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Le guide définitif de la gestion des dépenses

La gestion des dépenses renvoie à la gestion des notes de frais engagées dans le cadre de votre travail. Par exemple, vous pourriez devoir voyager outre-mer par affaires. Au cours du voyage, vous effectuerez probablement des dépenses qui sont uniquement liées à votre séjour professionnel. Ces dépenses devront être soumises, traitées et, dans la plupart des cas, remboursées (lorsque vous les payez de votre poche).

Les modes de paiement varient, mais les plus communs sont : comptant, cartes de crédit personnelles et cartes de compagnie. Peu importe le mode de paiement, ces notes de frais doivent être déclarées, et la gestion des dépenses comprend les diverses activités entourant la gestion des notes de frais.

Plusieurs systèmes de gestion des dépenses suivront typiquement un processus basé, grosso modo, sur ce qui suit :

  • Des reçus sont générés à la suite de la transaction (des copies papier doivent être conservées).
  • De retour au bureau, un rapport de dépenses soit être rempli (à la main).
  • À la fin du mois, les reçus papier doivent être envoyés quelque part (ou photocopiés ou numérisés avant d’être soumis de façon numérique).
  • Une équipe administrative traite ensuite les dépenses. Cela comprend, entre autres, vérifier le respect de la politique de la compagnie, rapprocher les relevés de carte de crédit et détecter les soumissions frauduleuses.

En présumant que toutes les actions ci-dessus ont été complétées correctement, l’employé peut ensuite s’attendre à recevoir un remboursement pour toutes les dépenses payées de sa poche (c.-à-d. sans utiliser une carte de compagnie).

Si seulement c’était aussi facile... Mais la réalité est bien différente !

  • Le nombre des rapports de dépenses qui sont rejetés est important (les raisons de rejet varient des doublons aux violations de politique de compagnie).
  • De plus, le laps de temps entre les voyages et les soumissions de rapports de dépenses peut être considérable, faisant ainsi place aux erreurs et aux reçus perdus.
  • Ajoutez à tout cela des devises étrangères, et le processus devient légèrement plus complexe.
  • Au final, nous menons tous des vies occupées et le traitement des notes de frais a peu d’importance pour la plupart d’entre nous, ce qui explique les lots de dépenses de fin de mois à traiter que nous connaissons tous.

Pourquoi est-il important de moderniser votre approche à la gestion des dépenses ?


Il n’est pas étonnant qu’un nombre grandissant de compagnies abandonne les processus traditionnels au profit des solutions modernes mieux adaptées.

Alors, pourquoi vaut-il la peine d’envisager un changement ? Après tout, la gestion des dépenses n’est typiquement pas une priorité pour les cadres supérieurs aux prises avec des demandes plus pressantes.

Les raisons sont très simples.

  1. Les coûts associés à une gestion des dépenses inefficace sont considérables. Alors que nous subissons des pressions pour trouver des façons d’épargner, ce secteur est souvent négligé. (L’ampleur des économies variera en fonction du nombre d’employés effectuant des dépenses, et des sommes épargnées.).
  2. Les avancées technologiques ont engendré une vaste gamme de différentes solutions de gestion des dépenses qui sont extrêmement économiques et faciles à utiliser. Il est donc logique d’adopter un nouveau système ayant un effet perturbateur minime.
  3. La gestion des dépenses siphonne beaucoup de temps. Il y a presque une haine universelle pour ce concept, et le temps qui y est consacré est souvent considérable; du temps qui pourrait être mieux utilisé en se concentrant sur des tâches plus productives.
  4. La numérisation des notes de frais transforme le processus de gestion des dépenses. Elle élimine les saisies manuelles et les regroupements par lots chez les employés, tout en créant une occasion de mieux comprendre les comportements et de les influencer.

Bref, ce sont les coûts cachés de la gestion des dépenses qui poussent les gens à considérer des solutions de rechange.

Les coûts cachés de la gestion des dépenses


Pour la minorité (chanceuse !) d’entre nous, nous avons le luxe de refiler notre pile de reçus à notre malheureusement secrétaire qui devra les traiter à notre place. Mais pour la majorité des gens, le processus de gestion des dépenses est quelque chose que nous devons assumer et qui a des répercussions dans notre vie personnelle. Vous seriez surpris de connaître les grandes lignes du parcours d’un reçu pour un utilisateur moyen.

Mais à quoi un parcours typique ressemble-t-il, au fait ?

Une fois qu’une transaction est conclue, la plupart des reçus sont rangés dans un sac à main ou un portefeuille. Ceux-ci voient éventuellement la lumière du jour avant d’être temporairement consignés dans une enveloppe ou un tiroir. Lorsque leur « propriétaire » a finalement quelques minutes de libres, Excel entre en service et les reçus sont saisis dans le « système ». Une visite à la photocopieuse ou au scanneur pourrait être requise avant que les reçus poursuivent leur petit bonhomme de chemin.

Cela serait déjà assez pénible si le parcours s’arrêtait ici, mais il ne s’agit que de la pointe de l’iceberg. La personne qui reçoit les reçus travaille souvent au service de la comptabilité ou des finances. Il ou elle est aux prises chaque jour avec des écritures illisibles, des reçus en piteux états et des rapports de dépenses ne correspondant pas aux dépenses soumises. Et tout cela avant même que ces employés tentent de rapprocher les dépenses avec les relevés de cartes de crédit. D’autres enjeux à considérer incluent :

  • Les doublons
  • La conformité à la politique de la compagnie
  • Les entrées frauduleuses
  • Les erreurs à corriger.

La notion que cette approche interne traditionnelle est gratuite est une pure illusion. Tentez d’assigner un coût aux éléments suivants :

  • Frais postaux
  • Dédoublement des tâches
  • Rapports papier
  • Fournitures de bureau
  • Perte de productivité

Peut-on s’étonner que la gestion des dépenses devienne de plus en plus importante alors qu’un nombre croissant de personnes prend conscience de l’ampleur de ces coûts cachés ? Toutes ces personnes, tout ce temps. Il y a sûrement une meilleure façon ?

Comment les solutions de gestion des dépenses fonctionnentelles ?


Les solutions modernes de gestion des dépenses sont typiquement basées dans le nuage. On les appelle des logiciels-services (SaaS). Celles-ci utilisent des applis pour téléphones intelligents afin de gérer le processus de façon harmonieuse. Le parcours typique d’un utilisateur ressemble à ceci :

  • Télécharger une application iOS ou Android (p. ex. Xpenditure)
  • Prendre une photo du reçu en utilisant l’appli
  • Sélectionner des champs personnalisés pertinents (p. ex. catégorie de dépense, compte client, etc.)
  • Télécharger le reçu dans l’appli (ou envoyer une photo par courriel à votre compte en ligne pour contourner l’appli)
  • Se connecter à votre compte en ligne pour vérifier, modifier ou soumettre une dépense en vue d’un remboursement.

Bien qu’il y ait une foule de solutions que vous pouvez choisir, la plupart suivent ce parcours. Une fois les reçus soumis, les utilisateurs peuvent habituellement modifier les données (vérifier les données extraites par le lecteur de caractères optiques), rapprocher les montants avec ceux des relevés de cartes de crédit, soumettre pour approbation et lier la solution à leur compte bancaire pour un remboursement.

Quant aux administrateurs des comptes de gestion de dépenses, ils peuvent normalement générer des rapports, obtenir des aperçus en temps réel et traiter les reçus, c.-à-d. vérifier et rembourser, selon les cas.

En général, les solutions modernes se connectent aussi directement à la plupart des principales solutions de logiciel de comptabilité, éliminant encore une fois le dédoublement des tâches, les saisies manuelles, etc.

À bien des égards, c’est l’émergence (et l’omniprésence !) des téléphones intelligents qui a réellement accéléré la croissance des solutions SaaS. Les téléphones intelligents modernes sont dotés de puissantes caméras, et l’accès permanent à Internet permet aux utilisateurs de traiter les dépenses en temps réel. Ce changement, plus que tout autre, signifie que l’époque des saisies dans Excel et des solutions papier tire à sa fin.

Compte tenu de la puissance des nouvelles solutions, il est évident que les méthodes fastidieuses et coûteuses sont devenues insensées pour la plupart d’entre nous. Alors, quels sont les avantages clés des solutions modernes, et quels facteurs devez-vous considérer lorsque vous évaluez vos options ?

Quels sont les avantages clés ?


Il a de nombreux avantages à abandonner les systèmes traditionnels. Bien sûr, la portée de ces avantages dépend du nombre d’employés et de la quantité de reçus qu’ils soumettent. Si votre compagnie a une grande équipe des ventes qui voyage à l’international, l’ampleur des bénéfices sera importante. Considérant que la plupart des solutions de gestion des dépenses SaaS tournent autour de 10 $/utilisateur/mois (dont la majorité sont sujettes à des politiques d’utilisation équitables), il est évident que le rendement du capital investi (return on investment, ROI) sera considérable.

Alors, quels sont certains des avantages clés ?

  • Économie de temps
    L’importante économie de temps qui est réalisée lorsque l’on met les systèmes traditionnels au rancart est l’avantage le plus convaincant.
  • Facilité d’utilisation
    Les solutions SaaS modernes sont généralement bien conçues (surtout si on les compare à leurs prédécesseurs) et sont pour la plupart simples à utiliser. La majorité offrent des essais gratuits, alors il est facile d’évaluer à l’avance une décision d’achat. Mais encore une fois, lorsqu’elles sont comparées aux processus traditionnels, ces derniers ne font pas le poids.
  • Prix compétitifs
    L’une des principales raisons expliquant la croissance des applications SaaS (parallèlement à l’omniprésence grandissante des téléphones intelligents et de l’Internet haute vitesse) est la structure des coûts de cette vaste industrie. Avec moins d’obstacles commerciaux, la compétition dans la plupart des secteurs est intense. Des structures tarifaires flexibles alignées avec l’utilisation sont en vigueur et, par conséquent, la majorité des solutions de gestion des dépenses génèrent d’impressionnants rendements du capital investi (return on investment, ROI).
  • Aucun coût de transfert
    Une fois de plus, la plupart des frais de transfert des solutions SaaS sont négligeables et, avec des contrats s’échelonnant rarement sur plus d’un an, les dépendances exclusives sont souvent absentes. Tandis que les coûts de formation sont toujours là, la facilité d’utilisation de la plupart des applications ne rend pas le changement de fournisseur problématique comme c’était le cas auparavant.
  • Coûts d’installation négligeables
    L’époque des coûts d’installation énormes, des formations obligatoires et de la dépendance exclusive envers un fournisseur est bel et bien terminée lorsqu’il est question de la gestion des dépenses. À l’exception des déploiements dans de très grandes entreprises exigeant de nombreuses configurations, la majorité des compagnies peuvent avoir un système opérationnel en quelques jours.
  • Faible résistance à la mise en œuvre
  • Gain Insights

Alors, qui sont les principaux bénéficiaires de la modernisation du processus de gestion des dépenses ?

Qui en bénéficie ?


Ce qui est particulier dans le cas de la gestion des dépenses, c’est qu’elles ont des répercussions sur tellement de personnes que les avantages de leur adoption sont très nombreux.

  1. Les employés
  2. Les gestionnaires
  3. Le service des finances

Ce ne sont pas uniquement les compagnies qui en tirent profit.
Bien sûr, les solutions de gestion des dépenses ont un attrait universel et n’offrent pas des avantages exclusivement que pour les grandes compagnies. Les entrepreneurs, les travailleurs autonomes et les PME ainsi que leurs comptables tirent tous également profit de celles-ci. Bref, toute personne effectuant des dépenses dans le cadre de son travail gagne du temps sur les tâches administratives en utilisant une solution moderne Saas. Alors, que devez-vous considérer lorsque vous évaluez vos options ?

Choisir une solution


Lorsque vous avez décidé qu’il est temps d’évaluer une solution, les éléments suivants offrent de bonnes pistes de réflexion.

  • Emplacement
  • Vitesse d’exécution
  • Soutien
  • Coût
  • Liens vers des applications comptables
  • Accès à un essai gratuit
  • La compagnie
  • Validation de tierces parties : sites de critiques et études de cas
  • Déploiement
  • La gamme de fonctionnalités

Une fois que vous avez cerné vos exigences clés, les éléments suivants représentent certains des sites que vous pouvez consulter pour en apprendre davantage sur les applications de premier ordre offertes :

Get App Expense Management

Capterra Expense Management

Prochaines étapes

Maintenant, il ne reste plus qu’à choisir une solution qui répond à vos besoins et à la télécharger.

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