Fraudes aux notes de frais : quelles sont les solutions ?

Nous savons tous que la déclaration des dépenses est une tâche exigeant beaucoup de temps : les reçus papier doivent correspondre aux dépenses déclarées, les dépenses par carte de crédit doivent correspondre au relevé bancaire, les dépenses des employés doivent être approuvées, etc.

Nous savons aussi que le temps, c’est de l’argent. Il existe cependant un autre frais lié à la gestion des dépenses : les fraudes relatives aux notes de frais.

Sans un système de contrôle adéquat, toute entreprise s’expose à des risques de fraudes de dépenses commises par ses employés. Il y aura toujours des employés qui ne peuvent résister à l’envie d’utiliser la carte de la compagnie pour leurs bénéfices personnels.

Vous seriez surpris d’apprendre à quel point des employés sont créatifs lorsqu’il est question de contourner les mécanismes de contrôle des dépenses d’une entreprise.

Certains employés achètent bien plus de produits qu’ils n’ont besoin et revendent les surplus en ligne, ou des employés déclarent des dépenses effectuées pendant le week-end.

Une autre excuse populaire que les employés utilisent est « j’ai perdu le reçu », en espérant que l’employeur leur donnera le bénéfice du doute.

Les nouvelles technologies conçues pour simplifier la déclaration des dépenses peuvent maintenant contribuer à lutter contre les fraudes de dépenses.

Réduire et prévenir les fraudes de dépenses

En général, les dépenses des employés ne sont pas vérifiées manuellement une à une et les situations décrites ci-dessus sont difficilement identifiables, mais avec la bonne solution de gestion de dépenses, vous pouvez réduire et même prévenir les fraudes de dépenses à plusieurs étapes du processus.

Lorsque vous choisissez une solution de gestion des notes de frais, plusieurs fonctionnalités sont incontournables dans la lutte contre la fraude aux dépenses professionnelles. Découvrez lesquelles !

L’extraction de données grâce à la reconnaissance optique des caractères (OCR)

Le cycle de déclaration des dépenses commence toujours par un achat. Il peut s’agir de fournitures de bureau, d’un repas avec un client ou d’un billet de train, par exemple. Chaque achat doit être accompagné d’un reçu, et l’employé est responsable de déclarer la dépense avec le reçu.

Assurez-vous que la solution que vous choisissez soit doté d’un OCR performant permettant d’extraire les données d’un reçu. De cette façon, un employé ne peut pas changer un 1 pour un 7, ou un 3 pour un 8. Mais ce n’est pas tout. Au-delà de la numérisation des reçus et de l’extraction de données se trouvent deux avantages considérables : fini les reçus perdus et fini les saisies manuelles !

Et donc, fini les employés qui invoquent l’excuse d’avoir « perdu » leurs reçus.

Identifier les doublons

En tant qu’employeur, vous pourriez avoir l’impression que les reçus numérisés facilitent les fraudes, car le même reçu peut être ajouté par plusieurs employés. Cependant, un reçu numérisé dont toutes les données indispensables ont été extraites devient en quelque sorte unique. Si ce même reçu est à nouveau lu ou scanné par le logiciel de notes de frais, celui-ci doit y pouvoir automatiquement détecter qu’il s’agit d’un doublon et l’identifier tel quel à l’employé (qui n’a jamais soumis une seconde fois un reçu de frais professionnel par erreur ?), au valideur et à l’équipe comptable.

En complément, réaliser un audit des dépenses et donc des reçus liés aux frais engagés peut s’avérer complémentaire.

Règles et alertes

Une autre fonctionnalité contribuant à réduire les fraudes de dépenses est l’utilisation de règles et d’alertes.

Imaginons que votre entreprise soit composée de plusieurs départements : marketing, ventes, support client, etc. Vos commerciaux sont sûrement plus amenés à réaliser plus de notes de frais que vos chargés de clientèle.

Dans ce cas, vous pouvez instaurer une règle pour un département, ou même pour une seule personne. Par exemple, les collaborateurs issus du support client ne peuvent pas engager de frais professionnels pendant le week-end. Ou vos commerciaux peuvent inviter des clients à déjeuner mais dans la limite d’un montant maximum par personne. Si ces règles ne sont pas respectées, alors le frais déclaré dans la solution pour être remboursé doit être identifié comme tel.

N’oubliez pas que la meilleure façon de faire respecter vos règles en matière de notes de frais est de les faire connaître ! Avez-vous mis en place une politique en la matière ? Nous avons créé un modèle 2019 de politique voyages d’affaires et dépenses professionnelles que vous pouvez facilement adapter à votre entreprise.

Vous désirez garder le contrôle sur vos dépenses d’entreprise ?

Rydoo est un éditeur SaaS de solution logicielle de gestion de notes de frais. Grâce à nos différentes fonctionnalités, nous vous aider à lutter efficacement contre la fraude et ainsi piloter au mieux votre budget.

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