6 avantages des rapports de dépenses en ligne

Quels sont les principaux avantages dont votre entreprise souhaite bénéficier en utilisant les rapports de dépenses en ligne ?

Il y a une différence entre les besoins d’une grande entreprise et d’une PME. Alors que les grandes entreprises possèdent un département comptable capable de choisir la solution de déclaration des dépenses appropriée, les PME ont du mal à trouver l’outil qui leur convient. Une étude d’Aberdeen révèle que les PME choisissent des solutions en fonction des critères suivants :

  • Intégration directe au logiciel de comptabilité : le rapport de dépenses en ligne peut-il être exporté au logiciel de comptabilité utilisé sans nécessiter de saisie manuelle des données ?
  • Consentement des employés : le logiciel est-il facile à utiliser ? Des applis mobiles sont-elles disponibles ? La solution réduit-elle les saisies de données manuelles ?
  • Approbation et personnalisation : le logiciel comprend-il un flux d’approbation faisant en sorte que seules les dépenses approuvées peuvent être exportées ? Ces flux d’approbation peuvent-ils être ajustés selon les règles établies par l’approbateur ?
  • Détection et prévention des fraudes : Comment le logiciel détecte-t-il et prévient-il les fraudes comme les doublons de dépenses ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion des dépenses peut vous aider à répondre à tous ces critères, mais il y a des avantages supplémentaires lorsque vous utilisez un outil de gestion des dépenses plus approprié et complet comme Rydoo.

1. Ne perdez plus jamais de reçus

Nous perdons tous des reçus de temps à autre, et cela signifie que la dépense effectuée ne peut pas être déclarée. Des applis mobiles peuvent prévenir ce désagrément. Une photo d’un reçu suffit pour les conserver en ligne de manière sécuritaire. Certaines applications comme la nôtre vont même plus loin en extrayant toutes les données pertinentes afin d’éliminer les saisies manuelles et de simplifier le travail des employés.

2. Rapports de dépenses : exportation en quelques clics

La déclaration des dépenses est une des tâches les plus détestées, car elle prend beaucoup de temps et, bien souvent, le résultat final comporte énormément d’erreurs. Un logiciel de gestion des dépenses automatisera ce processus.

Puisque toutes les dépenses sont recueillies au même endroit, vous pouvez facilement générer toutes sortes de rapports (par catégorie, projet, employé) et les dépenses peuvent être exportées vers des logiciels de comptabilité ou des progiciels de gestion intégré (ERP).

3. Décisions axées sur des données en temps réel

Lorsque les dépenses sont soumises au fur et à mesure plutôt qu’une seule fois par mois, et grâce aux données supplémentaires qui sont ajoutées (comme le projet, la catégorie, la modalité de paiement), vous avez un meilleur aperçu en temps réel des dépenses de vos employés et de votre compagnie.

Et comme vous voyez exactement où va l’argent, vous pouvez mieux gérer vos dépenses. Les rapports de dépenses en ligne vous donnent ainsi un aperçu en temps réel de ce qui se déroule.

4. Conversion de devises à partir de taux de change en temps réel

Lorsque les employés voyagent à l’étranger, ils ont probablement des reçus dans plusieurs devises. Un bon outil de gestion des dépenses convertit la devise étrangère en utilisant des taux de change en temps réel.

5. Approbation des dépenses au niveau des dépenses

L’approbation des dépenses peut bloquer tout le processus de déclaration des dépenses, car elle a lieu au niveau du rapport de dépenses, ce qui signifie que, lorsqu’une dépense n’est pas approuvée, l’employé doit entièrement refaire le rapport de dépenses.

L’approbation au niveau des dépenses permet aux approbateurs d’approuver ou de rejeter des dépenses à partir du moment où elles sont soumises, s’assurant ainsi que seulement les dépenses approuvées peuvent être exportées sans avoir à refaire un rapport plusieurs fois.

6.  Stockage des reçus

Les lois fiscales stipulent que les reçus et les factures doivent être stockés pendant un certain temps. Cela signifie des boîtes et des boîtes remplies de papier. Mais nous vivons à une ère numérique et, lorsque votre logiciel de gestion des dépenses numérise vos reçus et vos factures, ces documents devraient être stockés pendant la période légale minimale de 7 ans (G.-B. et É.-U.) ou de 10 ans (Italie).

Comme vous pouvez le constater, une solution de gestion des dépenses offre plusieurs avantages importants qui ne se limitent pas aux six raisons ci-dessus. Au bout du compte, une solution de gestion des dépenses aide vos employés et vous à épargner du temps et de l’argent.

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