Modèle de note de frais : misez sur la dématérialisation

Pourquoi salariés et services comptables devraient continuer à souffrir dans la gestion des notes de frais alors que des solutions existent pour alléger cette tâche ? Première étape : fournissez un modèle de note de frais unique. Seconde étape : changez d’ère et optez pour la dématérialisation.

Le modèle de note de frais idéal pour gagner en agilité

La gestion des notes de frais, c’est du sérieux. Selon une étude de la fondation de la Global Business Travel Association (GBTA), chaque note de frais nécessite en moyenne 20 minutes de travail et coûte 53 € à l’entreprise. Optimiser les coûts financiers et humains de cette tâche chronophage et source de tensions est aujourd’hui une urgence.

Définition des notes de frais

Une note de frais est le document qui permet à un salarié de demander un remboursement des dépenses engagées dans le cadre de son travail. Pour être validés, ces frais doivent répondre aux besoins de l’activité professionnelle et à l’intérêt de l’employeur. Ils doivent également être proportionnés et non abusifs. Une nuit en palace 5 étoiles dans le cadre d’un modeste déplacement commercial a peu de chances de passer !

La note de frais s’avère indispensable quand les salariés sont remboursés aux frais réels et non pas au forfait. Mais qui dit réels, dit preuves ! Le collaborateur a donc l’obligation de fournir un justificatif pour le moindre centime déboursé. De son côté, l’entreprise devra l’archiver pendant 10 ans.

Quelles informations doivent apparaître sur les notes de frais ?

Les frais professionnels remboursés par les employeurs sont exonérés de cotisations sociales. Par conséquent, les contrôleurs de l’Urssaf ont pour mission de vérifier le bien-fondé des remboursements à travers la note de frais. D’où l’intérêt de pouvoir compter sur un modèle rigoureux et à jour.

Quelles sont les dépenses prises en compte dans une note de frais ?

La note de frais couvre :

  • Les frais de déplacement (appelés aussi frais de transport) : billets d’avion ou de train, transports en commun, frais kilométriques, taxi…
  • Les frais de restauration.
  • Les frais d’hébergement : hôtel, location…
  • Les frais d’habillement pour les vêtements professionnels obligatoires.
  • Les frais de cadeaux offerts à des clients.
  • Les frais de télétravail.
  • Les frais de NTIC (Nouvelles technologies de l’information et de la communication) : ordinateurs, téléphones portables, frais de connexion…

Quel procédé respecter pour élaborer une note de frais ?

Les frais professionnels doivent toujours être justifiés, découler de tâches professionnelles et représenter un montant raisonnable (en cas d’excès, l’entreprise pourrait être suspectée de rémunération déguisée). Ces trois exigences se retrouvent au cœur de la note de frais.

  • 1. Un frais professionnel = un justificatif

C’est la règle de base. Sans justificatif, l’entreprise sera incapable de prouver la dépense auprès de l’Urssaf et des services fiscaux, elle ne pourra donc pas être exonérée de cotisations sociales et sera obligée de refuser de rembourser l’employé.

Autre point important, sans justificatif, l’employé ne pourra pas déduire ses frais professionnels de sa déclaration de revenus. En cas de contrôle fiscal, il sera en faute.

  • 2. La note de frais doit être la plus détaillée possible

Même si elle n’a aucune forme imposée, la note de frais doit contenir plusieurs informations :

  • Numéro de note de frais
  • Identité de l’entreprise
  • Période
  • Nom du salarié et son contact
  • Date de la dépense ou période concernée
  • Description de la dépense (lieu, motif, nature…)
  • Montants (HT, TTC et TVA)
  • Moyen de paiement

Pour les déplacements à bord d’un véhicule personnel, une copie de la carte grise portant le nom du salarié est exigée. Ce dernier devra joindre, si besoin, les tickets de stationnement ou de péage.

Exemple de note de frais papier sur Excel

La clé pour alléger le quotidien de vos services comptables et de vos salariés autour de la gestion de la note de frais, réside dans votre capacité à édicter des règles claires et comprises de tous, à centraliser les données et à automatiser les process.

Si vous n’avez pas encore opté pour la dématérialisation, choisissez un modèle de note de frais complet sous la forme d’un fichier Excel, comme celui que nous vous proposons gratuitement.

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Pourquoi dématérialiser la gestion des notes de frais ?

Parce que c’est légalement possible, parce que des solutions innovantes existent et parce que cela change la vie !

Depuis 2017, l’Etat incite en effet les entreprises et l’administration publique à miser sur la dématérialisation grâce à l’archivage à valeur probante. En respectant certaines normes, il est aujourd’hui possible de se passer des justificatifs papier. Une véritable révolution confirmée en 2019 pour l’Urssaf.

Car la conservation des justificatifs papier constituait jusqu’à présent l’un des points noirs de la gestion des notes de frais : elle était gourmande en espace d’archivage, en temps et en énergie pour les équipes. Autant de coûts, parfois très élevés, qui pesaient sur l’entreprise.

A cela, il faut ajouter les nombreuses erreurs (perte de justificatifs, approximations, fautes de frappe, oubli de la TVA récupérable, etc.) liées à une gestion physique des notes de frais. A chaque couac, ce sont de précieuses minutes de perdues pour les services comptables comme pour les collaborateurs. Du temps qui n’est pas consacré à développer l’activité de l’entreprise, du temps sans valeur ajoutée et propice aux conflits ou au stress.

Les dernières solutions technologiques allègent et simplifient de fond en comble la gestion des notes de frais. Grâce à une application mobile Saas (Software as a service), Rydoo propose de centraliser et d’automatiser toutes les tâches. Il suffit par exemple d’une simple photo pour scanner un justificatif, qui sera ensuite analysé par un logiciel nourri à l’intelligence artificiel, et envoyé pour validation. Tout est immédiat : transmission, contrôle, stockage. Le temps épargné peut alors être réinjecté dans votre cœur de métier.

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