Notes de frais

Notes de frais ou gestion par ligne de dépense, quelle différence ?

En bon directeur financier, vous suivez de près toutes les dépenses engagées par votre entreprise. Toujours à l’affût de solutions pour réduire intelligemment les coûts, vous veillez néanmoins à ce que vos employés bénéficient des meilleurs outils de travail. À ce titre, investir dans un logiciel de gestion des notes de frais parait donc tout à fait pertinent, à condition de bien prêter attention aux détails.

De plus en plus d’entreprises s’intéressent aux solutions de gestion des frais professionnels. Elles constituent un marché en pleine croissance qui attire des acteurs toujours plus nombreux. Alors qu’au premier coup d’œil, les fonctionnalités proposées semblent identiques d’une solution à l’autre, en réalité, ces plateformes ne proposent pas toutes la même chose. Et il se trouve que l’une des différences les plus subtiles est aussi l’une des plus importantes.

Notes de frais

Pourquoi opter pour la gestion des frais professionnels par ligne de dépense ?

Vous vous rappelez quand vous traitiez encore les notes de frais à l’ancienne ?  Quand il fallait imprimer le formulaire, le remplir à la main et croiser les doigts pour que tous les justificatifs soient encore dans votre porte-monnaie ? Aussi surprenant que cela puisse paraitre, la plupart des logiciels de frais fonctionnement sur le même principe : il vous faut remplir intégralement son fichier de notes de frais en ligne avant de pouvoir les envoyer et être remboursé. Pas très pratique quand vous n’avez qu’un seul achat à déclarer ! Ce mode de fonctionnement peut aussi sensiblement allonger le délai de remboursement puisque vous devez souvent attendre la fin du mois pour envoyer votre demande.

Nous avons décidé de faire les choses autrement

Au lieu de vous forcer à adopter notre calendrier, c’est vous qui prenez le contrôle grâce à notre modèle ligne par ligne. Mais, qu’est-ce que c’est au juste la gestion des frais professionnels par ligne ? C’est simple, chaque fois que vous saisissez une dépense dans l’application Rydoo, une ligne est automatiquement créée avec toutes les informations qui lui sont associées. Votre dépense est ainsi transmise directement à votre service finance pour être validée en temps réel.

Gestion des frais professionnels par ligne de dépense : quels sont les avantages ?

Finies les notes de frais à rallonge, en fait, il n’y a même plus de note à proprement parler. Oubliez cette époque où votre demande de remboursement pouvait être rejetée pour une seule erreur. Rydoo est conçu pour travailler par ligne de dépense, ce qui signifie que vous traitez vos achats un à un, en temps réel, d’où que vous soyez.

Et les avantages ne s’arrêtent pas là :

Sans notes de frais à proprement parler, vous n’avez plus à attendre la fin du mois pour récupérer votre argent. Grâce à la gestion des frais professionnels par ligne, vous pouvez réduire de façon significative le délai de remboursement au sein de votre entreprise. Celui-ci peut même parfois intervenir en quelques minutes, pour le plus grand bonheur de vos collaborateurs.

Voici comment cela fonctionne :

Tout commence par un achat que vous effectuez dans le cadre professionnel. Ensuite, vous ouvrez l’application Rydoo sur votre téléphone et prenez votre reçu en photo. Notre technologie OCR détecte et analyse automatiquement le texte, enregistre la demande de remboursement et si besoin, l’envoie au manager concerné pour validation. C’est tout ! Pas de notes de frais, pas de complications, tout ce dont vous avez besoin, c’est de votre smartphone.

Webinar : C’est maintenant ou jamais ! Comment préparer votre équipe financière à un avenir digital ?

Un nouveau regard sur vos dépenses

La gestion des frais professionnels par ligne change votre rapport à la gestion des dépenses, et pour le mieux ! Bien entendu, c’est agréable de ne plus se soucier des notes de frais à la fin du mois, de pouvoir gérer ses dépenses rapidement et de reprendre ainsi le contrôle de votre temps mais pour nous, cela va au-delà. Le fait que vos employés puissent s’occuper de leurs frais quand ils le souhaitent et sans intermédiaire leur donne beaucoup de flexibilité. Ils peuvent, par exemple, scanner un billet de train juste après être montés dans le wagon. C’est également très utile pour éviter que les reçus papiers ne s’accumulent sur votre bureau.

 

 

En résumé, cette méthode permet de changer de regard sur la gestion des frais professionnels.

 

Il ne s’agit plus d’une corvée à laquelle vos collaborateurs doivent se plier une fois par mois. Ils peuvent désormais les traiter directement : quelques clics depuis leur smartphone avant de jeter le justificatif et ils sont libres de retourner à leurs occupations.

Conçu pour nos utilisateurs

Nous avons conscience néanmoins qu’il ne suffit pas d’additionner les outils pour faire un grand produit. Ce dernier doit proposer une expérience utilisateur exemplaire. Beaucoup de solutions du marché survolent cet aspect, c’est pourquoi Rydoo se démarque par un design minutieux et soigné ainsi qu’une interface facile d’utilisation. En nous concentrant sur cette dimension, nous avons fait en sorte que n’importe quel salarié réussisse à traiter non plus ses notes de frais, vous l’aurez compris, mais ses dépenses, simplement et en quelques minutes.

Vous avez d’autres questions ? Notre équipe de Customer Success Managers (que nous appelons aussi nos licornes !) est à votre disposition pour y répondre.

Commencez dès maintenant

Gestion des frais professionnels par ligne ou notes de frais, quelle méthode vous parait la plus adaptée à votre organisation ?

Prêt à tester cette nouvelle façon de gérer les dépenses ? Inscrivez-vous pour essayer gratuitement notre solution pendant 14 jours.

Vous préférez échanger avec un de nos spécialistes ? Demandez une démonstration personnalisée.

Girl subscribing to Rydoo's newsletter - Illustration

Recevez notre newsletter