Comptabilisation des notes de frais : optez pour une gestion par ligne de dépenses !

Une comptabilisation impeccable des notes de frais passe avant tout par une gestion ultra-rigoureuse des frais professionnels. Etape par étape, découvrez tous nos conseils pour éviter les faux pas comptables !

Qu'est-ce qu'une bonne note de frais ?

Cette question, toute entreprise doit se la poser… et surtout y répondre. Une bonne note de frais est celle qui contient toutes les informations nécessaires. Oui, mais encore ? Une bonne note de frais est celle qui apporte un justificatif en règle et lisible pour chaque dépense professionnelle enregistrée. La règle de base. Sans justificatif, pas de remboursement possible (à moins de contrevenir à la loi).

Une bonne note de frais doit également être détaillée et contenir des informations capitales, comme l’identité de l’entreprise et du salarié, la date de la dépense ou la période concernée, la nature et le motif de la dépense professionnelle, les montants engagés HT, TTC et TVA ou encore le moyen de paiement utilisé.

Quels sont les frais concernés ?

La note de frais couvre un large éventail de frais professionnels :

  • Les frais de déplacement (transports)
  • Les frais d’hébergement
  • Les frais de restauration
  • Les frais de cadeaux offerts à des clients
  • Les frais de télétravail
  • Les frais d’habillement pour les vêtements professionnels obligatoires
  • Certains frais de télécommunication (NTIC)

Quid des avantages en nature ? Ces prestations offertes, ou fournies moyennant une participation limitée du salarié, ne font pas partie des frais professionnels et sont soumises à cotisations sociales.

Taxi note de frais

Les impératifs de la comptabilité

La comptabilité est une bête intransigeante. Elle se nourrit de règles, de principes stricts et d’exactitude. Dans cet univers de chiffres où chaque approximation peut vous coûter cher, mieux vaut rester sur le droit chemin !

Rappelons que les frais professionnels sont exonérés de charges sociales. L’Urssaf veille donc au grain afin qu’ils ne servent pas à masquer des rémunérations cachées.

Les frais professionnels doivent répondre aux besoins de l’activité professionnelle et à l’intérêt de l’employeur. Ils doivent donc être proportionnés et non abusifs.

Si l’Urssaf détecte des irrégularités ou une comptabilisation fausse, l’entreprise s’expose à devoir régler des cotisations sociales. Et à ce petit jeu, la facture peut vite plomber les comptes (et l’ambiance) !

Recommandation essentielle : faites élaborer un plan comptable général le plus détaillé possible et garantissez un suivi pointilleux des notes de frais, via un tableur Excel par exemple, ou, encore mieux, un outil innovant capable d’automatiser la gestion des notes de frais.

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Bien saisir les notes de frais dans la comptabilité de votre entreprise

D’un point de vue comptable, les notes de frais s’enregistrent comme des factures fournisseurs. Et peu importe qu’elles soient remboursées aux frais réels ou au forfait, elles sont toutes comptabilisées au débit dans un compte de classe 6.

Les frais mentionnés ci-dessous en font partie :

  • Compte 6064 « Fournitures administratives »
  • Compte 6135 « Locations mobilières » : location d’un véhicule ou d’un espace de stationnement
  • Compte 6181 « Documentation général » : achats de revues ou lettres d’informations professionnelles
  • Compte 6234 « Cadeaux » : cadeaux offerts à des clients ou des tiers dans un contexte professionnel
  • Compte 6251 « Voyages et déplacement » : frais de transport (tous types de transports : en commun, avion, train, taxi…)
  • Compte 6256 « Missions » : frais d’hébergement ou de repas
  • Compte 6257 « Réceptions » : invitation de clients au restaurant
  • Compte 6414 « Indemnités et avantages divers » : on y inscrit notamment les indemnités kilométriques.
  • Compte 647 « Autres charges sociales » : frais de transport entre le domicile et le lieu de travail des employés.

Certains frais professionnels peuvent être soumis à des cotisations sociales. Dans ce cas, la partie taxée devra être comptabilisée dans le compte 6414 « Indemnités et avantages divers ».

Comptabilité

Bon à savoir :

Puisque c’est le montant hors taxes (HT) qui doit être saisi dans les comptes de charges, il convient donc de débiter en contrepartie le montant de la TVA du compte 4456 « TVA déductible ».

L’un des grands principes de la comptabilité d’entreprise est le compte en partie double, ou compte de contrepartie. Toute opération comptable doit être enregistrée dans deux comptes : l’une au débit, l’autre au crédit. Pour les notes de frais, la contrepartie de l’écriture comptable au débit est ainsi rendue possible en créditant le compte 421 « Personnel – rémunérations dues » du montant TTC remboursé aux collaborateurs.

Une nouvelle méthodologie efficace : la gestion par ligne de dépense

Une bonne comptabilisation des dépenses passe donc par une gestion efficace des frais professionnels. Avec l’émergence de nouvelles technologies, certaines solutions sont aujourd’hui capables d’automatiser en partie ou totalement des tâches connues pour être chronophages et pénibles.

Pour son outil de gestion des notes de frais, Rydoo a ainsi développé une fonction unique : le line by line expensing, soit la gestion automatisée par ligne de dépense. Grâce à l’application mobile de Rydoo Expense, les collaborateurs sont invités à photographier et soumettre leurs frais pros en temps réel et en quelques clics. Du côté de la comptabilité, la ligne de dépense est alors instantanément créée, avec son justificatif numérisé. Rapide, fiable et efficace. L’époque des notes de frais est révolue !

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