Dématérialisation des justificatifs des notes de frais : peut-on envisager le zéro papier ?

L'archivage à valeur probante pour dématérialiser les justificatifs

Pour les services comptables comme pour les salariés, la gestion des notes de frais signifie beaucoup de paperasse, de stress et de temps non consacré à développer l’activité de l’entreprise. Voilà pourquoi il est urgent de miser sur l’archivage à valeur probante, au cœur des stratégies de dématérialisation des entreprises et du secteur public.

L'archivage à valeur probante : définition

Appelé aussi archivage à valeur probatoire, il désigne une méthode de numérisation et de stockage électronique offrant une valeur légale à un document numérisé, à partir du moment que l’authenticité, la lisibilité et la pérennité de ce dernier sont garanties.

Les documents électroniques étant plus faciles à falsifier, ces trois exigences sont primordiales. L’archivage à valeur probante favorise aujourd’hui la dématérialisation d’un grand nombre de documents administratifs, comptables, commerciaux et financiers. Parmi eux, les justificatifs de notes de frais.

Que dit la loi sur l'archivage à valeur probante ?

En France, la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 a ouvert la voie à la pleine reconnaissance légale des archives numériques.

A propos de la dématérialisation des justificatifs de frais professionnels, deux textes sont à connaître :

Il concerne l’administration fiscale. Cet arrêté a marqué une avancée majeure dans la dématérialisation des factures en entreprise. Depuis cette date, les documents numérisés peuvent être présentés aux agents du fisc en cas de contrôle.

Les justificatifs doivent être conservés sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale de 6 ans. Précisons tout de même qu’en matière comptable, les documents doivent être conservés pendant 10 ans.

  • 2. L’arrêté du 23 mai 2019  fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L. 243-16 du code de la Sécurité sociale.

Grâce à ce texte, l’Urssaf s’est alignée depuis le 1er juillet 2019 sur les exigences de l’administration fiscale évoquées plus haut en matière de conformité des justificatifs dématérialisés.

L’arrêté précise néanmoins que si la pièce justificative n’a pas été correctement numérisée, « le cotisant doit présenter l’original sous format papier ». Un obstacle vers le « zéro papier » ? Si la numérisation a été réalisée dans les règles, c’est-à-dire à l’aide d’une solution logicielle répondant aux spécificités énoncés par l’arrêté, il n’y a pas de raison que l’Urssaf exige les originaux.

Les avantages et les inconvénients de la dématérialisation. Quel impact pour votre entreprise ?

La dématérialisation des justificatifs des notes de frais présente de nombreux avantages pour les services comptables comme pour les salariés :

  • Elle permet de réaliser des économies et de libérer de l’espace.
  • Elle génère un gain de temps et de productivité conséquent pour les services administratifs et les collaborateurs.
  • Elle réduit le stress et les conflits liés à la gestion des notes de frais. Elle permet notamment un remboursement plus rapide.
  • Elle permet de limiter les erreurs et les pertes de factures.
  • Elle sécurise mieux les données.
  • Elle renforce la traçabilité des justificatifs.
  • Elle simplifie et accélère les procédures de contrôle.

La dématérialisation peut montrer quelques inconvénients :

  • L’entreprise est contrainte de se doter d’un système de numérisation et d’archivage de pointe.
  • Une formation des collaborateurs est nécessaire afin de leur faire changer leurs habitudes. Au final, ils seront tout de même gagnants ! Terminé la gestion pénible des notes de frais.

Comment procéder concrètement ? Quelles sont les modalités de numérisation ?

Si elle veut être conforme aux exigences de l’administration fiscale et de l’Urssaf, la dématérialisation des justificatifs doit respecter des règles précises :

  1. Une reproduction à l’identique. La version numérique doit être « la copie conforme à l’original en image et en contenu », peut-on lire dans le texte de loi.
  2. Une compression des fichiers sans perte.
  3. Une numérisation au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3).
  4. Tout document doit être horodaté et scellé par un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, une empreinte numérique, une signature électronique ou tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification reconnue.
  5. L’organisation du système de numérisation et d’archivage doit être documentée.

La loi permet aux entreprises de confier l’archivage électronique de leurs documents à un prestataire extérieur. Ce dernier doit bien entendu se plier aux mêmes règles.

Quel impact pour votre entreprise ?

La dématérialisation des justificatifs est une bouffée d’oxygène pour vos équipes. Elle permet une diminution voire une disparition de tâches chronophages et sources de préoccupation. Selon la Global Business Travel Association (GBTA), le traitement d’une seule note de frais nécessite en moyenne 20 minutes de travail !

Les services comptables et les collaborateurs pourront réinvestir leur temps et leur énergie dans des activités à forte valeur ajoutée.

Mais pour que votre politique de dématérialisation porte ses fruits, encore faut-il choisir des solutions et des outils performants, intuitifs et en conformité parfaite avec la législation.

Calculez vos indemnités kilométriques automatiquement avec notre simulateur

Quelles mesures prendre pour vérifier l'authenticité des documents ?

L’un des principaux défis est de s’assurer de l’authenticité des justificatifs transmis aux services comptables. Des solutions et logiciels de gestion de note de frais innovants, intégrant l’archivage à valeur probante, sont capables de la garantir de A à Z.

La technologie développée par Rydoo à travers sa solution mobile Saas (Software as a service), permet au salarié de scanner sa facture avec son smartphone et de l’envoyer instantanément pour validation au service comptable. Entre-temps, toutes les informations auront été automatiquement extraites et analysées grâce à un système intelligent.

L’authenticité des documents est assurée. La vérification et les contrôles sont facilités. Grâce à l’application mobile, le collaborateur est guidé de bout en bout, diminuant fortement le risque d’erreur. La solution est ainsi capable de calculer les distances parcourues et les indemnités kilométriques à sa place. En bref, c’est l’alliance de la dématérialisation, de la centralisation et de l’automatisation.

Résumons !

  • Depuis le 1er juillet 2019, le « zéro papier » est devenu réalité pour les justificatifs de notes de frais, à condition de respecter à la lettre les règles de l’archivage à valeur probante.
  • La dématérialisation des justificatifs génère un gain de productivité considérable pour les services administratifs et financiers comme pour les salariés.
  • Des solutions technologiques innovantes, comme l’application mobile Rydoo, permettent aujourd’hui d’aller encore plus loin en automatisant la gestion des notes des frais, depuis leur transmission jusqu’à leur archivage.

Recevez notre newsletter

+500 000 professionnels dans 60 pays utilisent Rydoo.