Bien rédiger politique voyage

Comment bien rédiger sa politique voyage ?

Sans politique voyage digne de ce nom, bonjour les dérapages en matière de voyages d’affaires ! Connu aussi sous le nom de politique voyage de l’entreprise (PVE), ce document de règlement intérieur constitue la feuille de route de tout Travel Manager, responsable achats, directeur financier, des ressources humaines ou DAF.

L’objectif d’une PVE est d’encadrer, de sécuriser et d’optimiser les budgets des déplacements professionnels. Elle permet de lutter contre les mauvais choix économiques, les dépenses cachées et les éventuels abus.

Se limite-t-elle pour autant à une fonction budgétaire ? Surtout pas ! Elle doit servir l’intérêt des salariés, garantir leur confort et leur sécurité, et leur permettre de partir en mission l’esprit serein. L’adhésion des collaborateurs est donc primordiale.

Mais comment rédiger une politique voyage capable de fixer des règles fermes tout en promouvant la responsabilisation de tous et une bonne dose de flexibilité ? Suivez le guide.

Définissez vos objectifs

Si vous cherchez un modèle universel de politique voyage, oubliez. Chaque entreprise doit rédiger sa PVE. Car entre une PME, une ETI ou un grand groupe, entre une société très présente en Amérique du Nord et une autre active au Moyen-Orient, les réalités et les priorités diffèrent.

Première étape : commencez par identifier vos objectifs précis. A quoi doit servir votre politique voyage ? Quels buts poursuit-elle ? Quelques exemples :

  • Éviter le « hors piste » de voyageurs d’affaires en matière de réservations
  • Maîtriser les coûts
  • Centraliser les achats
  • Renforcer la sécurité des collaborateurs
  • Améliorer leur satisfaction et leur bien-être
  • Simplifier et alléger la gestion des notes de frais en déplacement

Responsabiliser vos équipes est souvent le but ultime, car il s’agit de miser sur l’intelligence et l’adhésion de tous. La responsabilisation est la clé d’une meilleure maîtrise des coûts à long terme.

Pour vous aider dans la rédaction de votre Politique Voyage d’Entreprise, nous vous proposons un modèle à télécharger. A vous de le personnaliser suivant les spécificités de votre organisation.

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Prenez en compte les besoins de vos collaborateurs

Stressant, le voyage d’affaires ? Selon une étude OpinionWay pour Axys Consultants réalisée en 2016, c’est ce qu’affirme près d’un tiers des business travelers français. Ils sont aussi 49% à faire part de leurs suggestions à leur employeur. De leur bien-être dépend leur productivité et celle de l’entreprise.

Votre politique voyage doit prendre en compte ces facteurs humains et évoluer en cas de besoin. Pensez à interroger vos grands voyageurs, impliquez-les dans la rédaction ou l’actualisation de votre PVE, c’est la meilleure manière d’obtenir leur adhésion.

Ajoutez à cela une dose de flexibilité dans votre politique. Les imprévus sont autant de sources de stress. Ne pénalisez pas votre collaborateur davantage avec des règles trop rigides.

Comment maîtriser les coûts et le confort

Peut-on contrôler les coûts tout en protégeant la sécurité et le bien-être des salariés ? La réponse est oui. A condition de pouvoir compter sur une politique voyage précise et flexible !

Incitez à la souplesse. Qu’il parte à Copenhague ou à Buenos Aires, votre collaborateur n’est pas soumis aux mêmes contraintes. Et si vous l’encouragiez à choisir une compagnie aérienne low cost ou un siège en classe économique pour les vols intérieurs ou moyen-courrier ? A vous de placer le curseur au bon endroit entre coûts et confort…

Développez une culture de l’anticipation. Vos managers, voyageurs d’affaires et services administratifs doivent être incités à réserver le plus tôt possible. Si votre plan fonctionne, c’est une source d’économie considérable pour votre entreprise.

Donnez le contrôle à vos voyageurs. Offrez à vos salariés la possibilité de réserver ou modifier leurs réservations avec un outil simple, comme un Self-Booking Tool (SBT) ou une application mobile de gestion des voyages d’affaires. De quoi cultiver l’esprit de responsabilité. Cela passe aussi plus d’autonomie en matière de paiement. Fournissez-vous une carte corporate ou carte logée ? Privilégiez-vous le principe du Central Billing (Paiement Centralisé) pour éviter les avances de frais ? Tranchez et expliquez.

Simplifiez la gestion des notes de frais. Les dépenses professionnelles sont constantes lors de déplacements business : repas, taxi, parking… Les notes de frais peuvent devenir une source de stress pour les salariés. Il est donc judicieux de penser à s’équiper d’un outil mobile innovant de gestion des notes de frais professionnels.

Maitriser les coûts et le confort

Instaurer une limite de budget

Pour responsabiliser ses troupes, établir un plafond budgétaire est une bonne idée. Vos salariés seront invités à dépenser comme ils l’entendent tant qu’ils ne dépassent pas la limite. Il va de soi qu’il faudra adapter les plafonds selon les zones géographiques.

Pour les repas (petit-déjeuner, déjeuner, dîner), vous pouvez également opter pour un forfait journalier calculé selon des barèmes officiels, comme le barème d’indemnités de grand déplacement. Il remplira la même fonction de limite budgétaire.

Pensez à des procédures de sécurité

La sécurité de vos collaborateurs englobe leur intégrité physique (agressions), leur santé (maladie), la protection de leurs biens matériels (vol) mais aussi de leurs données professionnelles (piratage informatique, vol de données, etc.). Ne négligez pas ce dernier point : l’espionnage industriel et économique représente une menace réelle pour de nombreuses sociétés à travers le monde.

En matière de vigilance, placez la barre haut. La PVE doit établir des règles applicables dès la réservation (certains hôtels se trouvent par exemple dans des quartiers moins sûrs). Elle doit aussi prévoir les procédures de sécurité à suivre en cas d’urgence : assurance, rapatriement, numéros d’urgence à contacter… C’est à la fois une boussole et un guide.

Choisir un outil adapté : la solution innovante de gestion des voyages d'affaires

Les nouvelles technologies participent depuis peu à alléger de façon inédite la vie quotidienne des voyageurs comme des directions. Au-delà d’une cinquantaine de salariés, une entreprise a tout intérêt à miser sur un outil de gestion innovant. De quoi parle-t-on ? De toute solution intelligente capable de centraliser et d’automatiser les tâches liées aux voyages d’affaires, le tout en accord total avec la politique voyage de l’entreprise.

Développée sous la forme d’une application mobile intuitive, la solution Rydoo Travel  répond parfaitement aux besoins des salariés nomades. Elle réunit toute l’offre d’hébergement (plus de 1 000 000 établissements) et de transport sur une unique plate-forme de réservation capable de filtrer les résultats en fonction des exigences formulées dans votre PVE. Grâce au Central Billing, elle permet aussi aux voyageurs de ne pas avoir à avancer les frais.

Automatiser et centraliser les tâches et les données pour simplifier le voyage d’affaires : voilà l’équation technologique que résout Rydoo. Car avec sa solution Expense, Rydoo révolutionne également la gestion des notes de frais, routine si pénible et chronophage. A partir d’une photo de smartphone, les justificatifs sont scannés, analysés et envoyés pour validation. Un gain de liberté et de productivité sans précédent pour les voyageurs comme pour les directions.

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