expense policy best practices

Les bonnes pratiques pour une politique de dépenses

Ecrit par Renata Taunay
Renata is Content Marketer at Rydoo.

1. Qu’est-ce qu’une politique voyages et dépenses ?

Une politique voyages et dépenses, aussi appelée politique T&E (Travel & Expense) est un règlement qui encadre les frais engagés par les collaborateurs pour leurs dépenses professionnelles et définit les modalités de remboursement. C’est une liste de toutes les choses à faire et à ne pas faire pour vos employés en matière de frais professionnels. Mais c’est aussi bien plus que cela.

Pour les employés

Pour les employés, cette politique représente un guide des dépenses qu’ils peuvent effectuer dans le cadre de leurs déplacements professionnels. En respectant ces règles, ils ont l’assurance d’être remboursés des montants autorisés, tels que définis dans la politique. Ils n’ont pas à négocier leurs frais, puisque les normes ont déjà été définies dans la politique de l’entreprise.

Pour les employeurs

Pour les employeurs, les avantages sont multiples. Une politique T&E solide permet de lutter contre la fraude, de définir des limites et de faciliter les prévisions budgétaires. Si la politique de dépenses inclut les bonnes consignes et procédures, les employés savent exactement ce qui est attendu d’eux en termes de dépenses et de notes de frais. En définissant des limites, vous contrôlerez les dépenses, éviterez toute contestation et gagnerez plus facilement la confiance de vos employés. Après tout, les bons comptes font les bons amis ! Dernier avantage non négligeable, des règles claires permettront à votre équipe de mieux anticiper et budgéter les dépenses. Les frais professionnels représentent souvent le deuxième poste de dépenses des entreprises. Des règles plus claires et plus précises vous permettront ainsi non seulement d’avoir une meilleure visibilité sur les dépenses des employés, mais aussi d’optimiser ce centre de coûts.

2. Qu’est-ce qui définit une bonne politique voyages et dépenses ?

Vous pensez peut-être qu’une politique de dépenses doit être exhaustive et couvrir chaque type de dépenses en détail, mais c’est tout le contraire. Une bonne politique de dépenses est courte, simple, bien structurée et pertinente. Elle explique de manière claire comment les employés peuvent dépenser l’argent de l’entreprise.

Personne n’a envie de lire un document de plus de 20 pages pour savoir quelles dépenses il peut engager pendant un déplacement professionnel. Vos employés adopteront plus facilement la politique de dépenses si vous leur proposez un document court et lisible.

Votre politique de dépenses devrait être

Simple

Ne vous perdez pas dans les détails. L’objectif de la politique T&E est d’interdire les exceptions et de créer un ensemble de règles standard.

Structurée

Facilitez la lecture de votre document en le structurant clairement. Organisez votre politique T&E par catégorie pour qu’elle soit plus facile à parcourir.

Pertinente

Assurez-vous que votre politique reste à jour. Elle doit être adaptée à la taille et à la culture de votre entreprise, mais aussi être toujours conforme aux lois et réglementations fiscales en vigueur.

3. Comment rédiger une politique voyages et dépenses ?

Commencez par expliquer le but de ces directives voyages et dépenses, afin d’instaurer la confiance entre employé et employeur. Les deux parties sauront ce que l’on peut attendre d’elles.

Définissez les règles de votre politique de dépenses

Ensuite, expliquez les processus d’envoi et d’approbation des dépenses et quelques règles générales – par exemple, que les dépenses ne peuvent être effectuées que dans un contexte professionnel et ne sont pas autorisées le week-end. Pour des raisons fiscales, un reçu sera généralement requis (selon le montant de la dépense et le lieu). N’oubliez pas de fixer une date limite pour l’envoi des dépenses, si vous voulez éviter de recevoir des reçus après le délai de récupération des taxes.

Le cœur de la politique T&E sera l’aperçu des différentes catégories ou centres de coûts. Chaque catégorie nécessite des règles spécifiques. Les catégories les plus courantes sont le transport, l’hébergement, les repas et les frais de bureau.

Pour vous guider dans votre rédaction, nous avons répertorié trois exemples de règles par catégorie.

Transport

  • Si les indemnités kilométriques sont inférieures à 250 € par mois, une seule approbation est requise.
  • Une dépense Uber ne peut pas dépasser 30 € par trajet.
  • Vous ne pouvez être remboursé d’une note de parking que si vous disposez d’un reçu.

Hébergement

  • Les articles du minibar ne sont pas remboursés.
  • Le montant maximal varie selon la fonction et l’emplacement.
  • Les frais de blanchisserie ne sont remboursés que si le séjour dépasse 5 jours.

Repas

  • Tous les participants doivent être mentionnés lors de l’envoi du reçu.
  • Le montant maximal pour un déjeuner est défini par pays, par exemple 25 € en Belgique et 20 € au Portugal.
  • Le montant maximal pouvant être remboursé pour un dîner est de 20 €, tout montant supérieur ne sera pas remboursé.

Dépenses de bureau

  • Les dépenses inférieures à 10 € sont automatiquement approuvées.
  • Les dépenses de bureau ne peuvent pas dépasser 30 € par mois.
  • Les abonnements mobiles ne peuvent pas dépasser 40 € par mois.

Nous vous avons préparé un modèle de politique de dépenses personnalisable

4. Comment améliorer votre politique voyages et dépenses ?

Les plateformes de gestion des dépenses sont conçues pour aider les entreprises à automatiser leurs processus de dépenses, non seulement pour améliorer la procédure d’envoi, mais également pour appliquer automatiquement la politique de dépenses. Les dépenses soumises sont analysées par rapport à la politique T&E et sont immédiatement signalées ou refusées si elles ne la respectent pas.

Cette automatisation permet aux utilisateurs et approbateurs de repérer immédiatement les dépenses non conformes et d’y ajouter une explication, ou tout simplement de les supprimer de leur liste de dépenses.

5. Comment présenter votre politique voyages et dépenses ?

La forme est aussi importante que le fond ici. Vous ne pouvez pas demander aux employés de lire et de retenir un document Word de 8 pages.

Demandez à un designer, prestataire ou en interne, de créer un document qui donnera envie à vos employés. Votre politique des dépenses n’est efficace que si les employés la connaissent. Il est donc important de la rendre facilement accessible, mais aussi d’informer les employés lorsqu’ils ne la respectent pas. Intégrez votre politique dans votre plateforme de dépenses, afin qu’elle soit disponible pour les employés chaque fois qu’ils entrent des frais.

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