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Le dernier dinosaure dans les processus administratifs de votre équipe des finances

La technologie a eu des répercussions énormes sur presque tous les processus administratifs. Les économies de coûts, les gains en efficacité et les marges d’erreur réduites qu’offrent les principales solutions technologiques continuent d’améliorer les processus de travail de manière exponentielle.

Les procédés administratifs et comptables sont les deux méthodes ayant subi les plus grandes transformations.

Nous n’avons qu’à penser à l’introduction de VisiCalc en 1978 (selon InfoWorld, « le premier logiciel réussi à connaître un cycle de vie complet ») jusqu’aux solutions SaaS de pointe disponibles aujourd’hui, conçues pour gérer des comptes, des achats, des risques, des factures et plus.

Pouvez-vous vous imaginer revenir en arrière et accomplir des tâches administratives seulement armé d’un stylo, d’une calculatrice et d’un grand livre ? Imaginez tout le temps, l’argent et les vieilles ressources consacrés, ainsi que les pertes qui en résulteraient.

Ne pas investir dans l’innovation et continuer d’employer des processus dépassés est tout simplement insensé. Pourtant, c’est exactement ce que plusieurs entreprises persistent à faire lorsqu’il est question des dépenses des employés. La gestion des dépenses demeure l’un des derniers processus financiers négligés.

En sondant des professionnels expérimentés dans les domaines des finances, de la comptabilité et des RH en Europe, Rydoo a constaté que :

  • 32 % des entreprises utilisent une approche manuelle dépassée en matière de gestion des dépenses. Cela implique régulièrement de numériser manuellement des reçus, de classer des formulaires et de les joindre à d’autres dossiers, de trier des reçus, etc. Dans bien des cas, des reçus numériques sont imprimés et classés !
  • 56 % des entreprises utilisent un processus manuel numérisé reposant sur Excel (ou l’équivalent). Il s’agit essentiellement de suivre les mêmes étapes énoncées précédemment, mais avec moins d’écriture et d’entrées manuelles...

Selon des recherches sur les rapports de dépenses effectuées par la GBTA Foundation, dans une entreprise moyenne, 19 % des rapports de dépenses sont soumis avec des erreurs chaque année. Le coût estimé pour corriger les rapports individuels s’élève à 48 €... par rapport !

Avec près d’un rapport sur cinq comportant des erreurs, vous pouvez rapidement calculer les pertes monétaires dans votre entreprise.

En plus de ce type de pertes, considérez le surcroît de travail de l’équipe des finances alors que toutes les dépenses de la compagnie sont soumises, quelques heures ou jours avant la date limite.

Pensez également aux frustrations inutiles des employés lorsqu’il y a des retards de remboursements; des délais qui proviennent souvent d’une cellule Excel mal remplie ou d’un reçu manquant.

La monotonie de cette tâche pour l’équipe des finances et les frustrations inutiles des employés sont tous deux de grands facteurs de démotivation potentiels.

Jumelez à cela les coûts financiers liés aux erreurs dans les formulaires, aux mises à jour des tableurs, à la collecte des reçus, à l’envoi de courriels et à la duplication des renseignements dans les systèmes comptables.

Il est évident que les processus de gestion des dépenses est l’un des derniers dinosaures dans les processus financiers de votre entreprise.

Et pourtant, il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi.

Les avancées technologiques en matière de numérisation et d’extraction de données, de méthodes de livraison, d’intégrations à des logiciels de comptabilité ou PGI – sans compter l’omniprésence des téléphones intelligents – font en sorte que les solutions de gestion des dépenses de Rydoo fournissent un important rendement du capital investi (ROI), sont faciles à utiliser, sont rentables et peuvent être rapidement déployées.

La résistance au changement dans la gestion des dépenses est habituellement minime puisque les employés qui soumettent des dépenses et les professionnels des finances ont déjà décelé les lacunes de ces procédés et systèmes archaïques.

Les demandeurs de remboursement et l’équipe des finances profitent immédiatement des avantages, ce qui facilite considérablement l’acceptation de cette nouvelle solution puisque de réels défis commerciaux sont résolus.

Les avantages issus de l’automatisation de la gestion des dépenses incluent :

  • La réduction des coûts de traitement;
  • Une meilleure capacité à appliquer les politiques de voyage et de dépenses;
  • Une capacité accrue à détecter et à prévenir les fraudes;
  • Une meilleure transparence sur les dépenses;
  • Des remboursements rapides des dépenses encourues par les employés;
  • Un meilleur respect des exigences réglementaires;
  • Une augmentation de l’utilisation des cartes d’entreprise et des rabais;
  • Une augmentation de la satisfaction des employés.

Vous utilisez toujours des systèmes et processus de gestion des dépenses manuels et dépassés ?

Gestion et rapports de dépenses zéro papier

Amorcez la révolution de la gestion des dépenses aujourd’hui ! Constatez par vous-mêmes comment l’automatisation de la gestion des dépenses peut aider votre entreprise. Planifiez une introduction en ligne et/ou demandez un essai gratuit de Rydoo aujourd’hui.

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