Solution notes de frais

Solution de notes de frais : faites le bon choix pour votre entreprise

Vous avez besoin d’un outil innovant pour automatiser le traitement des frais professionnels ? Bonne idée… mais comment choisir ? Rydoo vous aide à identifier les fonctionnalités que vous devez exiger de votre prochaine solution de gestion de notes de frais.

Comment choisir sa solution de notes de frais ?

La gestion des notes de frais fait partie des tâches les plus chronophages qu’il soit pour une entreprise. Avec le développement de nouvelles technologies intelligentes et de la dématérialisation des justificatifs, des outils innovants viennent heureusement révolutionner la façon d’aborder le sujet.

Features per diems rydoo expense management

Déterminez les besoins de votre entreprise

Avant de choisir une solution, encore faut-il cerner le problème. Que votre société soit une PME, une ETI ou une grande entreprise, un diagnostic complet s’impose afin d’identifier vos objectifs, et donc vos besoins, en matière de notes de frais.

Commencez par analyser les points que vous souhaiteriez améliorer. Par exemple :

  • Un traitement des notes de frais trop long,
  • Un taux de pertes de reçus ou d’erreurs élevé,
  • Des difficultés à anticiper et analyser vos dépenses,
  • Des coûts de gestion excessifs,
  • Des tensions récurrentes autour de la gestion des notes de frais (pic d’activité à la fin du mois, retard dans les remboursements, etc.),
  • Des dépenses « hors cadre » trop nombreuses, conséquence d’une politique de dépenses ou d’une politique voyage peu respectées.

Une fois ces différents éléments analysés, déterminez vos besoins de façon plus nette. Il peut s’agir par exemple de :

Parce que vos salariés sont les premiers concernés, pensez à les impliquer dans votre réflexion.

 

Application mobile

Vos collaborateurs qui génèrent le plus de frais professionnels sont ceux qui se déplacent le plus dans le cadre de leur activité. Ayez en tête que ces derniers sont habitués, dans leur vie privée, à tout gérer depuis leur smartphone. Pourquoi ne pas leur offrir une expérience aussi satisfaisante pour la gestion quotidienne de leurs frais professionnels ? L’outil idéal sera donc une application mobile intuitive et intelligente.

Attention toutefois : il ne suffit pas qu’elle soit mobile pour être efficace ! L’application doit permettre un réel allégement des tâches en proposant, par exemple, une reconnaissance automatique des données présentes sur un reçu ou une validation accélérée.

Imaginez : Olivier, agent commercial, sort d’un repas d’affaires. Il tient dans sa main la facture de restaurant et le ticket de stationnement, sort son smartphone, ouvre l’application mobile de gestion des notes de frais et photographie les justificatifs. Ceux-ci sont automatiquement scannés, analysés et envoyés pour validation à son directeur commercial. En moins d’une minute, tout est bouclé. Une petite révolution qui ne passera pas inaperçue dans vos équipes.

OCR

Une intégration totale

L’un des grands avantages de tels outils innovants est de décloisonner et fluidifier les procédures de gestion des frais. Cela passe par une intégration totale de la solution aux autres outils informatiques utilisés par vos équipes, en premier lieu desquels les logiciels de comptabilité.

La solution devra être compatible avec votre ERP, vos logiciels de paie ou tout autre systèmes utilisé au quotidien par les services administratifs comme par les salariés en déplacement. Nécessaire dans une stratégie d’automatisation plus large, l’intégration complète de votre outil de gestion de notes de frais est un gage d’efficacité.

Découvrez la liste des outils auxquels s’intègre Rydoo

Une solution conforme à la législation

L’utilité de ces solutions technologiques serait limitée si on était toujours contraint par la loi d’envoyer ses factures papier au siège de l’entreprise et que les services comptables devaient continuer à les archiver dans des classeurs en carton, eux-mêmes alignés dans des espaces de stockage. Même à écrire, c’est long ! Mais ça, c’était avant.

L’archivage à valeur probante a ouvert la porte aux innovations. Conscientes que la dématérialisation des documents allait renforcer la productivité des entreprises, et dans un souci de développement durable, les autorités européennes et françaises ont fini par accorder une valeur légale aux documents numérisés.

En 2017 et 2019, l’administration fiscale puis l’Urssaf ont reconnu la validité des factures dématérialisées en cas de contrôle. Plus besoin dès lors de conserver les innombrables justificatifs papier des frais professionnels.

Il faudra cependant veiller à ce que votre future solution de gestion des notes de frais respecte à la lettre les règles de l’archivage à valeur probante, qui exige que la numérisation et l’archivage électronique garantissent l’authenticité, la lisibilité et la pérennité des documents.

Téléchargez notre modèle de politique voyages et dépenses

Une gestion zéro papier

Grâce à ce système, l’horizon zéro papier en matière de notes de frais se rapproche. Ses principaux avantages sont :

  • Un gain de temps et de productivité,
  • Un gain d’espace (diminution des archives physiques),
  • Un gain financier,
  • Une réduction des tâches fastidieuses,
  • Une réduction des erreurs et des abus,
  • Une sécurisation et une centralisation des données des frais professionnels.

La solution Rydoo

Une solution de gestion des notes de frais performante doit réunir plusieurs qualités essentielles : elle doit être mobile, intuitive, agile, intelligente et conforme aux législations en vigueur.

Si elle ne permet pas aux équipes de réaliser de véritables gains de productivité, de décharger les équipes comptables et les salariés de tâches à faible valeur ajoutée, si elle n’améliore pas les procédures de validation et de contrôle, ni le recueil et l’analyse de données, c’est qu’elle ne remplit pas son rôle.

Les outils de gestion des notes de frais développés par Rydoo font partie des plus complets du marché. Ses solutions Saas – Travel et Expense – ont été pensées pour accompagner les entreprises de bout en bout : depuis la gestion quotidienne des voyages d’affaires jusqu’au traitement des notes de frais.

Pour les services comptables, les Travel Managers ou les RH, les solutions Rydoo sont capables d’assimiler à 100 % toute politique de dépenses ou politique voyage. Elles s’intègrent totalement à votre ERP ou à de nombreux outils et applications (SAP, Uber, Oracle, Lyft, Slack…).

Pour les salariés en déplacement, l’application simplifie radicalement la routine des frais professionnels. Grâce à une technologie OCR (Reconnaissance Optique des Caractères en français) de pointe, l’outil est capable de détecter toutes les informations sur n’importe qu’elle facture, avant de la transmettre automatiquement pour validation. Plus besoin de saisir manuellement des dizaines d’informations. Quelques secondes suffisent aujourd’hui pour des tâches qui nécessitaient avant jusqu’à 20 minutes de travail, selon une étude de la Global Business Travel Association (GBTA).

Avec Rydoo Travel, vos salariés ne sont même plus obligés d’avancer les frais d’hôtel ou de transport grâce à la facturation centralisée (Central Billing). L’entreprise reçoit une facture unique en fin de mois et c’est tout. La simplicité end-to-end. De bout en bout.

Publié à l'origine , mis à jour le

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