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Note de frais d’entreprise : tout savoir

Tout savoir sur les notes de frais

En entreprise, les notes de frais traînent une mauvaise image. Nous savons tous pourquoi : leur traitement génère des tâches chronophages, fastidieuses et sources de tensions. Pour ne rien arranger, l’Urssaf les scrute à la loupe. Degré de droit à l’erreur ? Quasi nul. Heureusement, des solutions innovantes ont vu le jour et sont désormais capables d’automatiser tout ou partie des process. Rydoo vous dit tout.

Qu'est-ce qu'une note de frais ? Définition

Une note de frais est le document produit par un salarié afin d’obtenir le remboursement de ses frais professionnels. Qu’il s’agisse de frais réels ou au forfait, ces dépenses doivent être proportionnées, intervenir dans le cadre de l’activité professionnelle et toujours dans l’intérêt de l’entreprise. Si ces conditions sont réunies, l’employeur est obligé de les lui rembourser.

La note de frais peut être rendue au format papier (un fichier Excel imprimé par exemple) ou totalement dématérialisée.

À noter que les frais professionnels ne sont pas soumis aux cotisations de Sécurité sociale ni à la CSG-CRDS. Pour le salarié, leur remboursement n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu. On comprend mieux pourquoi les notes de frais sont surveillées de très près par l’Urssaf et le Fisc notamment grâce au fichier des écritures comptables (FEC).

Qu'est-il possible de faire passer en note de frais ?

De nombreuses dépenses peuvent faire l’objet d’une note de frais :

  • frais de déplacement, appelés aussi frais de transports (indemnités kilométriques, billets d’avion ou de train, taxi, autres transports en commun…)
  • frais de restauration, appelés aussi frais de repas
  • frais de logement (hôtel, location type Airbnb ou autre)
  • frais de télétravail
  • frais d’habillement pour les vêtements professionnels obligatoires
  • certains frais de télécommunication ou NTIC (ordinateur ou téléphone portable, frais de connexion…)
  • frais de cadeaux offerts à des clients

En cas de remboursement forfaitaire des frais professionnels, les conditions sont précisées dans le contrat de travail ou dans la convention collective la plupart du temps.

Attention ! Les frais professionnels ne doivent pas être confondus avec les avantages en nature. Contrairement aux premiers, ceux-ci sont soumis à des cotisations sociales.

Exonération des frais de restauration en 2020

Chaque année, l’Urssaf fixe les limites d’exonération des indemnités de restauration pour les salariés. En 2020, celles-ci atteignent :

  • 6,70 € pour les salariés contraints de prendre leur repas sur le lieu de travail
  • 9,30 € pour les salariés en déplacement mais non-contraints de prendre leur repas au restaurant
  • 19 € pour les salariés en déplacement contraints de prendre leur repas au restaurant.

Tout ce qui est versé au-delà de ces montants est soumis à cotisations.

Quelles informations doit contenir une note de frais ?

Il n’existe aucun modèle officiel ou format imposé. En revanche, certaines informations doivent apparaître noir sur blanc :

  • le numéro de note de frais
  • l’identité de l’entreprise
  • la date
  • l’identité du salarié et son contact
  • la date de la dépense ou la période concernée
  • description de la dépense
  • montants (HT, TTC et TVA)
  • moyen de paiement

C’est bon à savoir… Lorsqu’un employé utilise son véhicule personnel pour des missions professionnelles, il devra fournir une copie de la carte grise à son nom.

Comprendre la comptabilisation des notes de frais

Tous les experts-comptables le savent : la comptabilisation des notes de frais peut vite tourner au casse-tête sans politique rigoureuse pour les encadrer. Un suivi ultra-précis des notes de frais de tous les employés est indispensable. Aujourd’hui, l’idéal est d’opter pour une solution digitale innovante de gestion des notes de frais directement intégrée à vos logiciels comptables habituels. Nous y reviendrons.

Pour revenir à des considérations comptables, les notes de frais s’enregistrent comme des factures fournisseurs. Elles sont toutes à comptabiliser au débit dans un compte de classe 6.

Il est également possible de récupérer la TVA sur les notes de frais professionnels, pour peu que les dépenses aient été engagées dans l’intérêt de l’entreprise.

Qu'est-ce que le justificatif de note de frais ?

C’est le sésame, le document indispensable pour prouver la nature professionnelle d’une dépense d’un employé. La formule à retenir est : un frais professionnel = un justificatif. Cela peut être une facture, un reçu ou un ticket de caisse. Dessus doivent apparaître le montant de la dépense, la date de paiement et le destinataire.

Sans justificatif, une entreprise ne pourra pas être exonérée de cotisations sociales. Si elle venait à rembourser l’employé malgré l’absence de justificatif, ce versement s’apparenterait de fait à une rémunération déguisée. Une faute indiscutable en cas de contrôle de l’Urssaf ou des services fiscaux !

Note de frais et Urssaf : comment éviter les sanctions ?

Comment ? En restant dans les clous, bien sûr ! Et pour cause : étant exonérés de cotisations sociales, les frais professionnels peuvent servir à masquer des rémunérations. Il s’agit là d’une fraude grave que les contrôleurs de l’Urssaf traquent en priorité. Pour ces raisons, suivez à la lettre les règles en matière de notes de frais. Nous pourrions les résumer en trois points :

  • un frais professionnel = un justificatif
  • la dépense doit être proportionnée et non abusive
  • en cas de remboursement au forfait, respectez scrupuleusement le barème défini par l’Urssaf

Il revient à l’entreprise d’exiger des justificatifs complets et de contrôler le bien fondé des frais professionnels de ses salariés. Et gare à la fraude chez ces derniers… Comme l’a révélé une étude menée en 2018, près de 30 % des salariés français trichent en gonflant leurs dépenses professionnelles.

Enfin, n’oubliez pas qu’un gérant de société ne peut pas prétendre à un remboursement de ses frais professionnels au forfait. Si tel était le cas, ces dépenses seraient considérées comme une rémunération et donc imposables.À la moindre irrégularité, vous vous exposez à un redressement fiscal (et personne ne vous le souhaite). L’Urssaf réclamera le paiement de toutes les cotisations sociales impayées et vous gardera un petit moment dans le collimateur.

Note de frais et associations : comment ça se passe ?

Comme pour un salarié en entreprise, un bénévole qui engage des frais dans le cadre de sa mission associative peut être remboursé par son association. Sans surprise, ces frais doivent eux aussi être justifiés, proportionnés et effectués dans le seul intérêt de la structure associative. Les bénévoles doivent donc fournir des notes de frais complètes et précises, accompagnées de tous les justificatifs originaux. Un remboursement forfaitaire des frais est également possible.

Particularité du monde associatif : un bénévole peut aussi choisir ce que l’on nomme l’abandon à l’association. Autrement dit, il décide de faire don de ses dépenses à l’association. En retour, il bénéficie d’une réduction d’impôt sur le revenu.

Pourquoi automatiser la gestion des notes de frais ?

Parce que l’erreur est humaine. Et l’humain a peut-être mieux à faire que de traiter et trier chaque jour des dizaines de factures et de reçus. Une solution innovante d’automatisation de la gestion des notes de frais permet donc de :

  • faire gagner du temps aux salariés lors de leurs déplacements professionnels, comme aux équipes comptables, financières et administratives…
  • …donc de l’argent à votre entreprise
  • limiter fortement les erreurs, les abus et la fraude
  • permettre à vos employés de réinvestir le temps gagné sur des missions créatrices de valeur
  • diminuer les tensions, améliorer les conditions de travail
  • accélérer les remboursements des frais professionnels

Gestion inefficace des notes de frais : combien cela coûte aux entreprises ?

Une étude menée par la Global Business Travel Association (GBTA) a démontré qu’une seule note de frais nécessitait en moyenne 20 minutes de travail, pour un coût de 53 €. Multipliez ces chiffres par le nombre de vos employés ayant recours à des frais professionnels et par le nombre de notes de frais qu’ils vous envoient chaque mois… La facture grimpe très vite.

Mais ce n’est pas tout. À la moindre erreur détectée, selon la même étude, ce sont 48 €  et 18 minutes de temps de travail supplémentaires pour vos équipes. Mais cela, c’était à l’ère des fichiers Excel, des factures papier accumulées dans des classeurs, des oublis et de la lenteur… Depuis, des outils technologiques ont vu le jour.

Gestion par ligne de dépense et notes de frais : quelle différence ?

L’un de vos salariés est en déplacement. Il vient de prendre un taxi et le chauffeur lui a remis une facture. Le salarié sort son smartphone et scanne le reçu. Quasi instantanément, une ligne de dépense se crée dans votre logiciel comptable, au siège. En quelques minutes, le frais professionnel est transmis et validé. Cette solution innovante, basée entre autres sur la technologie de l’Optical Character Recognition (OCR), ou Reconnaissance Optique de Caractères en français, est celle que développe Rydoo.

La note de frais à l’ancienne, que le salarié remplit et vos services administratifs épluche, est en voie d’extinction. Le line by line expensing, soit la gestion automatisée par ligne de dépense, est au cœur de notre solution d’automatisation du traitement de tous vos frais professionnels.

Bien choisir sa solution de gestion des notes de frais

Comme son nom l’indique, votre solution… est une solution. Autrement dit, tout sauf un gadget. Elle doit être adaptée à vos besoins réels, votre taille et vos enjeux de développement.

Pourquoi utiliser un logiciel de notes de frais ?

Comme évoqué plus haut, un bon logiciel de gestion des notes de frais vient centraliser et automatiser les tâches liées à leur traitement : déclaration et transmission, autorisation, audit, remboursement… Cela automatise aussi, au moins en partie et parfois en totalité, l’intégration comptable des frais professionnels ou encore l’archivage numérique des justificatifs.

Une solution bien pensée doit vous faire gagner du temps et de l’argent, vous permettre de limiter les erreurs et les abus, de faciliter les contrôles, d’améliorer le stockage des données, ou encore les conditions de travail de vos équipes.

Les critères pour choisir un logiciel de gestion de notes de frais

Que votre société soit une micro-entreprise, une PME, une ETI ou un grand groupe, vos besoins peuvent varier mais votre but reste le même : alléger, accélérer et sécuriser la gestion des notes de frais au quotidien.

Pour définir vos critères de choix, commencez par analyser votre politique et vos pratiques en la matière, vos forces et vos faiblesses. Cela vous permettra de comprendre ce que vous attendez en priorité d’un logiciel de gestion de notes de frais. Par exemple :

  • une dématérialisation totale de la chaîne des frais professionnels : objectif zéro papier !
  • une parfaite intégration à vos outils de comptabilité, ERP, autres logiciels financiers et comptables…
  • un renforcement des contrôles
  • un meilleur archivage des données, etc.

Vous aurez aussi à identifier le type de logiciel le plus adapté à votre structure. Cela pourrait être un logiciel sous licence ou alors une solution SaaS avec application dans le cloud, comme Rydoo Expense, particulièrement rapide à déployer et à prendre en main.

Une application pour gérer vos dépenses professionnelles en temps réel

La plupart du temps, les frais professionnels sont engagés lors de déplacements. Mettre à disposition des salariés une application mobile dotée d’une technologie de reconnaissance intelligente des reçus (OCR) devient dès lors la pierre angulaire du vrai changement.

Vous l’avez compris : si les solutions innovantes révolutionnent la gestion des notes de frais, c’est qu’elles permettent aux salariés de traiter leurs dépenses de façon quasi-automatique, immédiate et partout. L’outil peut décrypter seul les informations présentes sur des reçus émis dans le monde entier, et les transmettre déjà « digérées » aux managers ou experts-comptables. Rapidité, sécurité, zéro papier : vous offrez à toutes vos équipes un réel gain de temps, d’argent et de sérénité grâce à l’application note de frais Rydoo

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