais puisque Rydoo Expense automatise beaucoup de ces tâches, vous pourriez considérer qu’il n’est pas nécessaire d’engager un employé uniquement affecté au suivi des dépenses. Cela signifie forcément que vous épargnerez une somme d’argent importante ou que votre employé aura plus de temps pour accomplir des tâches essentielles pour la compagnie.

Suivi facile des budgets = moins d’erreurs

Lorsque tous vos employés peuvent facilement accéder aux données financières de votre compagnie depuis n’importe quel appareil, ils peuvent également facilement suivre les budgets. En effet, quand tout le monde est à jour sur l’état actuel du budget, il est beaucoup moins probable qu’une personne soumette une dépense superflue.

De plus, il est beaucoup plus facile de suivre les objectifs financiers et, comme nous le savons tous, un bon suivi des objectifs est la clé du succès.

Comment utiliser le scanneur de reçus de Rydoo Expense

Notre appli de numérisation de reçus a été conçue pour être incroyablement conviviale. Pour numériser un reçu, vous n’avez qu’à suivre les étapes suivantes :

  1. Prenez une photo du reçu.
  2. Téléchargez le reçu dans Rydoo Expense, où le lecteur optique de caractères numérisera l’image et reconnaîtra les chiffres et les lettres.
  3. Ajoutez les détails ou métadonnées souhaités. De vastes catégories sur le type de dépenses et les données d’entreprise (p. ex. projet pour lequel la dépense a été encourue) peuvent être très pratiques pour générer des rapports de dépenses et faciliter la planification financière; vous permettant ainsi de voir exactement où va l’argent.
  4. Envoyez le reçu numérique à votre logiciel de comptabilité, ou utilisez-le pour générer un rapport de dépenses.

Bref : Utilisez un scanneur de reçus pour numériser vos reçus, Gagnez du temps et de l’argent, Récoltez les bénéfices

La facilité a habituellement un prix. Normalement, plus une chose vous rend la vie facile, et plus elle est coûteuse. Cependant, Rydoo Expense vous rend la vie beaucoup plus facile et a réellement le potentiel de vous faire gagner du temps et de l’argent tout en vous offrant un large éventail d’avantages :

  • Réduire l’encombrement et le besoin de stockage physique ;
  • Faire gagner du temps instantanément en traitant automatiquement vos reçus ;
  • Maximiser vos chances de remboursements de taxes réussis en générant automatiquement des rapports de dépenses ;
  • Accroître la sécurité de vos dossiers de dépenses ;
  • Permettre l’accès partout dans le monde aux données financières ;
  • Partager rapidement et facilement les données financières avec les personnes de votre choix.

Au final, convertir tous vos reçus et factures papier en données numériques est la voie de l’avenir, et Rydoo Expense est l’outil pour vous permettre d’y arriver.

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