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Politique de dépenses : les meilleures pratiques

Si vous souhaitez que vos employés suivent les règles de votre politique de dépenses, vous devez d'abord vous assurer que votre politique est conforme aux meilleures pratiques. Celles-ci ne se limitent pas à une simple soumission des dépenses, mais incluent également l'approbation et le remboursement des dépenses.

Si votre politique adopte ces meilleures pratiques, vous remarquerez que la gestion des dépenses deviendra moins frustrante et plus rapide.

1.  Mettez en place une politique de dépenses

Tous les processus de dépenses adhérant aux meilleures pratiques doivent d'abord posséder une politique claire et facile à comprendre. En tant que compagnie, vous êtes tenu d'instaurer une politique afin de démontrer comment les affaires doivent idéalement être effectuées. Il est également important de mettre en place cette politique pour toute enquête de remboursement de dépenses éventuelle pouvant être menée par les services fiscaux. Cette politique contribue à prouver que les dépenses sont réelles et que la compagnie ne rembourse pas des individus pour des dépenses inappropriées ou personnelles.

Assurez-vous que la politique de dépenses n'est pas trop élargie. Les employés ne devraient pas avoir à lire un livre avant de planifier un voyage d'affaires. Aussi, veillez à ce que la politique soit facile à comprendre afin qu'il n'y ait pas (ou peu) place à discussion.

2. Simplifiez les processus

Il est très facile d'effectuer des dépenses d'affaires... et soumettre ces dépenses devrait l'être tout autant ! Les processus difficiles risquent d'effrayer les employés et il est préférable de leur faciliter la tâche. En outre, les processus laborieux prennent plus de temps et des erreurs peuvent être commises s'ils sont trop complexes.

3. Collectez uniquement les informations pertinentes

Le montant et la date ne suffisent pas, mais ne demandez pas trop d'infos non plus. Les informations de dépenses pertinentes incluent le commerçant, le montant, la date, la catégorie et la modalité de paiement. Des données supplémentaires comme la filiale et le groupe peuvent également être ajoutées.

Des applis mobiles, comme Rydoo, peuvent extraire les données des reçus. Cela signifie que la plupart des informations pertinentes sont déjà saisies et que les employés n'ont pas à tout entrer manuellement. Résultat : un processus plus rapide et moins d'erreurs !

4. Soumettez ET approuvez à temps

Si vous exigez que vos employés soumettent leurs dépenses à une certaine date ou heure, assurez-vous que l'approbation de ces dépenses suit un horaire similaire.

Facilitez les soumissions pour vos employés. Plus il leur sera facile de soumettre des dépenses, et plus ils les soumettront rapidement. Les technologies modernes permettent aux employés de simplement prendre une photo d'un reçu et de l'envoyer pour approbation, et ce, aussi peu qu'une minute après avoir effectué l'achat.

C'est la même chose pour l'approbation des dépenses soumises. Facilitez la tâche des approbateurs de sorte que, si une dépense est refusée, ceux-ci puissent fournir un motif de rejet afin que l'employé comprenne POURQUOI la dépense a été rejetée.

5. Évitez les exceptions

Instaurer différentes politiques de dépenses pour différents employés est une pratique à éviter puisqu'elle complexifie les choses.

Cependant, il vous est possible de traiter des exceptions simples au moyen des règles et des alertes. Votre solution de gestion des dépenses devrait donc vous permettre de définir facilement des règles de base pouvant s'appliquer aux catégories ou aux départements, par exemple. Chaque fois qu'une règle est violée, l'employé reçoit une alerte expliquant en quoi la dépense n'est pas conforme à la politique de la compagnie.

6.  Envisagez des outils informatiques et tirez profit des technologies existantes

Les technologies modernes vous permettent de laisser tomber des méthodes de déclaration des dépenses dépassées. De nos jours, les rapports de dépenses peuvent être entièrement produits sans papier, et ce, de la soumission des dépenses aux remboursements.

Si vos employés possèdent des téléphones intelligents ou ont accès à un ordinateur doté d'une webcam, les reçus peuvent facilement être numérisés, et toutes les données peuvent être extraites sans aucune saisie manuelle.

Une fois l'extraction terminée, l'employé peut envoyer la dépense à son gestionnaire pour approbation, tout juste après avoir réglé l'achat.

L'approbation des dépenses devient plus facile, car il est immédiatement possible de vérifier si les données numérisées sont conformes à la politique et, si ce n'est pas le cas, l'approbateur peut retourner la dépense à l'employé en expliquant pourquoi elle a été rejetée.

Une fois la dépense approuvée, le remboursement peut avoir lieu. Les employés n'ont pas à attendre la fin du mois pour soumettre tous leurs reçus; ils peuvent le faire dès qu'ils effectuent une dépense.

Vous pouvez maintenant constater que le rapport de dépenses traditionnel est chose du passé !

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