Pour en finir avec les fraudes de dépenses

Nous savons tous que la déclaration des dépenses est une tâche exigeant beaucoup de temps : les reçus papier doivent correspondre aux dépenses déclarées, les dépenses par carte de crédit doivent correspondre au relevé bancaire, les dépenses des employés doivent être approuvées, etc.

Nous savons aussi que le temps, c’est de l’argent. Il existe cependant un autre frais lié à la gestion des dépenses : les fraudes de dépenses.

Sans un système de contrôle adéquat, toute entreprise s’expose à des risques de fraudes de dépenses commises par ses employés. Il y aura toujours des employés qui ne peuvent résister à l’envie d’utiliser la carte de la compagnie pour leurs bénéfices personnels.

Vous seriez surpris d’apprendre à quel point des employés sont créatifs lorsqu’il est question de contourner les mécanismes de contrôle des dépenses d’une entreprise.

Certains employés achètent bien plus de produits qu’ils n’ont besoin et revendent les surplus en ligne, ou des employés déclarent des dépenses effectuées pendant le week-end.

Une autre excuse populaire que les employés utilisent est « j’ai perdu le reçu », en espérant que l’employeur leur donnera le bénéfice du doute.

Les nouvelles technologies conçues pour simplifier la déclaration des dépenses peuvent maintenant contribuer à lutter contre les fraudes de dépenses.

Réduire et prévenir les fraudes de dépenses

En général, les dépenses des employés ne sont pas vérifiées manuellement une à une et les situations décrites ci-dessus sont difficilement identifiables, mais avec la bonne solution de gestion de dépenses, vous pouvez réduire et même prévenir les fraudes de dépenses à plusieurs étapes du processus.

Lorsque vous choisissez une solution de gestion des dépenses, il y a plusieurs fonctionnalités auxquelles vous devez penser; des fonctionnalités qui vous aideront à réduire les fraudes de dépenses.

L’extraction de données

Le cycle de déclaration des dépenses commence toujours par un achat. Il peut s’agir de fournitures de bureau, d’un repas avec un client ou d’un billet de train, par exemple. Chaque achat doit être accompagné d’un reçu, et l’employé est responsable de déclarer la dépense avec le reçu.

Assurez-vous que la solution que vous choisissez est dotée d’une appli vous permettant d’extraire les données d’un reçu. De cette façon, un employé ne peut pas changer un 1 pour un 7, ou un 3 pour un 8. Mais ce n’est pas tout. Au-delà de la numérisation des reçus et de l’extraction de données se trouvent deux avantages considérables : fini les reçus perdus et fini les saisies manuelles !

Et donc, fini les employés qui invoquent l’excuse d’avoir « perdu » leurs reçus.

Identifier les doublons

En tant qu’employeur, vous pourriez avoir l’impression que les reçus numérisés facilitent les fraudes, car le même reçu peut être ajouté par plusieurs employés. Cependant, puisque tous les reçus sont numérisés et que toutes les données sont extraites, les doublons de reçus sont identifiés immédiatement en fonction du commerçant, de la date et du montant affiché sur le reçu.

Règles et alertes

Une autre fonctionnalité contribuant à réduire les fraudes de dépenses est l’utilisation de règles et d’alertes.

Imaginons que votre compagnie comporte plusieurs départements : marketing, ventes, soutien à la clientèle, etc. Les employés du département des ventes effectueront probablement plus de dépenses que les personnes travaillant au soutien à la clientèle.

Dans ce cas, vous pouvez instaurer une règle pour un département, ou même pour une seule personne. Par exemple, les employés au marketing et au soutien à la clientèle ne peuvent pas déclarer des dépenses effectuées pendant le week-end.

Ou les personnes aux ventes peuvent déclarer des dépenses pour des repas avec des clients, mais ils ne peuvent pas dépasser un montant précis.

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Rydoo est un fournisseur d’outils de gestion et de déclaration des dépenses. Il permet aux compagnies de toutes tailles d’accéder à une vue d’ensemble complète de leurs dépenses d’entreprise.

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