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Ne sautez pas ces étapes lors de l'évaluation d'un outil de gestion des dépenses

Choisir n'importe quel outil d'entreprise peut être un processus fastidieux. Les risques doivent être évalués et plusieurs facteurs doivent être pris en considération.

La gestion des dépenses est un peu différente.

Les risques sont limités pour l'entreprise - revenir à un ancien système Excel en cas d'insatisfaction peut se produire sans dommage. Pourtant, il est extrêmement important de choisir un outil que les gens aimeront utiliser car c'est probablement l'une des rares plates-formes qui aura un impact sur chaque employé de votre entreprise.

Choisir le bon logiciel de gestion des dépenses peut également réduire drastiquement le temps et l'argent que votre entreprise dépense tout en augmentant la productivité de vos équipes.

Alors, comment choisissez-vous le meilleur logiciel pour votre entreprise ?

L'équipe de Rydoo a aidé des milliers d'entreprises à améliorer leur processus de gestion des dépenses ; voici ce que nous avons appris.

 

Connaissez vos parties prenantes

Il peut être tentant de sauter quelques étapes et de commencer directement à tester les solutions, mais si vous le faites, vous manquerez une étape importante - le processus de recueil des exigences.Par conséquent, avant d'aller plus loin, commencez par consulter les personnes de votre organisation et découvrez ce qu'elles jugent important.

Bien sûr, vous voudrez parler à votre équipe finance, mais n'oubliez pas les employés qui travaillent quotidiennement à enregistrer les dépenses et les gestionnaires qui les approuveront. Vos équipes RH et TI peuvent également avoir des informations utiles concernant les données, la sécurité et la confidentialité.

Notre client Irdeto est un bon exemple, l'équipe du projet a mené une enquête auprès de plusieurs employés afin de connaître leur processus en ce qui concerne les frais d'archivage, les frustrations liées au système précédent et les caractéristiques de la nouvelle plate-forme.

Cette étape préalable au projet l'a aidés à créer sa liste d'exigences et à augmenter le taux d'adoption du nouvel outil en mettant en place une plate-forme qui répond aux besoins des utilisateurs.

 

Répondez aux questions suivantes

Une fois que vous avez fini de recueillir des informations, vous devriez avoir une image complète de ce que vous essayez d'accomplir. Vous devriez être en mesure de répondre à des questions telles que :

  • Quels aspects auront vraiment des répercussions sur mon processus ?
  • Sommes-nous prêts à remettre en question nos processus actuels ?
  • Quelles intégrations automatisées devrions-nous prendre en compte ?

Ces questions vous guideront dans l'établissement de votre liste de caractéristiques obligatoires tout en évaluant la capacité de votre entreprise à innover ou non. En outre, en explorant les exigences informatiques au cours des premières phases, vous êtes en mesure d'avoir une vision globale des besoins. 

Planifier l'avenir

La technologie évolue, tout comme l'outil que vous allez utiliser.

Les professionnels déclarent la mort lente des outils sur site et nous sommes entièrement d'accord.

Il en va de même pour les tableurs Excel, s'ils étaient pertinents il y a 15 ans, ils peuvent coûter des millions à votre entreprise aujourd'hui.

Les besoins et les exigences des entreprises évoluent et, afin de rester pertinent pour vos clients et vos employés, vous devez être en mesure de suivre l'évolution technologique. Un aspect que les outils sur site ne permettent pas.

"Si aujourd’hui être mobile est la caractéristique la plus importante pour chaque plate-forme d'affaires, demainl'intelligence artificielle sera incontournable et le lendemain, il n'y aura probablement plus de dispositifs physiques."

Faire face à toutes les évolutions ne peut être réalisé que par des entreprises agiles et innovantes ayant la vision d'améliorer continuellement leurs solutions et d'offrir de meilleures plate-formes à leurs employés.

C'est pourquoi votre solution idéale devrait être suffisamment évolutive pour convenir à votre entreprise, maintenant et dans cinq ans.

 

Défiez vos processus

La gestion des dépenses n'est examinée que lorsque les entreprises doivent réduire leurs coûts Bien que l'abaissement de votre plafond de remboursement puisse vous faire économiser de l'argent, cela frustrera aussi vos employés.

Il existe un exercice beaucoup plus simple qui vous aidera à réduire vos coûts tout en augmentant votre productivité. Défiez vos processus. Pourquoi travaillons-nous avec un rapport de dépenses ? Pourquoi vérifions-nous manuellement les dépenses par rapport à la politique ? Existe-t-il un moyen d'automatiser les contrôles ?

Ces questions vous aident à chercher d'autres solutions et des meilleures.

Supprimer les rapports de dépenses, par exemple, et travailler avec des notes de frais peuvent faire économiser énormément de temps et d'argent à votre entreprise.

Les utilisateurs seront en mesure de prendre des photos de leurs reçus en temps réel, donnant à l'équipe des finances une vue d'ensemble instantanée des dépenses et lui permettant d'anticiper les mouvements de trésorerie.

De plus, avec le bon outil de gestion des dépenses, vos stratégies sont entièrement intégrées dans la plate-forme et des alertes personnalisées sont automatiquement créées lorsque les dépenses non conformes sont saisies, ce qui facilite considérablement le contrôle des approbateurs et des services financiers.

Nous espérons que ces conseils vous aideront à démarrer votre exploration de nouveaux processus. Restez à l'écoute pour notre prochain article sur la façon de mettre en œuvre un nouvel outil de gestion des dépenses.

Commencez à innover maintenant.

L’équipe Rydoo.

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