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Productivité et logiciels de gestion des dépenses

Logiciels de gestion des dépenses rend les dépenses d’affaires de votre compagnie visibles et donne à la direction des finances toutes les informations dont elle a besoin pour améliorer la politique de dépenses de votre compagnie. Mais au-delà de vous fournir des données utiles, ce logiciel est également un outil qui aide les gens à gagner du temps sur des tâches qui ne sont pas réellement productives.

Pour un employé, la déclaration des dépenses est tout un travail. Chaque mois, un employé perd des heures à déclarer ses dépenses et, lorsqu’il y a ne serait-ce qu’une seule erreur sur un rapport, il doit tout recommencer.

De son côté, l’approbateur n’aime pas attendre que les employés remettent leurs rapports, et vérifier chaque dépense et reçu un à un. Une tâche colossale, il va sans dire !

Productivité et logiciels de gestion des dépenses approprié peut aider tous les acteurs impliqués dans ce processus, et ce, de l’employé à la direction des finances.

Des rapports de dépenses simplifiés pour les employés

Tout le processus de gestion des dépenses commence lorsque les employés déclarent leurs dépenses.

La plupart du temps, un employé déclare ses dépenses en utilisant une feuille Excel. À la fin du mois, il commence à chercher ses reçus, puis les saisit à la main. Mais de temps à autre, un reçu est perdu ou est devenu illisible. Le temps passé par un employé à déclarer ses dépenses n’est pas gratuit ! Il pourrait cependant passer ce temps à accomplir des tâches productives.

Logiciels de gestion des dépenses peut aider ces employés, mais uniquement s’il est adapté à leurs besoins. Et leurs besoins sont assez simples :

  • Ne plus perdre de reçus
  • Gagner du temps
  • Processus de remboursement simple
  • Aperçu des dépenses
  • Facile à utiliser

Lorsque le logiciels de gestion des dépenses est en mesure de satisfaire aux exigences ci-dessus, il est plus facile de motiver vos employés à utiliser cet outil. Nous savons tous qu’ils ne sont pas toujours disposés au changement, mais si vous pouvez leur montrer que cette méthode leur fait gagner du temps et rend leur vie plus facile, ils l’adopteront en moins de deux !

Rydoo pour les employés :

Rydoo rend les rapports de dépenses encore plus simples qu’avant pour les employés ! Les employés ont accès à une appli mobile ou Web où ils peuvent facilement charger des photos de leurs reçus, et Rydoo extrait ensuite toutes les données.

De l’information peut être ajoutée : projet, catégorie, modalité de paiement, etc. Avec l’appli mobile, ils peuvent charger des reçus au fur et à mesure qu’ils les reçoivent, ce qui résout un problème majeur : fini les reçus perdus !

Avec cette même appli mobile ou Web, l’employé peut immédiatement envoyer une dépense à l’approbateur. Il n’a donc plus à attendre jusqu’à la fin du mois pour savoir si une dépense est approuvée ou non. C’est ce que nous appelons un processus de remboursement simplifié.

Lorsqu’un employé visite son compte en ligne, il voit un aperçu de toutes ses dépenses et peut facilement les filtrer par projet, catégorie, etc. Il a donc une vue d’ensemble de ses dépenses en tout temps.

Et est-ce facile à utiliser ? Bien sûr! Nous avons conçu l’IU de Rydoo en nous concentrant sur la simplicité; vos employés l’aimeront !

Approbation des dépenses simplifiée

La prochaine étape dans le processus de gestion des dépenses est l’approbation. Dans de nombreuses compagnies, il y a plusieurs approbateurs (par filiale, département, etc.) responsables de vérifier toutes les dépenses des employés.

Cela signifie courir après des employés afin de s’assurer qu’ils envoient leurs rapports à temps. Et lorsque les rapports sont fournis, les approbateurs doivent vérifier toutes les dépenses, les concilier avec le reçu, puis vérifier qu’elles sont conformes aux règles établies par la direction des finances.

Par exemple, une règle peut stipuler qu’un département X ne peut pas déclarer des dépenses effectuées pendant le week-end.

Nous avons déjà vu comment le logiciels de gestion des dépenses aide les employés, mais il peut également aider les approbateurs dans le processus de gestion des dépenses :

  • Éviter des comportements non professionnels (vérifier manuellement les dépenses et les reçus)
  • Automatiser la déclaration des dépenses des employés
  • Automatiser le flux d’approbation
  • Réduire les fraudes liées aux dépenses des employés
  • Gagner du temps

Au lieu de perdre du temps à vérifier les dépenses et les reçus manuellement, la tâche de contrôler devrait avoir pour mission de réduire les erreurs et les fraudes de dépenses, et nous sommes convaincus qu’un logiciels de gestion des dépenses peut aider l’approbateur à y arriver.

 Rydoo pour les approbateurs

L’époque où les approbateurs devaient courir après les employés pour obtenir leurs rapports de dépenses est enfin révolue ! Les employés peuvent maintenant envoyer leurs dépenses pour approbation chaque fois qu’ils soumettent une dépense. De cette façon, les approbateurs n’ont pas à attendre jusqu’à la fin du mois pour tout recevoir en même temps. En effet, puisque la dépense inclut déjà le reçu, le processus de vérification est beaucoup plus facile.

Et grâce aux reçus numérisés, Rydoo vérifie les possibilités de doublons afin de s’assurer qu’une dépense n’est jamais déclarée plus d’une fois.

C’est donc simple. Rydoo élimine les rapports de dépenses des employés et automatise le flux d’approbation. Les fraudes de dépenses sont réduites et les approbateurs gagnent un temps précieux.

Le logiciels de gestion des dépenses plus simple pour les directeurs financiers

Saviez-vous qu’une compagnie moyenne dépense entre 10 % et 12 % de son budget annuel en frais de déplacement et de représentation, et que 53 % de ces compagnies utilisent encore des processus manuels pour gérer ces dépenses ?

Si vous comptez les heures des employés, des approbateurs et des directeurs financiers, 12 % du budget ne suffit pas pour couvrir le coût des dépenses et de la gestion des dépenses. Le logiciels de gestion des dépenses fera non seulement économiser du temps aux employés, approbateurs et directeurs financiers, mais il offrira également davantage d’information au sujet des habitudes de dépenses de la compagnie et il fournira à votre équipe un outil pour améliorer la politique de dépenses. Résulat : un processus simplifié et une réduction des dépenses d’entreprise.

De plus, le logiciels de gestion des dépenses peut régler plusieurs problèmes pour les directeurs financiers. Tout d’abord, il doit être facile à utiliser pour toutes les personnes impliquées dans le processus. Ensuite, il doit être lié aux données analytiques et aux intégrations afin de réellement réduire les dépenses de la compagnie :

  • Amélioration et simplification de la politique de dépenses et du processus (règles, hiérarchie)
  • Dépenses réduites
  • Intégré au logiciel existant
  • Informations et données analytiques en temps réel
  • Mobilité
  • Décisions basées sur des données

Vous pouvez constater que ces exigences sont complètement différentes de celles d’un employé et d’un approbateur

Rydoo pour les directeurs financiers

Puisque la gestion des dépenses commence par les dépenses et se termine par l’analyse, le rapport et la comptabilité, nous avons étudié de près chaque étape du processus de gestion des dépenses.

Nous avons remarqué qu’il existe des solutions qui n’offrent pas vraiment ce dont une compagnie a besoin et ne simplifient qu’une étape du processus, tandis que d’autres sont tellement exhaustives qu’elles sont difficiles à utiliser.

Nous avons alors décidé de simplifier chaque étape pour chaque type d’utilisateur. Un employé doit pouvoir être capable de soumettre des dépenses avec un minimum d’effort. Nous avons donc créé une appli mobile qui lit les données, et à partir de laquelle les employés peuvent soumettre leurs dépenses.

Pour l’approbateur, nous avons conçu un tableau de bord où il peut voir quelles dépenses ont été soumises et quelles dépenses sont toujours en attente. Les dépenses peuvent ainsi être facilement approuvées sans avoir à attendre la fin du mois.

Pour répondre aux besoins du directeur financier, nous avons mis sur pied un puissant système qui lui donne la possibilité d’améliorer et de simplifier la politique de dépenses, ce qui se traduit par une gestion des dépenses axée sur les données. Voici comment :

En tant que directeur financier, vous pouvez commencer en configurant le logiciel afin qu’il reflète la structure de votre compagnie. Vous pouvez créer des filiales et des groupes, et assigner chaque utilisateur à l’un de ceux-ci. Lorsque les utilisateurs sont créés, vous pouvez leur assigner un rôle précis.

Un employé aura un compte personnel, mais vous pouvez aussi lui assigner le rôle d’approbateur, de contrôleur, d’administrateur ou de directeur financier. Chaque compte possède ses propres fonctionnalités.

Maintenant que la structure de la compagnie est établie, vous pouvez ajouter les catégories de dépenses et les projets, et vous assurez qu’elles doivent être remplies lorsqu’une dépense est soumise. Ces données supplémentaires donneront au directeur financier un meilleur aperçu des dépenses effectuées, et lui permettra de rédiger des rapports complets.

Pour améliorer les politiques de dépenses, vous pouvez configurer les « Régles de dépenses ». Chaque fois qu’un employé soumet une dépense, celle-ci sera vérifiée par rapport aux règles appliquées à cet employé : la catégorie, la filiale, etc. Voici un exemple :

George est un représentant qui va souvent au restaurant avec des clients, mais qui ne peut pas excéder un montant hebdomadaire de 300 $ dans la catégorie « Repas ».

Lucas est un consultant TI qui est souvent sur la route, mais il ne peut pas soumettre des frais de déplacement pendant le week-end.

Les outils ci-dessous facilitent la tâche du directeur financier qui peut intégrer la structure de la compagnie et sa politique au logiciels de gestion des dépenses. À chaque niveau, l’entrée et l’approbation des dépenses s’effectuent plus rapidement.

Maintenant que le logiciels de gestion des dépenses est configuré afin de correspondre à la politique de la compagnie, et que des dépenses ont été ajoutées, il est temps de jeter un œil aux autres fonctionnalités de Rydoo.

Tout d’abord, il y a le tableau de bord du directeur financier. À tout moment et en tout lieu, le directeur financier peut accéder à un tableau de bord en temps réel où il a une vue d’ensemble complète des dépenses de la compagnie. Les filtres intelligents lui permettent de voir les chiffres pour une filiale, une catégorie, un projet ou même un employé.

Ces données aideront assurément le directeur financier à prendre de meilleures décisions et à réduire les dépenses de la compagnie.

Une autre façon de simplifier la vie du directeur financier est l’intégration offerte par Rydoo. Grâce à nos intégrations, il est facile d’exporter toutes les données de dépenses vers le logiciel de comptabilité de la compagnie.

Adieu les entrées manuelles, bonjour les processus simplifiés allant directement du reçu à la comptabilité !

Et nous allons même plus loin. L’intégration à un progiciel de gestion intégré (ERP) vous permet de rembourser les employés directement sur leurs fiches de paie !

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