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Que doivent offrir les meilleures applis spécialisées en dépenses de voyage d'affaires?

Les applis de dépenses de voyage d'affaires nous facilitent la vie. Elles nous aident à faire le suivi de nos dépenses et, en plus de nous donner un aperçu de nos déboursements, elles nous épargnent beaucoup de tâches difficiles ou fastidieuses que nous devrions normalement faire nous-mêmes.

Les meilleures applis de dépenses prennent en considération que, dans le monde d'aujourd'hui, nous avons besoin de bien plus qu'une application qui ne fait qu'enregistrer ce que nous dépensons. Vous devriez donc avoir une appli qui, en plus de compiler les dépenses, offre les fonctions suivantes :

Scanneur de reçu pour extraire les données pertinentes

La première chose que les meilleures applis de dépenses doivent être en mesure de faire est de numériser des reçus.

Mais attention, une numérisation de reçu ne doit pas uniquement consister à prendre une photo et à la lier à la dépense. La numérisation doit également inclure l'extraction de toutes les données pertinentes à partir d'un reçu, sans saisie manuelle. Une copie du reçu peut alors être conservée de façon sécuritaire pendant plus de 10 ans et les données numériques sont disponibles pour les rapports de dépenses ou pour envoyer directement à votre logiciel de comptabilité.

L'élimination des saisies manuelles signifie donc que vous passez beaucoup moins de temps à gérer vos dépenses et que vous ne perdrez plus jamais de reçu !

Application de dépenses multidevise utilisant les taux de change en temps réel

Si vous voyagez dans le cadre de votre travail, vous devez probablement gérer diverses devises. Des dollars, des euros, des yens... Mais comment gérer les dépenses effectuées en devises étrangères ? La solution la plus simple : une appli de dépenses multidevise qui convertit automatiquement les devises étrangères dans votre devise par défaut.

Chaque fois que vous prenez une photo d'un reçu, l'appli lit la devise si celle-ci apparaît sur la facture. Pour convertir une devise étrangère dans votre devise par défaut, Rydoo utilise les taux de changes en temps réel.

Imaginez que vous devez convertir toutes ces dépenses vous-mêmes... Vous y passez probablement des heures et des heures chaque fois que vous devez générer un rapport de dépenses. Maintenant, vous ne perdez plus de temps et l'information utilisée est exacte.

Application de dépenses multilingue

Lorsqu'il s'agit de devises multiples, les questions de langue ne sont jamais très loin. À notre époque, le monde devient de plus en plus petit et nous faisons affaire avec des gens de partout dans le monde, tous les jours.

Les entreprises possèdent des filiales à l'étranger et embauchent des employés s’exprimant en diverses langues.

Plutôt que de contraindre toutes ces personnes à travailler avec une application qui est disponible dans une seule langue, les compagnies préfèrent des solutions multilingues. Les utilisateurs peuvent donc choisir dans quelle langue ils souhaitent utiliser l'appli !

Suivi des dépenses de kilométrage

Vous souhaitez comptabiliser le kilométrage en vue de remboursements de dépenses ou de déductions fiscales ? Vous devrez alors savoir combien de kilomètres vous avez franchis dans le cadre de votre travail ! Vous avez toujours votre téléphone intelligent sur vous, alors pourquoi ne pas l'utiliser pour faire le suivi du kilométrage ? Les meilleures applis de dépenses vous permettent d'enregistrer votre kilométrage de la même manière que vous enregistrez vos dépenses. Vous n'avez qu'à saisir la distance et le taux de kilométrage, et le tour est joué !

Soumission des dépenses pour approbation

Une appli enregistrant vos dépenses peut vous épargner beaucoup de temps et d'argent, mais si vous dirigez une entreprise et des employés, vous aurez aussi besoin d'une façon de contrôler ces dépenses.

L'approbation des dépenses est conçue pour les entreprises nécessitant ce type de contrôle. Chaque fois qu'un employé ajoute une dépense (kilométrage ou reçu), il peut envoyer celle-ci à son supérieur pour approbation. L'employé ne peut donc pas déclarer la dépense avant qu'elle soit approuvée par son supérieur.

Cette fonction offre énormément d'avantages pour le supérieur et l'employé !

Le supérieur n'a pas besoin d'attendre la fin du mois ou du trimestre pour contrôler et approuver les dépenses, et l'employé peut uniquement déclarer ce qui a été approuvé. Fini les allers-retours de rapports de dépenses causés par des dépenses refusées.

Numérisation de cartes de visite

Combien de fois avez-vous perdu une carte de visite ? Une autre fonctionnalité contenue dans les meilleures applis de dépenses est la numérisation de cartes de visite. Tout comme les reçus, toutes les données pertinentes sont extraites et sauvegardées directement dans votre téléphone. Vous accédez maintenant à vos contacts en un seul clic.

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